Profil :

• Expérience pertinente en gestion de projet et en recherche de fonds
• Intérêt pour les actions de développement des Pays du Sud
• Très grande autonomie, capacité à définir, hiérarchiser et organiser les actions à entreprendre à moyen et court terme
• Capacités d’initiatives
• Formation : études supérieures souhaitées
• Bonnes connaissances en comptabilité, gestion des projets et informatique
• Capacité de reporting et de communication
• Une expérience terrain sera considérée comme un atout
• Bonne connaissance de l’anglais (y compris capacité de rédaction en anglais) préférable

Conditions :

• Le poste est subventionné par le programme APE, il faut donc être titulaire d’un passeport APE.
• Contrat à durée déterminée de 3 mois, avec possibilité de transformation en contrat à durée indéterminée à l'issue de cette période
• Lieu de travail : bureau de PAD : chaussée de Wavre à Gembloux. Possibilité de télétravail.

Pour toute information complémentaire vous pouvez contacter Laura Steenhaut à l’adresse ci-dessous.

Candidatures (CV et lettre de motivation) à envoyer par mail avant le 13 janvier 2025 : Laura@proactiondev.org

L’AISBL Pro-Action Développement recrute un/une Coordinateur/trice pour son siège en Belgique (Gembloux) pour un contrat à durée déterminée de 3 mois, avec possibilité de transformation en contrat à durée indéterminée à l'issue de cette période.

Poste à pourvoir dès que possible.

 

Pro-Action Développement (PAD) :

Depuis 2004, PAD mène des projets d’hygiène, d’assainissement, d’approvisionnement en eau et environnementaux d’abord au Malawi puis au Burundi et en Haïti. Les programmes de PAD sont définis, évoluent et sont réalisés en collaboration avec les populations et les partenaires locaux en fonction d’analyses objectives de besoins et des réalités de terrain. Nos projets apportent une attention particulière aux aspects liés à l’approche participative ainsi qu’à une stratégie concrète de pérennisation des résultats.

 

Fonction :

Le coordinateur sera chargé de la gestion opérationnelle de l’association et du suivi des actions de terrain.

 

Responsabilités :

Le(a) candidat(e) rejoindra une équipe de coordination basé en Belgique ayant comme mission :

• Suivi et supervision technique et financier des projets (le coordinateur met en place la gestion stratégique des projets en collaboration avec les chefs de projets et le Conseil d’administration)
• Mission de suivi de terrain sur les projets (Haïti / Burundi) au minimum une fois par an
• Gestion des ressources humaines sur le terrain : aspects contractuels, congés, … et gestion des documents pour le secrétariat social et les APE pour les RH siège.
• Recherche de fonds institutionnels et privés : rédaction de dossiers de financement, contacts avec les bailleurs et suivi des financements en cours (rédaction/ relecture des rapports techniques et financier aux bailleurs, lien entre le terrain et les bailleurs, etc.).
• Gestion administrative et comptable de l’association : rédaction et diffusion de rapports, supervision des comptabilités de terrain, comptabilité du siège (auditée), suivi administratif, etc.
• Appui au CA dans la définition et la rédaction de nouveaux projets (Haïti, Burundi et nouveau pays)
• Représentation de PAD auprès des organismes en lien avec l’association.
• Gestion des ressources de PAD, y compris dynamiser et impliquer les membres.
• Organisation d’événements de visibilité ou liés à la recherche de fonds.

REQUIREMENTS 

Education & Experiences

• Master degree and/or more than 5 years experience in technology, data protection (GDPR rules) and digital risks
• Solid experience in data mapping, data-related risk assessment
• Experience with MSF or other NGO is a plus.
• Ability to work autonomously, with a strong understanding and experience in project and change management
• Capacity to animate data protection as a key component of humanitarian principles (e.g. “do no harm”) or employer responsibility (e.g. ‘duty of care”)

Competencies

• Capacity to drive data protection from a risk-based, pragmatic and result based approach, adapted to organisation’s overall goals and functioning
• Excellent communication skills
• Ability to communicate complex concepts in plain language
• Ability to work in a multi-cultural environment
• Tact, diplomacy, and tenacity as well as the ability to build and maintain a strong network within the MSF Movement

Languages

• Excellent command of English and French or Dutch (spoken and written) 

Médecins Sans Frontières (MSF) is an international humanitarian aid organization that provides assistance in more than 70 countries to populations in distress, to victims of natural or manmade disasters and to victims of armed conflicts, without discrimination and irrespective of origin, religion, creed or political affiliation. 

