Required profile and experience

Education

Advanced university degree in Social Sciences, International Relations, NGO management, or equivalent work experience

 

Professional Experience

• At least 3 years of field working experience in managing humanitarian programmes with increasing responsibilities

 

Professional Requirements

• Good knowledge of humanitarian architecture;
• Knowledge of the humanitarian project cycle management;
• Strong computer literacy with a full knowledge of MS Office;
• Knowledge of the main humanitarian donors, with particular reference to DG ECHO, USAID and UN agencies ways of working

 

Languages

English and French mandatory

Personal Requirements

 

• Strong team spirit, comfortable in a multi-cultural environment
• Excellent analytical skills, observation and analysis capacity
• Strategic thinking
• Attention to detail and structured way of approaching tasks (very organized)
• Ability to plan ahead and output oriented (pro-active)
• Able to ensure quick quality delivery in stressful environment (stress-resilient)
• Ability to adhere to deadlines and respect line management
• Very strong interpersonal skills: strong communication and diplomatic skills
• Practical and problem-solver
• Ability to deal with heavy work pressure

Applicants from the region are especially encouraged to apply.

 

HOW TO APPLY:

 

Interested candidates are invited to apply following the link below: https://www.intersos.org/posizioni-aperte/italia/#intersosorg-vacancies-italy/vacancy-details/614b01e216562b001ed0403e/

 

Please note that our application process is made of 3 quick steps: register (including your name, email, password, citizenship and Skype address), sign-up and apply attaching your CV and motivation letter in PDF format. Through the platform, candidates will be able to track their applications’ history with INTERSOS.

 

In case you encounter severe difficulties applying through the platform, you can send an email attaching your CV and motivation letter (both in PDF version) via email to recruitment@intersos.org, with subject line: “Platform issue – SR-00-2082– Position”.

Please also mention the name, position and contact details of at least three references, including the line manager during your last job. Family members are to be excluded.

 

Only short-listed candidates will be contacted for the first interview.

 

INTERSOS is an independent humanitarian organization that assists the victims of natural disasters, armed conflicts and exclusion. Its activities are based on the principles of solidarity, justice, human dignity, equality of rights and opportunities, respect for diversity and coexistence, paying special attention to the most vulnerable people.

 

 

Terms of reference

Job Title: Regional Grant and Reporting Officer

Code: SR-00-2082

Duty station: Dakar

Starting date: 01/02/2021

Contract duration: 12 months of which 4 months of initial probation contract

Reporting to: Deputy Regional Director

Supervision of:

Dependents: Family duty station

 

 

General context of the project

INTERSOS is an International Humanitarian Organisation with its HQ in Rome, branch offices in Tunis, Nairobi and Amman and representation offices in Geneva and Dakar. The organisational structure is comprised of the General Secretariat, the Departments of Programmes, Finance, Logistics & Supply, Communications & Fundraising and Human Resources, the Grants Control & Compliance Unit and the office of Internal Auditor. INTERSOS is operational in 19 countries with over 3,000 among national and international staff worldwide.

INTERSOS assists the victims of natural disasters, armed conflicts, exclusion and extreme vulnerability. Its activities are based on the principles of solidarity, justice, human dignity, equality of rights and opportunities, respect for diversity and coexistence, paying special attention to the most vulnerable people.

The Department of Programmes is led by the Director of Programmes and includes four Regional Directors, the Protection unit, the Medical Unit and the Emergency Unit.

 

General purpose of the position

The Grant and Reporting Regional Officer is supervised by the Deputy Regional Director of the region to which he is assigned.

By delegation of the latter, he / she interacts with the missions on the one hand, the various departments and units at Headquarters on the other hand, to support and control the development of project proposals, ongoing projects’ amendments, partnership agreements, and internal and external reports according to the master plan applicable to each mission, following the regional action plan and in accordance with the organization’s mandate and its internal model, as well respecting contractual requirements.

