Luxembourg

• At least 5 years of experience in project implementation for a development organization in a leadership role.
• Excellent team management and interpersonal skills.
• Proven competencies in project cycle management.
• Significant M&E expertise.
• Good knowledge of survey, data collection or statistic tools (e.g. SSPS, Kobo Tools).
• Experience building the capacity of staff and partners on planning, strategy, and M&E.
• Ample experience drafting project and donor reports (ideally donor proposals as well) for the European Union, WFP, UNFAO, bilateral organizations and other major institutional donors.
• At least a Master’s degree in agronomy and/or project planning and management.
• Excellent English writing, verbal communication, and negotiation skills.
• Identification with Caritas’ values of human dignity, solidarity, and sustainable development.
• Capacity to work under stressful conditions or in conflict-affected zones.

Languages

English : Excellent writing and speaking skills

French : Desirable

Other languages : Please specify the level of writing and speaking (Passive, fair, good, excellent)

 

IT competenties :
Word, excel,
Other: Good Knowlegde of Office software package  

 

Fondation Caritas Luxembourg (FCL) is an international non-government organization active across 11 countries. In South Sudan, FCL implements Food Security and Livelihood, Nutrition, Health, WASH and Humanitarian Aid projects with the financial support of several donors including the Government of Luxembourg, UNFAO and WFP. Its areas of operation are in Central and Eastern Equatoria States.

 

FCL is searching for a Programme Coordinator to support, coordinate and monitor projects in an integrated and cross-cutting way, and to reinforce the management of the team. The duty station is in Torit, South Sudan, with frequent visits to the project sites. Interested applicants are requested to submit their CVs and cover letter to secretariat@caritasluxssd.lu and Secretariat.CCI@caritas.lu by April 15, 2021. Female candidates are strongly encouraged to apply.

 

Objective

To supervise the implementation of FCL projects in response to beneficiary needs and according to project design documents (logical frameworks, rationale, budget, etc.).

 

Activities

Project implementation and proposal development

• Support the Head of Mission in the overall planning and development of FCL activities in South Sudan, specifically by conceptualizing new projects and drafting proposals to donors.
• Ensure and coordinate quality implementation of FCL projects in South Sudan by working closely with each project manager, team leader or other project staff.
• Assess project implementation challenges and develop measures to address them with a view to greater efficacy and efficiency.
• Ensure professional interactions between project teams and other stakeholders.

Monitoring & Evaluation and reporting

• Develop and manage a M&E framework and tools; coordinate the regular collection of harmonized data; and ensure project staff understand and utilize M&E tools and framework.
• Develop an annual, monthly and weekly workplan in collaboration with project managers, team leaders and implementing staff.
• Monitor the evolving needs of existing and potential FCL beneficiaries and propose adjustments to FCL programmatic priorities as needed.
• Assess risks and opportunities for the project portfolio.
• Contribute to and conduct quality assurance for donor reports, ensuring timely submission and conformity with FCL and donor standards and requirements.
• Prepare and coordinate the internal and external evaluation of FCL activities in South Sudan as required; assess the quality of evaluation reports and follow-up on any measures and recommendations proposed.
• Review and assess programme progress, capture lessons learnt and adapt programme strategies as necessary.

Capacity building

• Provide technical guidance on approaches and methodologies to team leaders and project managers.
• Identify the capacity needs of staff and partners and provide solutions to fill the gaps.
• Reinforce the professional and social responsibility of project teams.
• Provide personalized guidance and technical support to implementing staff to allow them to fulfil their duties.
• Develop and promote internal communication tools and enchance good pratice around managing cultural differences and conflict.

Budget Management

• Assist in the elaboration of project activity budgets and monthly financial forecasts accoding to the workplan.
• Contribute to the procurement process for project activities in consultation with project implementing staff, and the FCL Finance and Logistics team.
• Supervise project bugdet expenditures, ensuring adherence to FCL financial procedures and donor requirements.

Functional relationship

• Reports to the Head of Mission.
• Work in coordination with FCL Headquarters
• Supervises team leaders / project managers at project implementation level.
• Represents the Head of Mission at relevant donor and other meetings.
• Coordinates and liaises with the government, development agencies, and other partners in accordance with FCL policies and directives.
•  Closely coordinates activities with external service providers such as consultants and evaluators.

