YOUR PROFILE

As the first point of contact for our supporters, your sense of customer service, sociability and easy contact will be your major assets for this function. But to be fully effective, you must also be able to demonstrate strong administrative skills, precision, rigor and regularity.

You have a Bachelor's degree and minimum 2 years’ experience in a front-line service.

Your sense of service has to be equally effective in both of our national languages. You are able to communicate in French as well in Dutch, both orally and in writing, with our supporters. You have a good working knowledge of English.

You are available to start by April 15.

WHAT WE OFFER:

- A replacement contract on a full-time basis

- An attractive package including meal vouchers, pension insurance, hospitalization insurance, 100% refund on public transport costs.

- A pleasant working environment in the Center of Brussels, easily accessible by public transportation.

- The opportunity to contribute to the mission of WWF and to share the values of our organization to which you adhere naturally.

 

INTERESTED?

Use the application button on our website to send us your motivation letter and resume.

Deadline for applications: 06/04/2018

CONTEXT

WWF believes in a future where people and nature thrive, so we’re committed to safeguarding the natural world. WWF has teams of experts working in over 100 countries to protect the natural resources that sustain and inspire us: our forests, rivers, oceans, climate, food and wildlife. WWF harnesses the collective power of supporters around the world, communities, companies and governments to create real solutions for people and the planet. One of the ways we’re safeguarding the natural world is by raising funds to support our fields projects.

WWF employs knowledgeable, talented people who are passionate about engaging and inspiring others. People who share our optimism that it’s possible to change the world. People who are determined to make a difference.

YOUR MISSION

As a “Supporters Service Officer”, you are the single point of contact for our supporters.

You deliver a clean and qualitative service for people who support the organization. These people are vital to the organization, and therefore we require a qualitative oral and written communication when they contact us by phone or e-mail.

YOUR CHALLENGE

You are the voice of WWF for our donors and supporters. They believe in our work and activities and they rely on us to make them proud of their contribution. Being 100% convinced yourself with our mission, you can share and transmit it to our main target group.

You will receive various questions, requests, reactions and concerns by phone and email (inbound) and the answers that you will bring will build or strengthen their confidence in our organization. You support change requests into the database, manage eventual reimbursements (in collaboration with Accounting), encode manual payments, update the procedures...

Naturally, we don’t only wait for reactions. We want to get to know our supporters and this is where your commercial sense will help us to reflect pro-actively about how we can better serve them, inform or involve them in our conservation actions (outbound).

You are also responsible for the quality of our supporter’s database and you are in regular contact with our suppliers and external partners.

Profil recherché

- Étudiant(e) de niveau master ou diplômé(e) d'une université dans une filière liée aux sciences humaines ou agronomiques

- Excellente capacité d'analyse et de synthèse

- Excellente capacité de lecture en anglais - français, et de rédaction en français

- Autonomie

Offre de stage recherche et plaidoyer

(Stage non rémunéré – 2 à 4 mois – sept. 2018)

 

Fondée il y a 50 ans par Dominique Pire (Prix Nobel de la Paix), l'association Iles de Paix aspire à un monde permettant à chacun de vivre dans la dignité et de développer ses potentialités; un monde solidaire qui promeut l’accès de tous aux droits humains dans un environnement préservé. Plus concrètement, Iles de Paix focalise son action sur la promotion de l'agriculture familiale durable et l'alimentation responsable. Ce choix se justifie compte tenu des enjeux importants qu'il englobe au niveau local (notamment pour les familles rurales du Sud qu'Iles de Paix appuie) et au niveau global (sécurité alimentaire et résilience face au changement climatique). Iles de Paix est actuellement actif au Burkina Faso, au Bénin, au Pérou, en Tanzanie et en Ouganda.

La section de recherche et de plaidoyer, basée au siège à Huy, est en charge de la définition de positions internes, de la contribution d’Iles de Paix aux actions de plaidoyer et de l’appui aux Equipes Sud pour leurs positionnements de plaidoyer. La section plaidoyer est constituée d’un chargé de recherche et de plaidoyer et est attachée à l'Unité Programmation, Appui, Suivi (UPAS).

Missions

Le stagiaire se verra confier les missions suivantes (liste non exhaustive) :

- Accompagner le chargé de recherche et de plaidoyer dans le suivi et la lecture des publications relatives :

• À la petite agriculture familiale (smallholder farming)
• Au lien agriculture – climat 

- Rédiger un dossier de références reprenant les conclusions des principales études scientifiques sur l’un de ces sujets (dont le champ sera affiné avec le stagiaire)

- Suivre le chargé de recherche et de plaidoyer dans la participation à différents réseaux/moments utiles à son champ de recherche

Questions pratiques

- Stage non rémunéré. 