Data Protection Officer (m/f/x) – Brussels – MSF Belgium

CONTEXT

The MSF movement is built around five operational centres supported by MSF’s 23 sections, 25 associations and other offices together worldwide. The Operational Centre Brussels (OCB) is one of those operational centres, supported by 8 European MSF Sections. Given the nature of the Organisation’s activities, OCB processes medical data, HR data, donor data and communications data including testimonies and photographs. As the MSF Movement includes over 30 offices all over the world in both EU and non-EU jurisdictions, OCB’s data flows will include complex transfers of data.                                                                                                                                          

OCB is committed to protecting and responsibly managing data entrusted in the organization. Notably, it recognizes the critical importance of assessing and mitigating risks related to (digital) data that could harm individuals (such as patients, donors, or MSF staff) and/or MSF operations.

As the Data Protection Officer, your role involves ensuring that the organisation manages and processes data in a safe and responsible manner, adhering to applicable data protection rules and in alignment with MSF’s humanitarian mandate. You collaborate closely with other data protection stakeholders, including function line specialists, information security experts, the MSF international legal department, and the MSF international Privacy Coordination Office, to promote high-quality and consistent data protection practices.

MAIN RESPONSIBILITIES

1. Provide strategic guidance and orchestrate data protection support to ensure OCB manages personal data in a coherent and responsible manner to protect individuals and MSF mandate in line with its humanitarian mission 

• Initiate and technically steward the development of policies, tools, guidelines, training, and awareness material to support the promotion and integration of good data protection practices within OCB functional lines
• As need be, set up and animate working group(s) to support ad hoc projects and define priorities
• Follow up and monitor the effectiveness and efficiency of data protection measures implemented with a view to improving them
• Inform the Deputy Director General of any significant risk identified and periodically make formal reports on the overall evolution of data protection in OCB. Advise and support business lines’ managers to embed data protection in their strategic plans

2. Raise awareness, train, monitor/ audit and advise OCB departments regarding (i) data protection risks / harms and (ii) practices in relation to the organisation processing activities to allow OCB to make informed decisions and priorities, including: 

• Identify where the main potential risks are - considering MSF humanitarian mandate – thus allowing MSF to prioritize its data protection and digital risks efforts (in terms of awareness, prevention, policy, etc.) and/ or response (in terms of mitigation measures, such as encryption, access controls, and data breach response plans)
• Advise on and support the implementation of the fundamental principles of personal data protection. In particular, the DPO shall enhance OCB staff’s understanding of their individual responsibilities, train staff on good practices and promote a culture of data protection across projects and the organisation
• Provide expert advice and technically steward MSF on an ad hoc basis, in relation to managing data protection risks/harms/requirements and building solutions, including when mandated or in agreement with other MSF or DP stakeholders. Notably for:
  • OCB’s departments or countries of operations regarding data protection rules/ best practices or issues
  • Assessments/ advice on new technologies/ information systems, new partnerships, new processes, new medical programs, closing or handover of a project, shared assets etc.
  • Support on data protection impact assessments 

3. Incident & data breach management – Data requests/ complaints

• In close collaboration with the department of information security/ technologies, ensure OCB is prepared for data breaches. This involves developing incident response plans, breach simulations, and maintaining up-to-date procedures to handle security incidents effectively from a data protection perspective
• In case of an incident/ data breach (for data related matters):
  • Evaluate practical and legals impacts, including reporting obligations, propose mitigation measures and document lessons learnt
  • Contribute to the incident response, maintain a data protection log of the incident and its response. 
  • Act as the focal point and cooperate with the Belgium Data Protection Authority (in case of an investigation and/ or reporting), 
  • Consult with MSF international legal department, when relevant
• Handle requests and/or complaints from individuals (data subjects) regarding their personal data

