Belgium

DESIRED PROFILE:
 Education/qualifications:
- Two years of higher education in a field relevant to the job, or equivalent experience
- Languages: fluent French and English
 Professional experience and skills:
- At least two years’ experience of managing funding and/or development/emergency aid projects abroad or at NGO headquarters in relation to the EU (preferably in Brussels)
- Experience in European funding management (EC or Members states) and knowledge of EU tools (Appel, OPSYS, Prospect, Pador, Transparency Register, etc.)
- Knowledge of the project management cycle methodologies (operational and financial)
- Capacity and appetite for networking (experience working with an NGO coordination platform is an asset)
- Ability to prioritize and manage large amounts of information
- Excellent writing and synthesis skills
- Demonstrated proficiency in office and IT tools
 Interpersonal skills:
- Good interpersonal skills
- Pedagogy, adaptability, and flexibility
- Teamwork (preferably international and multicultural)
- Rigorous and organized
- Autonomous
 

“Outraged by the injustice faced by people with disabilities and vulnerable populations, we aspire to a world of solidarity and inclusion, enriched by our differences, where everyone can live in dignity” Handicap International is changing his name and becomes « Humanity & Inclusion ». HI, Humanity & Inclusion is an independent and impartial aid and development organisation with no religious or political affiliations operating in situations of poverty and exclusion, conflict and disaster. We work alongside people with disabilities and vulnerable people to help meet their essential needs, improve their living conditions and promote respect for their dignity and fundamental rights. Since the organisation was first founded in 1982, we have set up development programmes in 62 countries and responded to many emergencies. Today we have a budget of around 150 million euros, with 3500 employees worldwide. HI is engaged in an employment policy in favour of disabled workers.
For further information about the association: www.hi.org.
CONTEXT:
In order to implement its development and humanitarian activities in its countries of interventions, Humanity & Inclusion mobilise funding from a large range of institutional partners.

CDD 6 months renewable

OBJECTIVES:
The mission of the Institutional Partnerships Officer, as member of the Institutional Funding North Europe team, is to help mobilising funding from a portfolio of donors’ accounts that includes the EU (mainly ECHO, INTPA, EEAS, NEAR, FPI and EUTF), the Nordic countries (Norway, Sweden, Finland, Denmark) and the Benelux countries (Belgium, Luxembourg, The Netherlands).
The EU Institutional Partnerships Officer is in charge of donor relations, compliance framework and support to contract implementation of his/her portfolio of donors. His/her current portfolio of donors includes the European Commission (ECHO / INTPA / NEAR and EUTF).
HI, Humanity & Inclusion is seeking a
EU Institutional Partnerships Officer
The EU Institutional Partnerships Officer operates under the direct responsibility of the Head of Institutional Partnerships North Europe. Within the EU team, he supports the two EU Institutional Partnership Advisors in charge of these specific donors’ accounts.
MAIN RESPONSIBILITIES:
A. Donor relations
The EU Institutional Partnerships Officer manages relations with the donors of his/her portfolio in order to develop businesses. For this, he/she:
 Supports business development. For this, he/she:
o Identifies, qualifies and disseminates funding opportunities quickly to relevant colleagues (Nofo for EUDEV published calls and HIPs).
o Supports and coordinates arbitration, kick-off meetings, project framing, proposal writing & submission of projects proposals
o Coordinates with and support operations staff (HQ / Field) in their business development efforts
o Identifies success/rejection reasons to improve the quality of future proposals.
 Builds and disseminates knowledge on donors in his/her portfolio, and therefore anticipates, understands donors’ expectations, strategies and shares his/her analyses.
 Negotiates with institutional partners & promotes HI interests. For this, he/she :
o Participates & represents HI at NGOs platforms (Concord, Voice) on matters concerning funding & procedures of its donors portfolio
o Participates, represents HI at meetings and events related to his/her donors portfolio,
o Supports advocacy toward donors
o Supports contracting and contracts amendment
 Contributes to successful preparation of reports through advice and clarification of the rules, according to the agreed standards. For this, he/she:
o Defines the expected standards for the report & carries out quality controls on the reports submitted to the donor
HI, Humanity & Inclusion is seeking a
EU Institutional Partnerships Officer
o Applies problem-solving with HQ / field project staff if necessary (temporary need for substitution, modification of standard, training, …)
 Manages information on donors. For this, he/she:
o Contributes updating the contracts database (Navision)
o Regularly updates internal communication platform and regularly publishes on EU evolutions on the intranet
B. Compliance framework
The EU Institutional Partnership Officer defines, disseminates and controls the application of standards as per donor requirements. For this, he/she:
 Develops sound knowledge of / expertise on donors rules and regulations to provide support and advice to programmes
 Applies problem-solving if standard not applied (adapting standard, training, …)
 Analyses the new 2021 framework related to the new Model Grant agreement and PRAG
 Leads/supports on the adaptation of the organisation to new EU tools in place : OPSYS
 Supports in the development of training materials based on these rules
 Supports the consolidation of internal contributions for HQ audits
 Participates in the Global Institutional strategy and contributes to internal solicitations
C. Support the contract implementation