The Grant and Reporting Regional Officer has for main responsibilities:

- Supporting the missions in drafting and formulating project proposals package and project revisions, under the supervision and validation of the DRD, and coordinating closely with the Regional Financial Coordinator

- Supporting and controlling the revision of the substance and the form of donor reports produced by the missions of the Region, under the supervision of DRD and in close coordination with the Regional Financial Controller

- Supporting the Deputy Regional Director and the Regional Director for the design, writing and revision of all types of internal and external reports, partnership agreements, communication, and advocacy materials

- Ensuring a link with the Grants Officers or the Programme Coordinators of the missions and contributing to the formulation and proper implementation of the proposal, project revisions and reporting masterplans relating to the missions, in accordance with the donor schedules for the given period

 

Main responsibilities and tasks

I. Participation in the development of project proposals and revisions during the given period

He / She contributes to and supports the implementation of the regional strategy, as member of the Regional Office

He / She ensures, with the support of the Grant Unit, that the donor guidelines are properly understood within the team responsible for preparing the proposal by drawing up a summary which is sent to the missions

He / She ensures that the formats used for project proposals comply with official donor formats and prepares internal tools as needed with the support of Grant Unit and Regional Finance Coordinator

He / She leads and supports the drafting of project proposals and related annexes, ongoing projects amendment requests, and preparation of all the documents intended for donors (Expression of Interest, HR and financial logistics appendices, etc.) under the supervision of the Deputy Regional Director and with the contributions of the people concerned (Medical and Protection Units, Grant Unit, logistics, finance and HR), coordinating particularly with the Regional Finance Coordinator for setting and following up internal deadlines, consolidation and validation of documents and submission to Grant Unit when applicable

He / She coordinates, in close collaboration with the Regional Finance Coordinator and the Logistics Coordinator, the development and consolidation of all documents to be sent to donors and their consistency with other contractual documents

He / She ensures the follow-up of the project development under the direction of the Deputy Regional Director, in close coordination with the Regional Finance Coordinator, and in collaboration with the missions of the Region

He / She participates in the development of responses to donors as part of project development during the given period, in close coordination with the Financial Regional Coordinator and with the support of the Grant Unit.

In collaboration with the logistics, HR and financial teams at headquarters, coordinating closely, in particular, with the Regional Financial Coordinator, he / she coordinates the development of budgets for new project proposals and ongoing projects’ revisions to ensure their consistency with the narrative parts

He / She supports and trains missions’ teams on donors’ guidelines, specific requirements and priorities, with the support of the Grant Unit through structured formal trainings and on the job training, including during field visits

II Support for compliance with donor contractual obligations and check and control of the production of internal and external narrative reports for ongoing projects over the given period

He / She is responsible for controlling the respect of the reporting schedule of the programs implemented in the missions of the Region during the given period

He / She controls the missions address properly potential questions from donors on the reports submitted under the supervision of the Deputy Regional Director, coordinating with the Financial Regional Controller

He / She receives and controls INTERSOS Missions’ Project Appraisal Tool (PAT) on monthly basis and check relevance and accuracy of this internal reporting, coordinating closely with the Regional Finance Coordinator and liaising with the Program Coordinator or Grant Officer of the mission, alerting the Deputy Regional Director and Regional team in case of delays or important challenges

He / She controls the missions have collected and included all needed data for the preparation of reports as per donor and INTERSOS internal guidelines, with the support of HQ concerned departments (HR, Logistics, Finance and Grant Unit), under the supervision of the Deputy Regional Director

He / She coordinates, in close collaboration with the Regional Finance Controller and Logistics Coordinator, the development of all documents to be sent to donors for reporting purposes and their consistency with other contractual documents

He / She ensures, along with or supported by the Grant Unit, and in close coordination with the Regional Financial Controller that the formats used for donor reporting comply with official formats and donor regulations

He / She supports missions’ teams in internal and external reporting for specific donors, including during field visits

He / She ensures that the missions and headquarters teams have the final versions of the proposals, donor reports and contracts (mission / headquarters, headquarters / mission email transmission, archiving on the IMP at headquarters etc.) for the missions of which he / she is concerned

He / She is in charge of the reporting deadlines set up in IMP before signature of grant agreement with donors and controlling, after signature of the agreement, that reporting timeline is respected

He / She is responsible for coordinating and finalizing the review of the reports on substance and form and ensures the accuracy, consistency and consolidation of data, essential information on indicators and required contractual obligations, quality of writing under the supervision of the Deputy Regional Director and in coordination with the Regional Finance Controller and the Logistics Coordinator

He / She controls the filing of reports with donors, the archiving of the latest versions and acknowledgments of receipt during the given period in IMP

Formation

Vous avez acquis une formation supérieure et ou universitaire.