4. Liaison and Coordination

• Coordinate with and/ or contribute to various OCB (business lines, IT, archiving) and MSF international departments (International Legal Department, International Privacy Coordination Office, working groups etc.) 
• Participate and provide high-level advice and insights to the development and revision of movement-wide data protection guidelines, templates, policies, and strategic projects (within or outside OCB)
• Actively participate to IPCO (internal and intersectional) meetings and working groups (IDPG etc.)
• Ensure that the work carried out by OCB is coherent and aligned with the strategic orientations and approaches defined for MSF movement

5. Serve as the main point of contact between OCB and the Belgian Autorité de protection des données (APD) 

 

CONDITIONS

• Expected starting date: As soon as possible
• Contract type: Open-ended Contract - full-time 
• Location: Brussels, Belgium
• Mobility: 2 - 3 visits in MSF Projects per year 
• Possibility for homeworking up to 50 %
• Salary according to MSF-OCB HQ grid – Hospital Insurance (DKV) – Pension Plan – 100% reimbursement for public transportation costs
• Adhere to the MSF principles and to our managerial values: Respect, Transparency, Integrity, Accountability, Trust and Empowerment
• Adhere to the MSF Behavioral Commitments

Deadline for applications: 23rd of January 2025

How to apply? 

➢ Submit your application via the 'Apply here' button on our website: Data Protection Officer (m/f/x) - Brussels | Doctors Without Borders

➢ You will be directed to the online application form for this position  

➢ It should take 5-10 minutes to complete. Thank you in advance for having your CV and motivation letter in English or French ready to upload (preferably in PDF format) 

Only shortlisted candidates will be contacted. This position has already been advertised in 2024. Candidates who have already applied for this position then do not need to apply again for this reopening. 

MSF values diversity and is committed to creating an inclusive working environment. We welcome applications from all qualified candidates regardless of disability, gender identity, marital or civil partnership status, race, color or ethnic and national origins, religion or belief, or sexual orientation. 

The protection of your personal data is important to MSF. By submitting your application, you consent to MSF using your personal data. For more information, consult our privacy notice to job applicants. 

Requirements

CANDIDATE PROFILE (skills, knowledge & interests):

You demonstrate 2 years of higher education (Law, International Cooperation, Humanitarian Affairs, Social Sciences) in a field relevant to the job, or equivalent experience (grants profile for ex.)

    Proficient user of Microsoft Office Package and communication tools

    Fluent in English and French is mandatory, Dutch is desired, and Spanish is a plus

    Excellent synthesis, analysis and writing skills

    Dynamic, self-organized and detail-oriented,

    Comfortable working in a multicultural environment

    Interest in humanitarian action and international cooperation and in HI’s mandate

 

to apply : Institutional Partnerships Officer (North-Europe) - Brussels - Handicap International

Location: Belgium

Type of contract: Fixed-term contract

Starting date: February 2025

Duration: 12 months

Deadline to apply : 10/01/2025

 

Humanity & Inclusion/ Handicap International is an international NGO working in situations of poverty and exclusion, conflict and disaster. We work tirelessly alongside disabled and vulnerable people to help meet their basic needs, improve their living conditions and promote respect for their dignity and fundamental rights. Outraged by the injustice faced by people with disabilities and vulnerable populations, we aspire to a world of solidarity and inclusion, enriched by our differences, where everyone can live in dignity.

We currently work in 60 countries with an overall budget of 255 million EUR and employ more than 4,000 people. Our headquarters are located in Lyon and Brussels.

HI is engaged in an employment policy in favor of disabled workers.

 

CONTEXT:

In order to implement its development and humanitarian activities in its countries of interventions, HI mobilizes funding from a large range of institutional partners.

As an Institutional Partnerships Officer, you will join the Institutional Funding North Europe team (FINE) at HI office in Brussels. This team mobilizes funding from a portfolio of donors’ accounts that includes the EU (mainly ECHO, INTPA, EEAS, NEAR and FPI), the Nordic countries (Norway, Sweden, Finland, Denmark) and the Benelux countries (Belgium, Luxembourg, The Netherlands).