PROFIL REQUIS :

• Diplôme universitaire (Bachelor, Master) avec spécialisation en finance ou équivalent

• Expérience professionnelle dans une fonction similaire d’au moins 10 ans,

• Maîtrise indispensable du français, du luxembourgeois et de l’anglais. L’allemand est considéré comme un atout.

Savoir faire

• Maîtrise du cycle entier de la gestion financière et comptable
• Maîtrise des outils Windows (très bonne maîtrise d’Excel)
• Maîtrise des logiciels métiers internes à HI (Navision, Module contrat de financement

Pour postuler:

http://www.jobs.net/j/JXeaPgwd?idpartenaire=142&jobdetails=true

 

« Indignés face à l’injustice que vivent les personnes handicapées et les populations vulnérables, nous aspirons à un monde solidaire et inclusif, où toutes les différences nous enrichissent et où chacun peut vivre debout. »

Le réseau Handicap International change de nom et devient « Humanité & Inclusion ».

HI, Humanité & Inclusion est une organisation de solidarité internationale indépendante et impartiale, qui intervient dans les situations de pauvreté et d’exclusion, de conflits et de catastrophes. Œuvrant aux côtés des personnes handicapées et des populations vulnérables, elle agit et témoigne, pour répondre à leurs besoins essentiels, pour améliorer leurs conditions de vie et promouvoir le respect de leur dignité et de leurs droits fondamentaux.

Présente dans 63 pays, HI met en œuvre des activités au service des populations vulnérables, des populations réfugiées, déplacées et sinistrées, des personnes victimes de blessures et des populations exposées au danger des armes, munitions et engins explosifs.

HI est engagé dans une politique d’emploi en faveur des travailleurs handicapés.

CONTEXTE :

Handicap International à Luxembourg est l’une des huit associations nationales membre de HI, Humanité & Inclusion, une organisation de solidarité internationale indépendante et impartiale, qui intervient dans les situations de pauvreté et d’exclusion, de conflits et de catastrophes. **

Œuvrant aux côtés des personnes handicapées et des populations vulnérables dans près de 60 pays, elle agit et témoigne, pour répondre à leurs besoins essentiels, pour améliorer leurs conditions de vie et promouvoir le respect de leur dignité et de leurs droits fondamentaux. Indignés face à l’injustice que vivent les personnes handicapées et les populations vulnérables, les membres du réseau Humanité & Inclusion aspirent à un monde solidaire et inclusif, où toutes les différences nous enrichissent et où chacun peut vivre debout.

OBJECTIFS DU POSTE :

Le contrôleur financier est en charge de l’ensemble des activités ayant trait à la gestion des dépenses et des recettes de l'association (fonds privés et institutionnels).

Le responsable financier s’appuie sur les services partagés mis à disposition par la Fédération HI pour la gestion de la comptabilité (clôtures mensuelles et annuelles, suivi des comptes créances et dettes, et paiements hebdomadaires) et assure la gestion financière (établissement, révision et suivi des budgets) de l’Association Nationale dans une optique de services partagés avec le BENELUX.

Il exerce ses responsabilités dans le respect des obligations normatives et réglementaires luxembourgeoises et des principes et règles de gestion interne au réseau fédéral, et dans les délais exigés.

Il vient en appui aux demandes du directeur de l’Association Nationale Luxembourg (ANL) sur l’ensemble des processus financiers et travaille sous la supervision conjointe de ce dernier et du contrôleur financier Siège et AN. Il soutient les différents membres de l’équipe de l’ANL dans les processus d’élaboration et de révisions budgétaires et donne une communication complète, fiable et argumentée.

Il fait appel à des conseils externes nécessaires (conseil juridique, financier, fiscal et comptabilité) pour répondre aux questions qui lui sont adressées.

Au-delà du périmètre Luxembourgeois, il consacre une partie de son activité à la réalisation de missions définies en fonction des besoins du réseau Handicap International auquel adhère l’AN Luxembourg. Ces missions seront réalisées dans le cadre des activités financières mutualisées à la fédération.