Expérience

• Expérience avérée dans le secteur de la coopération internationale sur des fonctions
  d’encadrement (terrain et/ou siège) ;
• Première expérience dans un pays d’Afrique de l’Ouest est un atout ;
• Expérience en matière de dynamique participative ou d’accompagnement à la conduite de changement dans le domaine du développement territorial est un atout.

Compétences techniques / savoir-faire spécifique

• Management de projets / programmes, y compris au niveau budgétaire ;
• Intérêt et ouverture pour l’interculturalité ;
• Très bonnes capacités à produire des livrables de qualité (rédaction) ;
• Langue : français, anglais, le néerlandais est un atout ;
• Capacité en stratégie de communication et relations avec médias et/ou réseaux sociaux.

A propos de Echos Communication

Echos Communication (www.echoscommunication.org) est une organisation non gouvernementale belge, active dans le domaine de la coopération au développement qui, dans un territoire donné, contribue à mobiliser et relier les acteurs de la société civile et des pouvoirs publics, du Nord et du Sud. Echos Communication accompagne leurs demandes en valorisant leurs potentiels et en renforçant leurs capacités en vue de favoriser leurs projets de développement durable.

Contexte de la mission

Le programme de EC au Sénégal vise à développer des démarches en conduite du changement et à accroître l’efficacité et la durabilité des dynamiques collectives sur ses territoires d’implantation que sont la Ville de Dakar et le Département de Kaolack et la région d’Oussouye ainsi que ceux de son partenaire local, l’ONG sénégalaise Enda Graf Sahel.

Dans ce contexte, Echos Communication développera à partir de début 2022, un nouveau programme quinquennal, financé par la Coopération belge. Pour sa bonne réalisation et aussi pour consolider l’ancrage de l’ONG et l’activité générée au Sénégal depuis 2017, Echos Communication recrute un·e responsable pays, coordinateur·trice de programmes et projets.

Votre mission

Le/la responsable pays sera responsable de l’exécution et du développement du programme de Echos Communication dans son pays, que ce soit au niveau des activités menées en propre avec ses partenaires ou au sein du consortium d’acteurs du programme Coaching territorial. En tant que responsable de la représentation d’Echos Communication sur son terrain (appelée ci-dessous « La Mission »), il/elle sera éventuellement responsable d’une petite équipe de collaborateurs·trices, salarié·es, consultant·es ou stagiaires. Il/Elle veillera à respecter, à faire respecter et à communiquer le mandat, les valeurs, les chartes et l’indépendance politique et idéologique de Echos Communication.

Liens hiérarchiques et fonctionnels

Lien hiérarchique : est sous l’autorité directe du Directeur de l’association. Il/Elle est susceptible de gérer d’autres collaborateurs·trices.

Lien fonctionnel : avec les partenaires locaux et les responsables du Programme Coaching territorial.

Responsabilités

Sous la supervision et en étroite collaboration avec le Directeur, le ou la candidat·e au poste de Représentant Pays aura pour responsabilités :

• d’assurer l’exécution et la coordination du programme ;
• de garantir que les activités du programme soient co-construites et co-dirigées en concertation avec les partenaires ;
• de participer et animer des démarches collectives autour de la conduite du changement en matière de développement territorial ;
• d’assurer la bonne collaboration et la communication au sein de l’équipe de la Mission, avec les équipes des partenaires et avec ses collègues au Siège ;
• de participer activement à la réflexion stratégique, au développement de la Mission et à l’élaboration de nouveaux programmes ;
• d’assurer la gestion administrative, logistique, financière et sécuritaire de la Mission et du bureau et de contribuer également à assurer la couverture financière de la mission ;
• d’intégrer l’approche du genre dans la réflexion stratégique.

Il·Elle pourra être investit d’autres responsabilités à la demande du Directeur et en fonction de ses qualifications.

Les conditions offertes

Localisation du bureau de l’ONG : Dakar
Lieu de travail : Sénégal - Des déplacements sont à prévoir à l’intérieur et à l’extérieur du pays ainsi qu’au Siège de l’organisation.
Date de début du contrat : Dès que possible au premier trimestre 2022
Type de contrat : CDI avec Clause terme (contrat de droit belge)
Congés : 25 jours de congés/an + 10 jours fériés
Autres : en accord avec le secteur

Vous vous êtes reconnue·e dans ce profil et le poste vous intéresse ?

Envoyez votre candidature (CV, lettre de motivation et prétentions) avec la Référence EC/RP Sénégal à alexandre.delvaux@echoscommunication.org jusqu'au 31 décembre 2021.

