Francophone ou néerlandophone, avec bonne connaissance de l’anglais Affinités avec les thèmes de la coopération internationale, l’agriculture et/ou la santé animale V.Z.W A.S.B.L. Facilités de communication, structuré, autonome, proactif et créatif Partage les valeurs de Vétérinaires Sans Frontières

1. Contexte

Depuis plusieurs années, Vétérinaires Sans Frontières organise des actions autour de la sensibilisation, le plaidoyer et l’éducation au développement. Au siège de Vétérinaires Sans Frontères à Bruxelles, ces activités sont menées à bien par le département “Development Education and Awareness Raising” (DEAR). Le but de ces actions est d’encourager un changement d’attitude et de comportement chez nos groupes cibles. Vétérinaires Sans Frontières a choisi de travailler avec les professionnels de l’élevage actuels et futurs, les consommateurs et les élus politiques belges et européens. Vétérinaires Sans Frontières souhaite ainsi les sensibiliser et soutenir des actions en faveur d’une production et d’une consommation respectueuse de l’environnement, des animaux et des êtres humains, en particulier dans le Sud. Le travail politique de l’organisation – qui fait partie du département DEAR – a pour objectif principal d’attirer l’attention sur la situation des éleveurs familiaux dans la politique de développement belge et européenne. L’organisation le fait en travaillant activement avec les réseaux nationaux et européens existants, comme la coalition contre la faim et la Coalition des Lobbies Européens sur le Pastoralisme en Afrique de l’Est (CELEP – www.celep.info). C’est précisément dans le cadre de ces activités politiques que l’organisations recherche un stagiaire.

2. Description des tâches Nous recherchons actuellement quelqu’un pour renforcer notre équipe d’éducation au développement (3 personnes) – et plus particulièrement le coordinateur responsable du plaidoyer. Le bénévole travaillera à la mise en place d’une base de données pour la coalition CELEP. Cette base de données comprend environ 400 adresses e-mail. L’objectif est d’identifier les personnes qui se cachent derrière ces adresses e-mail, le pays dans lequel elles sont actives, pour qui elles travaillent, etc. Une partie de ce travail a déjà été effectué en 2014 mais une mise à jour complète est nécessaire.

3. Conditions du stage

Le bénévolat est non-rémunéré et aura lieu entre le 4 et le 30 avril, pour une durée d’au moins une semaine. La durée exacte peut être négociée. Les frais de transport sont remboursés par Vétérinaires Sans Frontières. Un contrat de bénévolat sera établi.

Les candidats intéressés peuvent envoyer leur CV à Koen Van Troos via l’adresse recruitmentdep@vsf-belgium.org avant le 28 mars.

JOB PROFILE

In order to ensure the provision, in the best timing, of the goods & services ordered by the different Departments of MSF Belgium, the HQ Purchasing Officer manages the whole ordering process: entering of the orders in the system, follow-up with “internal clients” and suppliers and reception of the goods.

S’He ensures an efficient and performant purchasing process and proposes optimized purchasing schedules when possible.

He/she participates to the analysis of the quality of the suppliers in collaboration with the HQ General Expense Buyer.

MAIN TASKS

• Analyse internal purchase requests and involve HQ General Expense Buyer and technician when necessary
• Encoding of new suppliers in the system with the relevant information
• Creation of adequate templates to facilitate internal request process ensuring all the required information is present and relevant
• Encoding of Purchase Orders (POs) in the system
• Sending of POs to suppliers
• Ensuring follow up of the orders to provide information to requesters
• Checking validity and conformity of order confirmations (price, technical specifications, conditioning, delays of payment etc…)
• Ensuring that delivery timings are respected
• Ensuring proper archiving of ordering documents
• Dealing with reception issues with suppliers (conformity, back orders, difference of quantity delivered…)
• Encoding of delivery notes
• Communicating to the HQ General Expense Buyer any issues with suppliers (Quality of services, delays, prices, etc…)
• Support HQ General Expense Buyer in the negotiating process on requests
• Participates to the evaluations of suppliers
• As per the purchasing procedure, link with the HQ purchasing buyer to transfer her ad-hoc purchase requests in order to get a supplier selected, and terms and conditions agreed

CANDIDATE PROFILE

• 2+ years purchasing experience
• Accounting knowledge is an asset
• Strong customer service acumen
• An action-oriented individual who proactively partners with internal clients to collaborate and resolve challenges
• Must be very detail oriented and able to manage multiple projects in a fast-paced environment
• Well-organized, deadline-oriented
• Must possess excellent interpersonal skills, strong self-awareness and honed diplomacy skills
• An high level of energy, enthusiasm and motivation to make the purchasing project successful
• Good knowledge of IT system (type ERP) is required
• Fluency in French with good knowledge of English are required, Dutch is a plus

CONDITIONS

• Open-ended contract - full time -  based in Brussels (Ixelles)
• Hospital Insurance (DKV) - Pension plan – Canteen at democratic price – reimbursement (100%) for public transportation costs
• Starting : immediate

Deadline for Application: 04 of April 2016

Interested candidates should send Cover Letter and Curriculum Vitae, by e-mail to Kristina.presis@brussels.msf.org  or to Kristina Presis, Finance Department, Rue de l’Arbre Bénit 46, 1050 Brussels

 

CONTEXT

MEDECINS SANS FRONTIERES is a non-governmental humanitarian aid organization. MSF Belgium is an operational Centre which presently works in more than 30 countries, where our volunteers provide assistance to populations in distress and victims of conflict, irrespective of religion, philosophy or political convictions.