The EU Institutional Partnership Officer supports operations and technical staffs in their funding strategy (Stratop / Stratech) and in the implementation of their contracts. For this, he/she:

 Supports project staffs in interpreting & applying donor regulations, and for this provides advice.
 Supports project staffs liaising with the donors or acts as in-between when required.

In order to carry these responsibilities, the EU Institutional Funding Officer must:

 Have a sound understanding of the EU functioning
 A solid network within the EU institutions is a valuable asset
 Obtain & maintain a sound knowledge & understanding of HI’s social mission, activities and functioningRegularly visits the projects supported by the donors of its portfolio (monitoring and/or support missions)
 Builds and maintains good partnership relations with the donors of its portfolio
 Builds and actively participates in formal and informal networks

 

CONDITIONS OF THE POSITION:
 Type of contract : CDD
HI, Humanity & Inclusion is seeking a
EU Institutional Partnerships Officer
 Basic Compensation, end of year bonus
 Lunch vaouchers
 Group Insurance, hospitalization insurance
 100 % refund of your transport subscription
 APPLY:
Only by the following link: http://www.jobs.net/j/JDBpjncy

For further information about the association: www.hi.org

 

 

 

Expertise recherchée du ou des consultant-es

• Consultant en redevabilité envers les populations affectées (AAP)
• Au moins 5 ans d’expérience
• Solides expériences en mise en place de systèmes de gestion des retours et plaintes
• Maîtrise des techniques d’analyse de données et production de revues de pratiques
• Expérience dans la production de guidances institutionnelles
• Capacité à s’adapter au travail à distance
• Savoir-être : adaptabilité, bon sens et humour sont de bons atouts

Soumission des offres
Pour le consultant :

• Un curriculum vitae (formation, expérience dans les domaines susmentionnés, liste des principales publications)
• Des références
• Une lettre de motivation

Une proposition technique :

• Une proposition méthodologique de réalisation de la prestation mettant au moins en évidence : la bonne compréhension des objectifs présentés, une présentation du cadre méthodologique qui sera mis en œuvre, des suggestions/recommandations basées sur l’expérience des candidats
• Un calendrier précisant clairement les activités et la production des livrables.

Le tout à envoyer à Laura Mosberg (l.mosberg@hi.org ) pour le 5 avril 2021 COB.
 

TERMES DE REFERENCE - CONSULTANCE

RENFORCEMENT DE LA REDEVABILITE ENVERS LES POPULATIONS AFFECTEES :
Revue des pratiques actuelles et finalisation de la guidance institutionnelle sur les systèmes de gestion des retours et plaintes
AVRIL 2021

1. Informations générales
1.1 Le mandat de Handicap International
HI est une organisation de solidarité internationale indépendante et impartiale, qui intervient dans les situations de
pauvreté et d’exclusion, de conflits et de catastrophes. Œuvrant aux côtés des personnes handicapées et des
populations vulnérables, elle agit et témoigne, pour répondre à leurs besoins essentiels, améliorer leurs conditions de
vie et promouvoir le respect de leur dignité et de leurs droits fondamentaux.
Depuis plus de 35 ans, nos équipes et nos partenaires démontrent que des solutions sont possibles, en s’appuyant sur
les individus, leurs familles et leurs communautés, et en prenant en compte les ressources humaines, les savoir-faire et
les matériaux disponibles sur place.
L’association propose une approche globale qui vise à améliorer les conditions de vie des personnes handicapées ou
vulnérables en combinant un ensemble d’actions complémentaires : soins aux blessés, appareillage et réadaptation ;
actions contre les restes explosifs de guerre ; insertion scolaire ou économique ; prévention des maladies invalidantes
; plaidoyer pour changer les lois nationales ou les normes internationales…

1.2. Les enjeux actuels de Qualité chez Handicap International
HI démontre depuis plusieurs années des efforts constants pour garantir la qualité de ses interventions. En 2015, une
Politique de Suivi-Evaluation (PSE) a vu le jour, assortie d’un Référentiel Qualité.
Une nouvelle Direction (Direction 3I – Innovation, Impact, Information), qui est une direction transversale au service
des directions géographiques et techniques et pour tout HI, a été créé depuis 2018 pour porter plus spécifiquement ces
réflexions et aider à faire avancer plus rapidement l’organisation en ce sens. Cette Direction regroupe les services
proposant des méthodes et des outils transverses et s’organise autour de 5 piliers. Sa mission est de mener des
standards transverses agiles et cohérents pour les opérations de HI & de promouvoir HI en tant qu’organisation
innovante et apprenante.