Qualifications

- Diplôme essentiel et spécialisation dans le domaine de la gestion de flotte et/ou de l’enseignement technique en mécanique automobile
- 5 ans d’expérience dans le secteur privé, public, et/ou humanitaire en tant que chef d’atelier mécanique (et d’équipe technique) ou gestionnaire de flotte à dimension internationale
- Expérience MSF récente dans le domaine de la gestion de flotte, de la gestion de garage (et d’équipe technique) et/ou de la logistique avec une flotte d’au moins 30 véhicules et sur plusieurs pays, sous sa direction, est un atout
- Expérience en tant que chef d’équipe logistique et/ou coordonnateur logistique est un atout
- L’expérience en tant que chef de projet ou de coordination en mode projet est un atout
- L’expérience en coaching/formation individuel et de groupe est un atout
- Bonne communication orale et écrite en français et anglais
- Volonté de se rendre régulièrement dans les différents projets, jusqu’à 75% du temps

Compétences transversales

- Bon travail d’équipe et capacité de coopération
- Proactif et prêt à proposer des idées et des solutions innovantes
- Prêt à prendre des risques mesurés et la responsabilité de ses choix
- Bonne capacité d’analyse
- Aptitude à superviser à distance plusieurs sites/missions
- Compréhension du contexte des projets
- Résultat, qualité & service orienté
- Formation, compétences en mentorat
- Bon auditeur, patient

Compétences techniques

- Gestion de flotte de véhicules et d’atelier mécanique.
- Diagnostics mécaniques, électriques et électroniques ; compétences en réparation et maintenance pour le secteur de l’automobile et/ou des générateurs.
- Bonne compréhension du contrôle de la qualité, de l’approvisionnement et des contraintes d’approvisionnement connexes.
- Méthodes d’enseignement pour la préparation de formation et de conférence.

CONTEXTE

La mission du département Logistique de MSF Belgique (OCB) est d’accompagner les Logs sur les projets et missions, aujourd’hui en termes de support technique, accès à l’information et aux connaissances, et de développement professionnel. Le Département Logistique est composé de l’Unité de Support Logistique (LSU), l’Unité de gestion des connaissances (KMU) et l'Unité de la Workforce Log (WFU).

Raison d’être :

La position de Référent Régional Flotte Motorisée fournit un support technique de proximité à toutes les opérations dans les régions d’Afrique de l’Ouest et d’Afrique Centrale. Le rationnel qui sous-tend la localisation de la position est double : optimiser la qualité du support en augmentant la proximité et la contextualisation des interventions et renforcer l’autonomie de l’ensemble du staff Log sur le terrain.

La position de référent régional de la flotte motorisée est liée au fait que les activités médicales de MSF nécessitent un support continu pour assurer la mobilité des patients, du personnel et des biens ainsi que la production d’énergie (générateurs) avec des équipements sûrs et appropriés. Le contexte d’utilisation et la complexité de nos différents engins nécessitent un soutien constant à l’équipe logistique sur le terrain et une évaluation régulière de ces actifs par du personnel hautement qualifié afin d’éviter des dommages imprévus, des dépenses importantes et un impact sur les opérations.

Basée à Dakar, la position du Référent Régional Flotte Motorisée fait partie de l’équipe de la Flotte Motorisée au sein de de l’Unité de Support Logistique (LSU) du Département Logistique et est sous le management du chef d’équipe de la Flotte Motorisée (basé à Bruxelles). Avec le support des LogCells, des Logs régionaux et du chef d’équipe, il/elle donne du support aux régions d’Afrique de l’Ouest et Centrale à 3 niveaux : 2ième ligne (support complexe et contextualisé), 3ième ligne (réponse à moyen ou à long terme sur base d’un processus continu d’amélioration et d’innovation), et exceptionnellement 1ière ligne (support sur la connaissance de base, la documentation standard existante et la formation).

Il/elle travaille avec le chef d’équipe de la Flotte Motorisée et l’équipe locale pour mettre en oeuvre et/ou améliorer dans son domaine technique les politiques MSF, processus, outils, formations et les techniques. Il/elle est proactif pour évaluer et proposer des solutions en lien avec son domaine technique. Il/elle augmente la prise de décision en proximité avec la réalité de la région : réactivité, fiabilité, rapidité.