- Stage d’un grand intérêt pour la préparation d’un mémoire

- Stage d’une durée variable de 2 à 4 mois

- Le stage se déroulera à Huy, entre le 01 septembre et le 31 décembre 2018

- Compléments d’informations auprès de François Grenade (085 82 33 80)

Dossier de candidature

Votre dossier de candidature doit être constitué comme suit :

- un CV de maximum 2 pages

- une lettre de motivation dans laquelle vous expliquez clairement votre intérêt pour le champ d’action de recherche et de plaidoyer et pour l’une des deux thématiques susmentionnées.

Il sera envoyé avant le 30 AVRIL 2018 à l'adresse suivante jobs-UPAS@ilesdepaix.org 

Votre mail portera en objet la mention suivante : Stagiaire UPAS - Prénom Nom

• Études en finances, comptabilité, sciences économiques, gestion d’entreprise,…
• Expérience (finances, audits, comptabilité,…) de 3 années dans des fonctions similaires
• Bonne connaissance de Microsoft office (dont les principaux : Excel, Word, Outlook)
• Connaissance de logiciels comptables
• Bilingue Français/Néerlandais, maitrise de l’anglais étant un atout supplémentaire
• Sens de l’organisation, des priorités (deadlines), précision & flexibilité
• Capacité à travailler en équipe et de façon autonome
• Disponibilité immédiate

Qui sommes nous?

Caritas International Belgique (www.caritasinternational.be) est une ONG qui a comme mission de venir en aide aux victimes de guerres, de catastrophes naturelles, de migration et de pauvreté. L’organisation mène des activités à la fois à l’étranger au travers de projets humanitaires et de développement (Afrique, Moyen-Orient, Asie, Haïti, Balkans), et en Belgique par le biais de l’accueil et l’accompagnement social des demandeurs d’asile et migrants, l’intégration des réfugiés reconnus et le retour volontaire et réintégration durable dans le pays d’origine.

 

Caritas International est le chaînon belge d’un des plus grands réseaux internationaux, Caritas Internationalis, comprenant 165 organisations catholiques qui travaillent ensemble dans 200 pays et régions.

 

Afin de renforcer le service administratif et financier du département Asile et Migration, nous rechercherons :

 

Un (e) Gestionnaire(e) Finances et audits temps plein

 

Affectation : Bruxelles

Contrat à durée indéterminée

 

Le (la) Gestionnaire Finances et audits travaille au sein du service administratif et financier du département Asile et Migration sous la supervision du coordinateur financier et administratif Asile et Migration.

Le rôle du (de la) Gestionnaire Finances et audits est d’apporter son support aux collègues des opérations dans la réalisation des rapports financiers et de propositions de budget à destination des bailleurs de fonds. Il/elle a également à assurer le suivi des audits et s’assurer du respect des règles de ces derniers et des règles internes dans le domaine administratif et financier.

 

Fonctions :

Il/elle

• se charge de gérer les audits externes et de répondre aux questions des auditeurs
• est la personne de contact directe avec les auditeurs et les bailleurs de fonds, en collaboration avec les responsables de projet
• se charge de réaliser les rapports financiers et d’assister les responsables de projet dans la rédaction de budgets.
• établit les notes de débit, factures,… à destination des bailleurs et en vérifie le paiement
• met en place un processus d’audit interne et suit pro-activement:
• la bonne tenue des documents requis par les bailleurs (comptables et autres)
• l’amélioration de la tenue de la comptabilité

• est, à ce titre, appelé lui-même/elle-même à intervenir et à collaborer avec différentes équipes pour compléter certains dossiers incomplets
• aura à s’assurer du bon respect de ces règles en informant les collègues concernés (comptabilité et tenue des documents requis) et en faisant des vérifications

• s’approprie les contrats et les règles des bailleurs de fonds pour en avoir la maîtrise

• garantit l’éligibilité des dépenses et maximise la couverture financière des projets
• sera amené(e) à travailler de concert avec le Coordinateur Finances Asile et Migration et/ou le Directeur Finances pour ces matières, pourra être impliqué(e) avec ces mêmes collègues dans le processus d’élaboration et de suivi budgétaires des projets en apportant sa connaissance des financements des bailleurs.

• aura à collaborer de manière générale, avec les collègues opérationnels dans ces domaines et pourra être amené(e) à travailler avec les partenaires de nos projets.
• A la demande de ses  responsables, d’autres missions/appuis pourront lui être confiés.

 Offre 

Un contrat indéterminée, à temps plein, assurance groupe, prime de fin d’année, chèques repas et  intervention  dans les frais de transport domicile- bureau.

Contact 

Veuillez envoyer votre cv, accompagné d’une lettre de motivation avant le 15/04/2018 au Service Recrutement à l’adresse mail cv@caritasint.be avec la mentio GESTFIN dans le sujet du mail.

