Détails de l'annonce
Organisation : Médecins Sans Frontières - Artsen Zonder Grenzen
Site web : http://www.msf.be
Lieu de l'emploi : Bruxelles /
Fichier :ops_brussel_covid_project_hrfinco_fr.pdf
Type d'emploi : Contrat à durée déterminée
Type de contrat : Temps plein
Fonction : Ressources humaines
Date de publication : 21/04/2021
Date limite : 09/05/2021
Profil
Education
- Diplôme de l’enseignement supérieur, de préférence en économie, droit, finances, administration ou en gestion RH
Expérience
- Expérience professionnelle essentielle d'au moins deux ans dans des emplois similaires dans d'autres ONG (en Belgique ou à l’étranger), ou expérience antérieure sur le terrain avec MSF dans différents contextes.
Langues
- Français prérequis
- Anglais et néerlandais souhaités
Compétences
- Maitrise de l’informatique indispensable (word, excel, internet)
- Connaissance des logiciels RH et finances (Unifield, HR.net) est un atout
- Connaissance de la législation sociale belge est un atout
- Vision stratégique
- Résultats et sens de la qualité
- Gestion et développement du personnel
- Planification
- Travail en équipe et coopération
- Leadership
- Vous adhérez aux valeurs managériales de l’organisation : Respect, Transparence, Responsabilisation, Intégrité, Confiance, Autonomisation
- Vous Adhérez aux engagements pour un comportement responsable
Description
MEDECINS SANS FRONTIERES est une organisation médicale d’aide humanitaire. Dans plus de 60 pays, les équipes MSF apportent leurs secours aux populations en détresse, aux victimes de belligérances, sans aucune discrimination d’origine, de nationalité, religion, philosophie ou politique. Le mission Belgique est à la recherche d’un.e :
Coordinateur.rice RH & Finances (h/f/x)
21/04/2021
CONTEXTE
La mission Belgique recherche un.e Coordinateur.rice RH & Finances pour compléter l’équipe composée d’un chef de mission et d’une coordinatrice médicale. Aujourd'hui, la mission belge s'articule autour de 2 piliers : COVID et non-COVID.
Le projet non-covid est le projet Bruxelles Migration où plusieurs ONG et acteurs de la société civile belges ont uni leurs forces et fournissent une gamme de services humanitaires dans un projet commun, le Hub humanitaire, qui vise à fournir une réponse globale aux besoins des migrants et des réfugiés en transit. Le hub offre divers services, dont des soins de santé mentale dispensés par Médecins Sans Frontières. Un service de deuxième ligne a été créé afin d'assurer ce suivi psychologique et ainsi augmenter notre offre de soins en santé mentale et répondre aux besoins observés.
Les projets liés au COVID continuent de soutenir la lutte contre le COVID19 en Belgique auprès des personnes vulnérables : sans-abri, sans-papiers et migrants. Les actions se concentrent sur 3 activités :
- Équipe de sensibilisation qui soutient les structures non accréditées (comme les squats) en termes de prévention et de contrôle des infections, de promotion de la santé et d'orientation vers la structure médicale si nécessaire.
- Une équipe qui se concentre sur la sensibilisation à la vaccination COVID dans les structures accréditées et qui continue à apporter un soutien en matière de prévention et de contrôle des infections, de santé mentale et de promotion de la santé dans les collectivités confrontées à une épidémie.
- Mise en place d'une équipe mobile de vaccination, à partir de mai 2021, qui sensibilisera et offrira un vaccin COVID aux personnes vulnérables (migrants, sans-abri, sans papier) à Bruxelles dans les structures (non) accréditées.
PROFIL DU POSTE
- Être un membre actif de l’équipe de coordination de la mission et contribuer à la définition de ses objectifs et de ses plans stratégiques.
- En tant que membre de l’équipe de coordination et en étroite collaboration avec elle et les responsables de terrain, définir et mettre en place la structure organisationnelle de la mission, élaborer les organigrammes et les descriptifs de postes, déterminer les différents niveaux de responsabilités et de délégation de pouvoirs, afin d’assurer la mise en œuvre efficace de la stratégie de la mission et d’établir une organisation génératrice de valeur, en assurant les obligations financières et une réduction des risques.
- En collaboration avec le chef de mission et le référent technique du siège, définir la stratégie financière de la mission.
- En collaboration avec l’équipe de coordination, et les responsables terrain planifier les besoins opérationnels et budgétaires des RH afin de s’assurer de disposer à la fois des ressources humaines et des capacités nécessaires à la mission.
- En collaboration avec l’équipe de coordination et le siège, poursuivre le travail de l’autonomisation de la mission sur le plan administratif.