Mission :

L’objectif de cette position régionale de Référent de Flotte Motorisée est de soumettre aux décideurs opérationnels la stratégie et le planning global de mise en oeuvre pour une conception, une gestion, une utilisation et un entretien efficaces et efficients des équipements motorisés pour la mobilité des patients, du personnel et des biens ainsi que de la production d’énergie électrique par moteur à combustion.

Le secteur flotte motorisée comprend les engins (véhicules légers, camions, motocyclettes, générateurs, motopompes...), les ressources humaines (gestionnaires de flotte, chauffeurs, responsables d’ateliers, mécaniciens...), les infrastructures et équipements, les pièces de rechange/consommables et les protocoles. Les flottes motorisées de véhicules et de générateurs nécessitent deux principaux domaines d’activités, le premier étant la gestion de flotte, le second étant l’entretien de ces parcs d’engins. Le référent régional de flotte motorisée fournira un soutien aux projets MSF, dans les pays où il intervient, sur ces deux domaines techniques.

Ses actions seront guidées par :
• Les objectifs opérationnels des missions dans la région
• Les politiques, directives, protocoles et procédures institutionnels de MSF
• La cohérence de la structure régionale de gestion de la flotte

Il/elle apporte un soutien technique, stratégique dans les pays suivants: Guinée, Mali, Sierra Leone, Nigeria, Benin, République Démocratique du Congo, République Centrafricaine, Burundi.
- Il/elle assiste au déploiement des flottes motorisées lors du démarrage ou du déroulement de d’activités en termes de besoins techniques, de ressources humaines, de perspectives financières, de formations, de renouvellement et d’approvisionnement selon le cadre politique de MSF.
- Mandaté par le Support Logistique Régional ou le LogCell, Il/elle effectue des audits techniques dans les pays de sa région.
- Il/elle élabore et propose de façon proactive des calendriers de visites sur le terrain et suggère tout changement adéquat selon les besoins opérationnels.
- Il/elle analyse la politique transport des pays et fournit des réécritures le cas échéant.
- Il/elle est responsable de l’Helpdesk Régional.
- Il/elle collabore avec les équipes opérationnelles logistiques en fournissant des rapports techniques sur l’état fonctionnel de la flotte motorisée dans tous les sites MSF sous sa supervision.
- Il/elle fournit des analyses détaillées des problèmes complexes récurrents.
- Il/elle conseille et accompagne les coordinateurs logistiques dans leur prise de décisions liée à sa spécialité technique.
- Il/elle fournit les indicateurs clés de performance de son domaine technique en particulier le coût par km (ou heure) pour chaque engin.
- En collaboration avec les départements approvisionnement il/elle s'assure de la disponibilité d’une liste de pièces de rechanges pour tous les engins motorisés de la région, il/elle collabore à la mise à jour de la base de données UNIDATA.
- Il/elle évalue le marché des distributeurs/fournisseurs locaux/régionaux, y compris les services après-vente.
- Il/elle contribue au développement des compétences du personnel lié aux flottes motorisées (mécaniciens et gestionnaires de flotte) en collaboration avec le chef d’équipe.
- Il/elle encourage l’harmonisation, dans la mesure du possible et conformément aux programmes, des procédures et pratiques dans la région.
- Collaborer avec les autres centres opérationnels MSF présents dans de la région, harmoniser les pratiques et éventuellement donner un support de seconde ligne après l’accord entre les référents techniques et les coordinateurs logistiques.
- En liaison avec le chef d’équipe de la flotte motorisée, il/elle définit et améliore les outils institutionnels (politiques, guidelines, protocoles) liés à son domaine de spécialisation.
- Sur demande, participer à des opérations d’urgence dans sa région géographique.