1. Innovation : Promouvoir et porter l’innovation comme vecteur essentiel de notre valeur ajoutée.
2. Impact/MEAL : Cadrer et déployer les outils et méthodes de gestion de projet et de programmes, et mesurer l’impact.
3. Information management/DATA : Cadrer et déployer les standards et outils de gestion de données/de l’information pour un pilotage informé et pour l’accès à des données fiables pour tous ».
4. Recherche : Mener des recherches & promouvoir HI en tant qu’acteur de solidarité internationale avec des approches scientifiques crédibles.
5. Approches transverses : Faire vivre, adapter & déployer des politiques et standards communs transverses.

Dans le cadre de ce deuxième pilier, un exercice de méta-analyse des évaluations est réalisé annuellement. L’exercice
de 2020 a analysé plus en détails les critères du Référentiel Qualité de HI de pertinence et de participation. Une des
recommandations principales fut de renforcer les mécanismes de redevabilité envers les populations affectées. Un
groupe de travail en interne a commencé à travailler sur un guide méthodologique (finalisé) et une boîte à outils (en
cours de développement). Une enquête quantitative sera envoyée en février 2021 afin d’établir un état des lieux des
pratiques liées aux systèmes de gestion des retours et plaintes (SGRP) sur les différents programmes HI. L’unité MEAL
souhaite assurer la formalisation de cette revue de pratiques et établir les bonnes pratiques et recommandations des
systèmes déjà en place, et ce avec l’objectif de finaliser la guidance institutionnelle sur base de celles-ci. Cette expertise
vient donc assurer l’analyse des données quantitatives, l’approfondissement de certaines données par voie qualitative
et l’accompagnement à la finalisation des guidances, sur base d’une expérience démontrée de mise en place de
systèmes de gestion des retours et plaintes inclusifs. Cette expertise viendra renforcer la qualité technique des
guidances institutionnelles, facilitant leur diffusion et appropriation par les équipes programmes. La consultance
proposée ici réponds à notre objectif global d’amélioration de la qualité de nos projets.

2. Objectifs de l’expertise

2.1. Objectif général de l’expertise
L’objectif général poursuivi par ce projet est le suivant : Renforcer la qualité de nos projets grâce à l’amélioration de la
redevabilité envers les populations affectées, notamment la mise en place de systèmes de gestion des retours et
plaintes.

2.2. Objectifs spécifiques de l’expertise
Au travers de cette expertise, ce sont plusieurs objectifs spécifiques que HI souhaite atteindre.
A l’échelle programmatique :

• Développer une revue des pratiques complète sur la mise en place actuelle de systèmes de gestion des retour et plaintes sur les différents programmes HI à travers le monde
• Extraire les bonnes pratiques et les recommandations de cette revue de pratique afin d’encourage l’apprentissage continu
• Participer à l’harmonisation de nos pratiques de systèmes de gestion des retours et plaintes afin de renforcer la redevabilité et d’enrichir la qualité de nos projets à travers la finalisation d’une guidance institutionnelle

A l’échelle projet :

• Contribuer à l’amélioration des pratiques de redevabilité des MEAL sur le terrain au regard des exigences de HI ;
• Renforcer la qualité de nos projets en favorisant l’apprentissage par la réception de retours des parties prenantes du projet.

4. Déroulement de la consultance

4.1 Acteurs impliqués
Le projet sera porté en interne par la Spécialiste MEAL au siège (responsable du projet). Elle bénéficiera des
contributions suivantes :

• Les directions Géographiques (y incluant les programmes) qui permettront la collecte de données de la revue des pratiques ;
• Les membres du Groupe de travail Redevabilité qui ont travaillé sur une première version des guidances institutionnelles (guide méthodologique et boiîte à outils).

4.2 Livrables

• Un rapport d’analyse quantitative et qualitative de la revue des pratiques sur la mise en place de systèmes de gestion des retours et plaintes
• Une note résumant les bonnes pratiques et recommandations potentielles sur la mise en place de systèmes inclusifs sur les programmes HI
• Une version finale des guidances institutionnelles (guide méthodologique et boîte à outils)

4.3 Dates et calendrier de la consultance
La durée de la mission de consultance est estimée à 1 mois (avril 2021). Celle-ci s’inscrit dans un projet de plus long
terme.