 

• Bilingual English and FR/NL; good knowledge of the third language an asset
• Relevant qualification in office management, in particular financial management, is essential
• 5-7 years of directly relevant experience            
  • Up-to-date knowledge of Belgian employment legislation
  • Advanced knowledge of computer applications (MS-Word, Excel, PowerPoint)
  • Familiarity with SAP an advantage
  • Strong oral and written communication skills
  • Ability to manage multiple demands and priorities and negotiate timelines
  • Excellent customer service and interpersonal skills; ability to maintain a high degree of professionalism in all circumstances
  • Ability to look forward, anticipate needs, and plan accordingly
  • Pro-active and solutions-oriented
  • Ability to establish and sustain interpersonal and professional relationships with Plan staff in overseas offices, in donor organizations and in peer organizations
  • Ability to maintain high level of confidentiality 
  • Desire to grow in one’s professional role

Working Conditions

Contract: CDI (Belgian contract)

Working hours: Part-time (60%, with willingness to increase if necessary)

Location: Plan International EU Office, Brussels, Belgium

Salary: Dependent on experience

Benefits: 24 days holiday, pension scheme, pension & life assurance cover, hospitalisation & outpatient cover (DKV), meal vouchers, yearly public transport pass

Travel: Occasional travel possibly necessary

 How to apply?

To apply for the position, please send a one-page letter, outlining your motivation for and approach to the post, together with your CV (no photos) to EUORecruitment@plan-international.org by 15th April 2018, with the subject “APPLICATION: Office Manager-[YOUR NAME]”.

Interviews will take place in Brussels or via skype in the week commencing 23rd April 2018. A second interview may be necessary. Preferred start date: 04 June 2018. 

Please note that only applications and CVs written in English will be accepted and that only short-listed candidates will be contacted.

A range of pre-employment checks will be undertaken in conformity with Plan International's Safeguarding Children and Young People policy.

 

Plan International is fully committed to promoting the realisation of children's rights including their right to protection from violence and abuse. That means we have particular responsibilities to children that we come into contact with. Plan International believes that it is our duty to ensure that we, as an organisation, do everything we can to keep children safe. We must not contribute in any way to harming or placing children at risk. 

Plan International operates an equal opportunities policy and actively encourages diversity.

About Plan International

Plan International is an independent development and humanitarian organisation that advances children’s rights and equality for girls. We support children’s rights from birth until they reach adulthood. We believe in the power and potential of every child. But this is often suppressed by poverty, violence, exclusion and discrimination. And it is girls who are most affected. Working together with children, young people, our supporters and partners, we strive for a just world, tackling the root causes of the challenges facing all children and especially girls. We are active in over 70 countries across the world.

The purpose and ambition of the EU Office is to advance children’s rights and equality for girls in the EU’s external action. In line with Plan International’s global strategy, One Million Reasons, and the EU Office’s 5-year strategy, we will contribute to ensuring that 100 million girls learn, lead, decide and thrive. We work with the EU in its three roles as a donor, policy-maker and promoter of human rights.

Role Specification

The purpose of this role is to support the Plan International EU Office by managing and leading its daily operations in accordance with local regulations and the values and objectives of the organisation and by providing efficient financial, human resources and administrative services for the office.

Reports to: Head of Office of PLAN International EU Office

 KEY AREAS OF ACCOUNTABILITY

A. PAYROLL AND HUMAN RESOURCES

• Liaise with external providers (including payroll, insurances and pension) and ensure all staff are registered on joining Plan International EU Office (including assistants with a ‘convention d’immersion professionelle’) and enrolled in benefits schemes with appropriate records kept
• Maintain and enter monthly payroll data relating to employees’ time, holidays, and overtime information; process staff salaries on a monthly basis
• Review and verify completeness and accuracy of various payroll reports including month-end payroll, meal voucher allocation, pension, insurance and taxation reports
• Maintain accurate and up-to-date payroll records, liaising with payroll provider as needed; provide International Headquarters (IH) with relevant monthly information to prepare accounts
• Set up and securely maintain individual staff files and ensure copies of relevant documentation (including contract, references, new starter details, emergency contacts, code of conduct signature forms etc) are kept
• Refer any substantive HR queries and any matters related to employment law to the Head of EU office
• Support and inform staff on office processes and matters related to salary benefits
• Undertake other HR administrative tasks and related policy development as requested by the Head of EU Office
• Ensure the office is compliant with Belgian Health & Safety legislation
• Undertake other duties as requested by the Head of Office

 B. FINANCIAL AND ACCOUNTING

• Organise local procurement of goods and services, check supplier invoices, send invoices to IH and follow up to ensure timely payment
• Check staff expenses, send to IH in a timely manner once authorised and ensure payment
• Support Plan International Headquarters in preparing accounts by providing information and answering queries as needed
• Support the Head of Office in preparing the annual budget and budget forecasts, as well as any project budgets as necessary

 C. FRONT OFFICE

• Ensure the efficient day-to-day running of the office systems, supplies, premises and equipment; create and maintain accurate and up-to-date computerised records; process incoming and outgoing correspondence and respond to enquiries, referring these to other staff, elsewhere within Plan International or externally as appropriate
• Ensure all logistics and travel bookings are in compliance with Plan International rules
• Act as the focal point for IT support
• General administrative support: greet visitors, handle incoming calls and perform general administrative duties
• Carry out all activities with full regard to PLAN International policies on diversity and equal opportunities