RESPONSABILITES

1. Fournir dans la région un support de 2ème ligne spécialisée et contribuer à la réflexion sur l’impact de ce support 2ème ligne sur les développements de projets 3ème ligne :
- Soutenir l’équipe log terrain pour résoudre les problèmes techniques interdisciplinaires affectant la fonctionnalité optimale des engins.
- Proposer, améliorer et mettre en oeuvre les protocoles, outils et techniques MSF liés à la flotte motorisée (conception, gestion et maintenance).
- Analyser les besoins de maintenance dans les différents projets et formuler des recommandations pour la configuration RH idéale.
- Offrir de la formation et du mentoring aux équipes logistiques terrain au sujet de l’utilisation et des responsabilités liées aux engins motorisés et accroître leurs capacités dans le domaine.
- Être un acteur majeur de la sécurité sur la route et dans les activités d’entretien en fournissant des protocoles, des sensibilisations/formations, du mentoring.
- Compiler les rapports mensuels des activités de la Flotte motorisée dans la région et éventuellement faire des recommandations.
- Appuyer l’équipe log terrain sur l’évaluation des fournisseurs régionaux, les contrats d’entretien, l’achat régional et, éventuellement, l’externalisation des services.
- Étudier les règlementations locales qui ont une incidence sur l’utilisation et la sécurité des équipements et capitaliser la documentation utile.
- Évaluer sur le terrain les possibilités et les avantages de la collaboration avec les autres familles techniques : Télécom, Energie, Watsan, Health Facilities Management, Biomed, IPC.
- Contribuer à faire en sorte que chaque élément majeur du support de 2e ligne ait une capitalisation adéquate et ait un impact sur les développements de la 3ème ligne.

2. Fournir un soutien au chef d’équipe de la flotte motorisée dans le développement d’outils de support de 3ème ligne, tels que :
- Définir et les mettre à jour les Politique Transports Spécifique aux pays.
- Assurer le suivi et superviser les développements de projets de troisième ligne externalisés dans la région.
- Participer au recrutement de techniciens nationaux
- Participe à la définition des descriptions de poste des techniciens de flotte motorisée de la région.
- Évaluation régionale du marché des actifs, des outils et de l’équipement en rapport avec son domaine technique.
- Valider l’appariement produit-fournisseur.
- Définir les stratégies d’approvisionnement et de stockage des pièces détachées et autres éléments permettant la maintenance des engins et équipements de la famille technique.
- Créer un réseau pour soutenir la communauté log sur le domaine de la flotte motorisée dans la Région.
- Renforcer les capacités en organisant des formations techniques adaptée à la réalité de la région.
- En coopération avec le chef d’équipe augmenter et standardiser des « formations individuelles » pour les logs opérationnels (LogCo, LTL, Log Managers...) et les spécialistes (gestionnaires et superviseurs WS, mécaniciens)
- Définir contenu et méthodologie pour des formation sur de nouveaux sujets, tant techniques qu’organisationnels, tels que la « formation diagnostique », la « formation des générateurs » et les « formations spéciales sur les véhicules », la « gestion de flotte pour les conducteurs » ...

3. Exceptionnellement, fournir un accompagnement pour l’autonomisation du support 1ère ligne :
- Soutenir l’équipe logistique terrain sur le design et/ou l’évaluation des paramètres des flottes motorisées.
- Fournir des stratégies pour résoudre les problématiques enregistrées dans le Help Desk.
- Fournir des recommandations au mécaniciens volants et projets dans la région.
- Aider les équipes logistiques sur le terrain à organiser, coordonner et assurer le suivi de la mise en oeuvre des flottes motorisées.
- Aider l’équipe logistique terrain à recueillir et à analyser les indicateurs des flottes motorisées – Track My Stuff à jour pour les véhicules, les générateurs, l’équipement de garage, le rapport clair de l’utilisation de chaque engin (heures, kilomètres parcourus), la quantité et le coût du carburant et des consommables, le coût par kilomètre/heure.
- S’assurer que les équipes logistiques terrain mettent en oeuvre les protocoles de maintenance préventive, planning clair de l’activité des ressources humaines et des engins.
- Soutenir les missions dans la gestion des pièces détachées ainsi que la planification et la définition concrètes des commandes périodiques de pièces de rechange (fréquence, contenu et validation des pièces et des fournisseurs de services)
- Faciliter la clarification du rôle et des responsabilités entre les gestionnaires de flottes et les équipes de maintenance ainsi que les communications avec les autres départements.

CONDITIONS

• Date de début : Décembre 2021
• Type de contrat : CDD d'un an (renouvelable une année supplémentaire) – Temps plein
• Contrat local – Salaire selon la grille et les conditions de MSF Dakar
• Localisation : basé à Dakar avec importante mobilité (jusqu’à 75% du temps) présent dans les projets MSF de la région
• Adhésion aux valeurs managériales de l’organisation : Respect, Transparence, Responsabilisation, Intégrité, Confiance, Autonomisation
• Adhésion aux engagements pour un comportement responsable

Date limite pour postuler : 4 novembre 2021

Comment postuler ?