You will work under the supervision of the Head of Unit, and in close collaboration with the other members of the FINE team, Institutional Partnership Senior Officers and Officers. Throughout the fixed-term contract, you will be given an opportunity to experiment with varied tasks and be given regular feedback on your performance to help you grow.

 

YOUR OBJECTIVES:

Support to donors management

Main tasks:

·       Support lessons learning exercises

·       Monitor the publication of calls for proposals and other funding opportunities and investigate specific donor guidance such as thematic policies, etc.

·       Support to compliance framework: definition, dissemination and control the application of standards as per donors’ requirements.

·       Support donors’ contract implementation (contracting, reporting)

 

Support to programmatic analysis & exercises

Main tasks:

-          Carry out relevant analysis depending on the team’s needs.

-       Carry out a mapping of the topics/ actors/ influence circles of Handicap International

-          Present these analyses to relevant HI’s operational and technical staff

-          Support the exercises of accreditation/screening of donors

-          Support to arbitration and proposal writing

 

Support the management of information and communication materials

Main tasks:

-          In coordination with the respective team members, ensure the harmonization of the FINE donors’ space on HInside (collaborative intranet network for sharing information within HI).

-          In coordination with the respective team members, ensure the filling of the IF CRM, the online platform to help manage the relationship with the institutional donors and facilitate the follow-up of the various stages in HI's institutional funding cycle.

-          Feed relevant information in a user-friendly way to the above-mentioned space upon request.

-          Create and update internal donor reference documents upon request

-          Provide administrative support (official letters, copies of reports, emails, etc.)

-          Ensure rigorous filing and verification of electronic archive folders

 

Support the building and strengthening of training materials

Main tasks:

-          Review training materials (e.g. PowerPoint presentations)

-          Support the provision of training sessions to all relevant HI staff in collaboration with the EU team

-          Support the creation of e-learning on specific IF processus 

Benefits

·       Type of contract: 1 year Short term contract, 38 hours a week

·       Based in Brussels

·       Remuneration Package: includes a gross monthly salary, 13rd month, restaurant vouchers, hospitalization insurance, group insurance.

Compétences requises

1. Compétences analytiques
   • Esprit de synthèse :
     1. Savoir transformer des données complexes en informations claires et exploitables.
     2. Capacité à traiter et interpréter des volumes importants de données pour identifier des tendances ou des anomalies.
   • Rigueur et précision : Vérifier minutieusement les données pour éviter les erreurs.
   • Résolution de problèmes : Identifier rapidement les dysfonctionnements financiers et proposer des solutions adaptées.
   • Prise de décision : Capacité à fournir des recommandations stratégiques basées sur l'analyse.

 

2. Compétences techniques
   1. Bonne connaissance des principes de comptabilité générale (normes comptables, bilan, compte de résultat).
   2. Compréhension des obligations légales et fiscales relatives à la gestion financière.
   3. Capacité à établir et analyser des budgets, des écarts, et des prévisions financières.
   4. Compétence dans le calcul des indicateurs clés de performance (KPIs).
   5. Maîtrise des logiciels de gestion (Winbooks) et des tableurs avancés (Excel).
   6. La connaissance des outils de Business Intelligence (BI) est un plus.

 

3. Compétences relationnelles :
   1. Communication :
      1. Parler couramment le français et/ou le néerlandais et avoir un bon niveau d’anglais.
      2. Expliquer des concepts financiers complexes à des non-spécialistes (managers, opérationnels).
      3. Rédiger des rapports clairs et précis.
   2. Travail en équipe :
      1. Collaborer avec différents départements (récolte de fonds, finances, opérations, ressources humaines).
      2. Faciliter les discussions sur les budgets et allocations de ressources avec les responsables opérationnels.

 

4. Compétences transversales pour l'organisation

• Prioriser l'intérêt supérieur de l'enfant et du jeune dans toutes les activités et projets réalisés par les équipes ou départements.
• Assurer l'intégrité en faisant preuve d'honnêteté, de fiabilité, de responsabilité, en respectant les règles, en étant transparent, humble, empathique, loyal et discret dans toutes les actions et communications professionnelles.
• Porter la vision et la mission de SOS Villages d’Enfants.