- Planifier et assurer la mise en œuvre des processus de recrutement, s’assurer d’une gestion cohérente des procédures administratives et juridiques dans l’ensemble de la mission (recrutement, fin de contrat, intégration, évaluation, absences, congés, bonne tenue des dossiers du personnel, gestion des heures supplémentaires etc.) de manière à répondre aux besoins en ressources de manière appropriée.
- Assurer la gestion des contrats de services sur la mission (loyer, assurances, maintenance etc). Rédiger et vérifier les contrats en ligne avec le contexte juridique local et assurer la souscription aux assurance nécessaires. Faire appel à des conseils juridiques, si besoin.
- Définir et coordonner la mise en place sur le terrain, conformément aux pratiques MSF et aux réglementations locales, vérifier mensuellement le calcul des salaires, élaborer une politique de rémunération juste de manière à assurer l’équité en interne, la compétitivité voulue et la conformité juridique.
- Aider l’équipe de coordination à déterminer les besoins de formation en fonction des exigences opérationnelles, à évaluer les performances du personnel et à mettre en œuvre les plans d’actions destinés à améliorer les capacités des membres du personnel et leur contribution aux objectifs de la mission.
- Mettre en place les circuits et flux financiers (gestion des caisses, transferts, procédures d’achat, validation des paiements, suivi des versements réguliers, rapprochement bancaire) de manière à anticiper les dépenses et optimiser les besoins en liquidités et leur sécurité. Superviser les activités d’achats et de logistique (1 ETP).
- Assurer la transparence des pratiques comptables et à disposer de preuves documentaires de traçabilité (factures, reçus, relevés bancaires, etc.), conformément aux lignes directrices et aux règles de MSF et en utilisant les logiciels à disposition. Assurer l’encodage des dépenses dans le système comptable. Garantir et contrôler la clôture des comptes mensuels et annuels et tous les rapports RH, finances et administration de la mission.
- En cas d’augmentation des activités, former et encadrer une équipe de support HR, comptable et/ou budgétaire.
- Produire et coordonner le budget annuel de la mission, de la façon la plus précise et la plus réaliste, avec les détenteurs de budget et utilisateurs et en cohérence avec le plan opérationnel annuel, mettre à jour les prévisions budgétaires tout au long de l’année, s’assurer que les moyens sont adaptés et proportionnés, anticiper les changements et les défis et planifier en conséquence.
- Assurer, de manière régulière, le suivi et l’analyse des dépenses par rapport au budget et aux prévisions budgétaires, analyser les écarts et les communiquer aux responsables pour validations éventuelles.
- Assurer la mise en place des politiques et procédures administratives et financières de MSF et leur respect, s’adapter au contexte juridique local, élaborer des politiques et des procédures locales et des outils permettant d’optimiser la gestion des ressources de la mission.
- Évaluer les risques financiers de la mission et les réduire, s’assurer de la mise en place de systèmes de contrôles internes fiables et du respect de la déontologie financière au sein de la mission. Sensibiliser le personnel exécutif clé des risques financiers et l’étendue de leur responsabilité financière. Superviser les audits externes.
- Offrir soutien et conseils aux responsables hiérarchiques dans la résolution des conflits entre membres du personnel.
- Coordonner, en étroite coopération avec les services médicaux, la mise en œuvre des protocoles de sûreté et de sécurité afin d’assurer des conditions de travail saines et sans risque au personnel.
CONDITIONS
- Type de contrat : 7 mois, 100%, extension possible
- Localisation : Bruxelles
- Paquet salarial : Assurance Hospitalisation – Assurance pension – Remboursement 100% des frais de transport en commun
- Date de début : Mi-mai 2021
Date limite pour postuler : 09/05/2021. Les entretiens seront planifiés dès réception des candidatures.
CV et lettre de motivation à envoyer à l’adresse msfocb-belgium-HRFIN@brussels.msf.org avec en sujet « Coordinateur.rice RH et Finances ».
Merci de nommer vos documents avec votre NOM DE FAMILLE. Seules les personnes dont la candidature sera retenue seront contactées.
MSF valorise la diversité et s'engage à créer un environnement de travail inclusif. Nous accueillons les candidatures de tous les candidats qualifiés, quels que soient leur invalidité, leur identité de genre, leur statut matrimonial ou civil, leur race, leur couleur ou leurs origines ethniques et nationales, leur religion ou leurs convictions ou leur orientation sexuelle.
MSF se soucie de la protection de vos données. En soumettant votre candidature, vous acceptez que MSF utilise vos données personnelles. Pour plus d’informations, consultez notre avis de confidentialité destiné aux candidats.