CV et lettre de motivation à envoyer à l’adresse Recruit-HQ-Log@brussels.msf.org avec en sujet « Référent Régional Flotte Motorisée ».

Seules les personnes dont la candidature sera retenue seront contactées.

MSF valorise la diversité et s'engage à créer un environnement de travail inclusif. Nous accueillons les candidatures de tous les candidats qualifiés, quels que soient leur invalidité, leur identité de genre, leur statut matrimonial ou civil, leur race, leur couleur ou leurs origines ethniques et nationales, leur religion ou leurs convictions ou leur orientation sexuelle.

MSF se soucie de la protection de vos données. En soumettant votre candidature, vous acceptez que MSF utilise vos données personnelles. Pour plus d’informations, consultez notre avis de confidentialité destinée aux candidats.

Qualifications:

• Engineering background in energy.
• Minimum 5 years of professional experience in Energy projects with experience in related position of which at least 1 year with MSF or another INGO
• Relevant work experience in the West and Central Africa region is an asset
• Relevant work experience in health structures is an asset
• Certificates in technical maintenance are an asset
• Experience in coaching and training of staff
• Excellent written and oral communications skills
• Good oral and written communication in English and French
• Ability to plan and organize in stressful environment
• Mobile & flexible

Personal competencies:

• Good analytical skills
• Proactive and willing to propose innovative ideas and solutions rapidly
• Ability to set priorities and organize his/her own work
• Result, quality & service oriented
• Good teamwork and cooperation capacity
• Willing to take measured risks and responsibility for her/his choices
• Originally from the region is an asset

Technical Skills:

• Engineering or technical background with experience in renewable and non-renewable energies.
• Ability to design & propose complex Energy setups, including maintenance, planning and procurement
• Ability to compare technical specifications of Energy equipment
• Ability to design & deliver technical trainings
• Good understanding of Heating, Ventilation and Air Conditioning
• Good understanding of sustainable building design (alt. low energy building design, energy efficient building design, or passive construction energy systems) and insulation techniques is an asset.
• Proficiency AutoCAD user

Médecins Sans Frontières (MSF) is an international humanitarian aid organization that provides assistance in more than 60 countries to populations in distress, to victims of natural or manmade disasters and to victims of armed conflicts, without discrimination and irrespective of origin, religion, creed or political affiliation.

CONTEXT

MSF Belgium (OCB) Logistics Department’s mission is to provide the logisticians in the project, access to resources (information, knowledge, technical support) and professional developments (learning, etc.) for them to be able to carry out their mission.

Raison d’être:

Energy production and use is key for MSF’s operations. MSF activities are increasing in number and complexity and ensuring quality energy production has become more important in recent years. Energy basics need to be ensured in all projects to ensure safety of people, protection of devices and continuity of service. Innovative short-term and long-term energy solutions adapted to MSF’s different operational realities are needed; solutions focused on beneficiaries and staff health, and which are appropriate for contexts or environments.

Based in Dakar, the position of Regional Energy Referent for Central and West Africa is part of the NRJ Team within the Log Support Unit (LSU) of the Logistics Department and is under the line management of the Energy & HVAC Team Leader. The NRJ Team is composed of a Team Leader and 2 Energy Specialists (based in OCB HQ in Brussels); 2 Mobile Implementation Officers (MIO): 1 for Energy and 1 for HVAC & Cold Chain (mainly in the field); 1 Regional HVAC Referent for Middle East (based in Lebanon) and 1 Regional Energy Referent for Central and West Africa (based in Dakar).

With the LogCells support and the Energy & HVAC Team Leader, s/he will be able to give support to the MSF OCB missions and projects in the Central and West African regions in second line (complex and contextualized support) and third line (response to a medium or long-term approach based on a process of continuous improvement and innovation), and exceptionally in first line (support on basic knowledge and standard existing support). S/he will be coordinated with the Energy & HVAC Team Leader and the Energy Team to improve and/or implement the MSF policies, processes, tools and techniques related. S/he will be proactive to evaluate and propose solutions in line to her/his technical domain. S/he will allow to increase decision-making closer to the region reality: reactivity, reliability, rapidity.

Mission:

The aim of the Regional Energy Referent for Central and West Africa is to help on the implementation of the energy vision, always ensuring the safety of the people, the protection of equipment, and the continuity of the electrical service. S/he will implement or improve practices in the field for an effective and efficient design, installation, management, and use of the energy settings.