Missions

Gèrer :

* Le contrôle de gestion financier

• Mise en place et suivi des outils permettant une gestion financière optimale des ressources générées et mises à disposition de l’ANL

* L’administration comptable

- S’assure du respect de la mise en œuvre du SLA signé avec la Fédération HI sur les aspects comptables : Clôture mensuelle des comptes, y compris la saisie des flux financiers et la réconciliation des comptes. Il peut être amené à effectuer ponctuellement des tâches comptables lorsque la situation ou l’urgence l’exige.

* Les audits statutaires

• Coordination de la préparation des audits statutaires (incluant l’audit des processus), formalités administratives et organisation de l’intervention ainsi que la justification des comptes aux auditeurs.

ETre le garant :

* de la conformité au cadre légal et de la transparence :

- Préparation, certification et dépôt des comptes annuels au RCSL.

• Le Directeur de l’ANL puis le C.A. (selon modalités définies par le Directeur de l’ANL) est régulièrement tenu informé de l’évolution de la situation financière de l’ANL

* de la conformité au cadre fiscal :

• Les liasses TVA sont reportées à l’administration fiscale luxembourgeoise annuellement.

Répondre aux demandes ayant trait aux sujets financiers :

• de la direction, par un accompagnement et des explications sur les procédures financières.

• de l’ensemble des membres de l’ANL, par un accompagnement sur les sujets financiers pour la communication, le marketing, les RH/mobilisation, les SG, les programmes et l’EDS.

• du C.A. en lien avec le Directeur de l’ANL et le Contrôleur Financier siège et AN.

• de la Fédération HI.**

Réaliser :

* le contrôle interne

• Mise à jour du document interne de délégation de signature au minimum 2 fois par an (Juin et Décembre).

• Mise à jour des pouvoirs bancaires – revue de ces pouvoirs 1 fois par an en octobre.

• Contribuer à l’amélioration des mécanismes de contrôle interne : mise à jour de la cartographie des risques, mise en place de plans d’actions pour leur prévention.

* le contrôle financier / pilotage financier de l’association

- Un suivi des budgets et dépenses avec la direction, réalisé sur une base hebdomadaire.

• Animation, suivi et mise en œuvre de l’ensemble du processus budgétaire et préparation des budgets et 3YP une fois par an avec élaboration d’un planning pour l’ANL et consolidation d’une proposition complète (format du compte d’exploitation PPD, explication des hypothèses principales et des grandes variations, BAS)

• Proposition, production et analyse des indicateurs de suivi et de pilotage financier (KPI). Identification des risques et préconisations pour en limiter les impacts.

• Préparation des outils de contrôle budgétaire et mise à disposition aux responsables budgétaires de l’ensemble de l’ANL (EDS, COM, MARKETING, PROGRAMME, RH, SG, MOBILISATION). Contrôle, compilation, analyse des variations et alerte la direction le cas échéant. Appui au pilotage financier.

• Préparation du compte d’exploitation réalisé selon le format PPD pour les clôtures de juin et décembre, à valider par le Directeur de l’ANL.

• Préparation des éléments financiers présentés à l’assemblée générale selon un format pré défini, en accord et validé par le directeur général.

• Mettre à disposition de tous ses interlocuteurs toutes les informations et analyses nécessaires au pilotage financier et à la communication financière.

* le contrôle de gestion des FI

Sur demande du PSO et ou du Directeur de l’ANL, appuie la gestion financière des contrats signés avec le MAEELUX (dont AC5, et AH) sur les processus suivants :

• Appui à l’élaboration des budgets, des avenants et des rapports, sous la supervision et en étroite collaboration avec le Contrôleur de Gestion (CG) programmes de la Fédération HI, afin d’y inclure la part des activités mises en œuvre par l’ANL (suivi et évaluation).

• Appui aux éventuelles demandes de versements à envoyer au MAEELUX, dans le cadre de l’Accord Cadre programme.

• Suivi des flux de trésorerie liés aux contrats de financement (du MAEELUX et vers la Fédération HI).

• Mise à jour du module de gestion des contrats de financements (NAV) sous la responsabilité du PSO.

• Révision des avenants sur les sujets concernant l’activité de l’ANL

• Contrôle la cohérence des rapports avec les affectations comptables.