In 2015, MSF Belgium Launched a project to implement an IT purchase system in order to improve the management of the procurement process (validation, control of budget, view of commitments, etc…). This will also improve the purchasing process and notably the relationship with suppliers in order to improve the level of services they are offering.

The position is based in the HQ in Brussels, where the volume of purchases amounts to 20 Mio€ which represents approx. 5.000 purchase orders per year. S’He is based in the Finance Department and reports to the Accounting Manager.

The objective of the function of HQ Purchasing Officer is to provide services to his/her “internal clients” that are based in the different departments of the HQ.

The core of his/her role is to process ordering in the new IT system, to follow the purchase process with “internal clients” and suppliers and ensure the reception of the goods. For that reason, the HQ Purchasing Officer will be physically based in the transmission unit.

S’He will work closely with the HQ General Expense Buyer who will notably develop the Purchase strategy for HQ and ensure the negotiations with the suppliers. The HQ Purchasing Officer may support the HQ General Expense Buyer on requests.

Bachelor en secrétariat de direction ou expérience équivalente

Minimum 5 ans d’expérience en assistanat / secrétariat de direction

Bilingue Français-Néerlandais, bon niveau d’Anglais

Rédaction aisée, bonne orthographe

Familiarité avec les outils informatiques

Capacités d'adaptation, aisance dans les relations interpersonnelles.

 

Toute expérience passée en secrétariat de direction, gestion administrative d'une ASBL ou autre fonction similaire, est un plus.

Pour postuler

 Merci d’envoyer vos CV, lettre de motivation et disponibilités à : job@asf.be, en précisant «Assistant/e du Conseil d’Administration» en objet.

L’organisation

Créée en 1992, Avocats Sans Frontières est une ONG internationale, qui se donne pour mission de contribuer à la réalisation d’une société juste et équitable, dans laquelle le droit est au service des groupes et/ou populations les plus vulnérables. Son objectif principal est de contribuer à la mise en place d’institutions et de mécanismes permettant l’accès à une justice indépendante et impartiale, capable d’assurer la sécurité juridique et de garantir la protection et l’effectivité des droits fondamentaux.

Avocats Sans Frontières a des missions permanentes au Burundi, en RDC, en Ouganda et en Tunisie, et développe des projets en RCA, au Tchad et dans les MENA. Elle met également en œuvre des projets transnationaux sur la justice pénale internationale, la protection des défenseurs des droits de l’Homme et l’accès aux droits économiques et sociaux, en étroite collaboration avec les avocats et la société civile.

Fonction générale

L’assistant/e du Conseil d’Administration (CA) appuie le Président et les membres du CA dans le bon déroulement des réunions, selon le respect du statut d’ASF et des règles des ASBL. Il/Elle assiste les membres du CA à la rédaction des rapports, appuie la préparation de réunions externes et gère l’agenda des activités de représentation des membres du CA. Il/Elle n’est pas membre du CA mais assiste aux réunions en tant qu’observateur (sans participation aux débats ni aux décisions). Par sa fonction, il/elle est tenue à la confidentialité.

Pour consulter l'offre complète, veuillez consulter le lien suivant:

http://www.asf.be/wp-content/uploads/2012/01/Offre-Assistant-CA-Bénévole-prol.pdf

·        Etudiant(e) ou diplômé, avec une sensibilité pour le développement/la coopération, la communication ou la pédagogie.

·        Connaissance et intérêt pour le secteur associatif, en particulier l’éducation au développement pour un public d’adolescents.

·        Maîtrise des logiciels informatiques courants.

·        Etre disposé à se déplacer dans des écoles à Bruxelles et en Wallonie. Etre en possession du permis B est un atout.

 

·        Qualités requises : esprit d’initiative, créativité, sens de l’organisation, bonnes capacités d’adaptation, facilité de contact/de témoignage devant des élèves du secondaire.

Dans le cadre de son volet Nord, DBA offre la possibilité à un étudiant ou diplômé d’effectuer un stage d’une durée de 3 mois (fin août – fin novembre) au siège de l’ONG, Avenue Van Volxem, 380 à Forest (Bruxelles). Le stagiaire participera activement au travail des 7 permanents et de l’équipe bénévole de l’association composée de 80 personnes.

Les thèmes de stage sont définis selon les besoins de l'ONG et du stagiaire mais sont principalement axés sur le pôle d’activité « éducation au développement » de l’organisation.

Les principales activités du stagiaire seront :

-      Participation à la campagne de présentation du projet DBA dans diverses écoles secondaires (coordination des contacts avec les écoles, mobilisation de l’équipe bénévole, présentations devant des classes de Bruxelles et de Wallonie) ;

-      Participation à l’élaboration d’outils d’éducation au développement (création de jeux et mise en situation, gestion et mise à jour de la vidéothèque et de la bibliothèque) ;

-      Participation à la gestion administrative de l'ONG.

 

Le stage n’est pas rémunéré.