• S/he is the central point for technical support requests, and answers questions coming from the Logistics Coordinators and LogCells in her/his geographic area, if necessary with support from the Energy & HVAC Team Leader and the Energy Specialist
• S/he contributes with the Energy & HVAC Team Leader and the LogCells by giving feedback of the functional status of the Energy conditions in running projects.
• S/he assists and gives advice on the setup of Energy settings in starting or running missions in terms of technical needs, human resources, trainings, and external contractors according to MSF framework.
• Gives strategical and first line technical support for those Missions/Projects where a local expertise is not available; s/he exceptionally helps the projects to best design and maintain Energy equipment installed in the supported countries in the West and Central Africa regions
• Market Assessment of local/regional Distributors/Suppliers including after sales services.
• Harmonization of the Energy support in the region.
• High level analyses of recurrent issues.

RESPONSIBILITIES

Provide specialized 2nd line support in the Energy domain in the region and contribute to the reflection on the impact of this 2nd line support on the 3rd line developments:

• To support the Log Field Team on evaluation of regional external suppliers, maintenance contracts, regional purchase and outsourced Energy services and equipment.
• To support the Log Field Team to solve interdisciplinary technical problems affecting the optimal functionality of the Energy equipment with regards to electrical or water supply, infrastructural concerns, infection control matters, among others
• Contribute to ensure that each/most of 2nd line support has an impact on the 3rd line developments and has proper capitalization
• To ensure the MIO Energy and Energy Managers working in the region have the necessary technical support and guidance

Provide support to the Energy & HVAC Team Leader in 3rd line support tools development, such as:

• Reinforce capacities by organizing Energy technical training adapted to the region, of which s/he defines content and methodology
• Guidelines for designing and maintaining complex Energy settings (i.e. solar systems or synchronized generators)
• Follow-up and supervise outsourced projects and developments in the region maintaining a database of external contractors and providers, giving advice on contracts between the missions under her/his responsibility and 3rd parties in energy matters
• Job descriptions of Mission Energy Referents, Managers and Specialists, and/or Energy and cold chain Technicians in the region.
• Regional market assessment of Energy equipment.
• Build a network to support the Log Community on the Energy domain in the Region.

Exceptionally

Provide specialized 1st line support in Energy domain, in very specific cases when no other solution is possible:

• To support the Log Field Team on the design, installation, use, maintenance and commissioning of the energy settings (hospitals and health centers, bases and residences). 
• To support the Log Field Team to design, organize, coordinate and follow up the implementation or rehabilitation of complex and/or large Energy settings.
• To support the Log Field Team on functional evaluation of Energy setups as well as in proposing new solutions.
• To support the field to increase the abilities and capacities of the field team in the Energy domain.
• To improve and/or implement in the field the MSF basics, protocols, tools and techniques related to Energy solutions (design, installation and maintenance).
• To analyze the needs for maintenance in the different projects and give recommendations for HR ideal setup.
• Follow up and ensure the reporting on the progress of the Energy activities following the adequate lines of communications.
• To study local regulations that impact the use and safety of Energy equipment.
• To facilitate the clarification of roles and responsibilities, between different technical families and users for appropriate management of Energy equipment in the field.
• To evaluate in the field the possibilities and advantages of collaboration with the other technical families: HVAC, construction, telecom, environmental health (watsan), biomed, health facilities management.

CONDITIONS

• Expected starting date: October 2021
• Contract type: 1 year local contract (extendable for 1 more year), full time
• Location: based in Dakar but mainly carried out (up to 75% of the time) in the field
• Adhere to the MSF principles and to our managerial values: Respect, Transparency, Integrity, Accountability, Trust and Empowerment
• Adhere to the MSF Behavioral Commitments

Deadline for applications: September 22nd, 2021

How to apply?

Please, send your CV and cover letter to Recruit-HQ-Log@brussels.msf.org  and mention “Regional Energy Referent” in the subject of your email.

Only shortlisted candidates will be contacted.

MSF values diversity and is committed to create an inclusive working environment. We welcome applications from all qualified candidates regardless of disability, gender identity, marital or civil partnership status, race, color or ethnic and national origins, religion or belief, or sexual orientation.

The protection of your personal data is important to MSF. By submitting your application, you consent to MSF using your personal data. For more information, consult our privacy notice to job applicants.