Les trois objectifs principaux de votre rôle sont :

1. Analyser les actions de récolte de fonds et interpréter les dashboards existants pour mettre en avant des tendances importantes et attirer l’attention sur les données clés pour soutenir la Responsable de la récolte de fonds dans les choix stratégiques à prendre pour optimiser les actions et canaux de récolte de fonds.
2. Veiller à la qualité de notre base de données et réaliser des segmentations pour soutenir l’équipe de récolte de fonds.
3. Assurer le contrôle financier, le soutien budgétaire et la production de rapports afin de garantir la conformité aux exigences des donateurs, des administrations avec un accent particulier sur les projets. Apporter un soutien continu au Responsable des Finances et de l’Administration dans le développement et la mise en œuvre d’outils de contrôle de gestion, dans la clôture comptable annuelle, ainsi que dans la préparation des rapports destinés aux administrations.

 

Vos responsabilités en tant que Business analyst & Finance controller 

 

1. Analyse des données
   • Analyser les dashboards existants, les faire parler et en déduire des tendances, des modèles, des points d’attention et des données-clés pour motiver et soutenir les décisions stratégiques de l’équipe récolte de fonds.
   • Traduire ces informations analytiques en actions concrètes afin d’améliorer la sélection des profils, la réactivation et la rétention des donateurs, etc.
   • Maintenir la bonne qualité des dashboards et les optimiser avec l’aide d’un partenaire externe.

 

2. Gestion du CRM (Black Tiger)
   • Optimiser le processus d’intégration automatiques des données en collaboration avec notre partenaire Black Tiger.
   • Contrôler l’intégration, le nettoyage et la réorganisation corrects des données.
   • Réaliser des segmentations à partir des données CRM pour nos différentes actions de récolte de fonds papier, télémarketing et digitale.

 

3. Contrôleur financier

• Participer à la consolidation, à la révision et au suivi du budget annuel.
• Préparer des rapports analytiques trimestrielles pour les activités du siège et des projets, en Belgique et à l’International. Analyser les écarts budgétaires et suivre les dépenses et l’avancement des projets particuliers.
• S’assurer de l’exactitude des demandes de transferts internationaux et mettre à jour les tableaux de bords.
• Réaliser le rapprochement entre les reçus fiscaux, la comptabilité et le CRM et investiguer toute différence. 
• Contribuer à la préparation du reporting envers les administrations, fondations ou autre donateur particulier.

 

4. Audit et contrôle interne

• S’assurer de l’exactitude des comptes en examinant les dépenses des projets, les transferts et les bilans, et en coordonnant les ajustements nécessaires lors de la clôture des comptes. Effectuer le contrôle de certaines dépenses par échantillonnage.
• Veiller au respect des normes comptables, des exigences des donateurs ou autres bailleurs, et des politiques financières. Veiller au suivi du financement des projets. 
• Préparer en partie les documents justificatifs nécessaires pour les audits financiers du siège ou des programmes en Belgique et collaborer avec les auditeurs et partenaires.
• Mettre à jour des procédures existantes de contrôle de gestion et en développer de nouvelles si nécessaires.
• Apporter un appui à la cartographie des risques.

 

5. Gestion Financière

• Fournir un soutien ponctuel au responsable Finances et Administration dans le développement et la mise en œuvre des systèmes et procédures comptables du siège, contribuer aux clôtures comptables annuelles, apporter un appui à la comptabilité le cas échéant.
• Assister, selon les besoins, dans la gestion de trésorerie du siège, les opérations bancaires, les transferts et les paiements.

 

 

Notre offre

• Un CDI à temps plein
• Lieu de travail : Bruxelles
• Conditions salariales selon la CP 319.02
• Une opportunité passionnante de contribuer activement à l'amélioration des droits et du bien-être des enfants, au sein d'une équipe hautement motivée, professionnelle, et engagée

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Si vous êtes intéressé·e par ce poste et possédez les compétences requises, veuillez envoyer votre CV à job@sos-villages-enfants.be avant le 09/02/2025.