Chronogramme du projet : Voir document en pièce jointe
 

• Bachelier en comptabilité ou expérience équivalente
• Langue maternelle FR ou NL avec une bonne connaissance (orale et écrite) de la seconde langue nationale
• Bonne connaissance de Microsoft : Outlook, Word et Excel
• Connaissance du logiciel Winbooks est un atout
• Rigoureux, bien organisé, précis, autonome

Pegasus est une petite asbl, établie par les ONG de développement actives dans le volet d’envoi de personnes à l’étranger.

Pegasus fonctionne comme secrétariat social au niveau de la gestion des expatriés et de la gestion des salariés belges. Pegasus gère également des assurances propres aux expatriés.

Actuellement, l’équipe compte quatre personnes, travaillant en collaboration étroite : deux gestionnaires de dossiers, un comptable et une coordinatrice.

Responsabilité et tâches principales

Comptabilité générale:

• Gestion des facturations
• Imputation des factures d’achats, des banques et opérations diverses
• Paiement des factures
• Comptabilité clients et fournisseurs
• Formalités administratives diverses
• Participation à l’analyse et au contrôle interne (budget, bilan provisoire,…)
• Clôtures et reportings annuels
• Déclaration TVA trimestrielle, listing client annuel
• Etablissements des comptes annuels (sofista)

Administration :

• Envoi et suivi de courriers et mails divers
• Suivi des assurances
• Tâches administratives diverses

• Master’s degree
• 3- 5 years of experience in monitoring and results frameworks in multi donor settings  program management involving several implementing organizations
• Experience with working within the latest trends, themes and policies on rural development, open for innovation and forward looking
• Experience in elaboration of theories of change and local frameworks in a multi stakeholder setting
• Stakeholder management skills
• Strong and proven communication skills and diplomacy
• Ability to work in an international team and readiness to travel overseas 2-4 times a year
• Independent, flexible worker with high level of stress tolerance.
• Strong organisational skills and experience
• Strong analytical skills
• Experience with data systems and data analysis will be considered  a plus.
• Fluency in English and French, both written and oral. Knowledge of Spanish is a plus
• Knowledge of financial program management is a plus
• familiarity with the organised farmers’ world in developing countries, as well as knowledge of inclusiveness and/or rural development and/or environmental issues related to agriculture are considered  a plus.

Conditions

This function gives you the chance to develop your skills and actively participate in the support to agriculture and rural development in an international context. We offer you to be part of a small but dynamic team of highly motivated colleagues in Brussels and of an innovative network of global agencies and technical and financial partners.

We offer you a competitive salary, according to your experience and age, as well as fringe benefits such as meal vouchers, hospitalization insurance, group insurance…

Start date can be immediate.

AgriCord is an alliance of 12 agri-agencies. Agri-agencies are non-governmental organisations for development co-operation with structural links to the farmers’ and rural members’ organisations in their home countries. Agri-agencies support capacity development of farmers’ organisations in developing countries.  As a network, AgriCord manages and implements jointly the “Farmers Fighting Poverty” programme -  a comprehensive framework programme for support to farmers’ organisations in developing countries, financed by different donors.

 

The Knowledge and Results Manager will be responsible for managing the ‘implementation of programmes  within  AgriCord’s Farmers Fighting Poverty programme. S/he  manages the joint objectives on results, the joint efforts and used services for results, the necessary links with regional farmers’ organisations, the funding contract cycle, consolidates the results reporting,  contributes to knowledge management  and visibility activities, as well as internal and external communication. Her/his most important tasks are:

Project cycle management at donor and agri-agency level

At donor level

• monitor results of the programme implementation and produce progress reports
• plan and manage programme evaluations and knowledge management and capitalization activities
• ensure visibility for the programmes and its results
• support for the preparation of donor contracts, including gathering and consolidating information from the agri-agencies

At agri-agency level

• communicate donor requirements to all implementing organizations in an effective manner, including designing and carrying out induction workshops and drafting programme manuals.
• set-up and assure quality of reporting by agri-agencies on progress of projects, including  coordination of the data collection and consolidation.
• Ensure and  improve the compliance  with the donor specific  requirements  in close cooperation with the financial team
• supervision missions to the field

At AgriCord network level

• support maintaining contacts and cooperation with all relevant  stakeholders
• support the preparation of meetings of AgriCord alliance committees, governance and other advisory bodies  as well as alliance level monitoring and evaluations  

 

Internal and external communication

• create content for  AgriCord website and social media (Facebook, Twitter and LinkedIn) and draft newsletter to our members
• support the organization of visibility activities
• support the development of publications and other communication materials.