• Répond aux questions et accompagne le PSO sur tous les sujets financiers

• Interface entre le CG Lead, les Programmes et la Direction dans le cadre de la compilation des rapports intermédiaires sous la responsabilité du PSO.

En partenariat avec l’équipe EDS, il appuie la gestion financière de l’AC sensibilisation :

• Elaboration des budgets en partenariat avec l’équipe EDS.

• Appui aux éventuelles demandes de versements à envoyer au MAEELUX.

• Suivi des flux de trésorerie.

• Mise à jour du module de gestion des contrats de financements (NAV).

• Révision des avenants.

• Compilation des rapports intermédiaires.

• Contrôle des rapports et notamment de la cohérence avec les affectations comptables.

• Répond aux questions et accompagne l’équipe sur tous les sujets financiers.

Sous l’autorité de la Direction et en partenariat avec les départements Programmes dont dépendent les frais administratifs, les Ressources Humaines et celui des Services Généraux, il assure la gestion financière de l’enveloppe des Frais Administratifs :

• Elaboration et révision des plafonds annuels en partenariat avec les équipes concernées (notamment EDS, RH et PSO)

• Suivi budgétaires régulier de l’enveloppe des Frais Administratifs

• Mise à jour module de gestion des contrats de financements (NAV).

• Compilation du rapport annuel et intermédiaire si nécessaire

• Avec l’appui du service comptabilité, gestion de l’audit annuel des Frais Administratifs.

• Préparation et envoi de la demande de remboursement à envoyer au MAEELUX.

• Répond aux questions et accompagne la Direction et les équipes sur la gestion de l’enveloppe des frais administratifs

* Assurer la trésorerie :

• S’assure de la disponibilité de cash à l’ANL pour couvrir ses besoins de fonctionnements pour le mois suivant hors contraintes bailleurs et comptes bloqués.

• Préparation des paiements fournisseurs.

Et mener à bien, en fonction de l’activité, des études et analyses opérationnelles permettant d’éclairer le management sur une problématique particulière. Il pourra également être amené à contribuer à d’autres activités et à des dossiers transversaux, notamment sur des projets stratégiques.

Profil :

• Diplôme universitaire ;
• Expérience de minimum 5 à 10 ans dans le domaine de la gestion financière et administrative au sens large, acquise de préférence dans des petites structures au Grand-Duché de Luxembourg ;
• Expérience de minimum 3 ans en gestion et suivi de projets de développement et/ou d’aide d’urgence ;
• Expérience dans un ou plusieurs pays en développement ;
• Très bonnes capacités organisationnelles et rédactionnelles ;
• Mobilité dans les pays d’intervention (une mission minimum par an) et en Europe (participation à des groupes de travail et réunions internationales) ;
• Intérêt marqué ou expérience professionnelle dans le domaine de la protection de l’enfance ;
• Maîtrise des langues française et anglaise (niveau C1 minimum) ; connaissances en luxembourgeois constituent un atout.
• Maîtrise des outils informatiques classiques sous environnement Windows ;
• Esprit d’initiative, dynamisme, autonomie, pragmatisme et sens du relationnel dans un environnement associatif et multiculturel.

L’ONG luxembourgeoise SOS Villages d’Enfants Monde a.s.b.l. (SOS VEM) recrute un.e Directeur/Directrice administratif.ve et financier.ère (CDI, minimum 32h/sem.).

Contexte : SOS VEM cofinance et appuie la mise en œuvre de programmes de développement et d’urgence en particulier en Afrique de l’Ouest, au Moyen-Orient et en Afrique centrale (fonds dédiés à l’urgence et à la réhabilitation) avec le soutien financier du Ministère luxembourgeois des Affaires étrangères et européennes (MAEE)

Responsabilités :

Le Directeur/la Directrice administratif.ve et financier.ère (ADMINFI) est en charge de la supervision, de la coordination et du contrôle des fonctions administrative, financière, programmatique, RH et IT de l’association qui fait partie de la fédération internationale SOS Villages d’Enfants. Sans en être directement responsable, le Directeur/la Directrice ADMINFI contribuera à la coordination et au suivi des fonctions communication et collecte de fonds de l’association.

Rattaché.e à la Direction générale et membre du Comité de direction, le Directeur/la Directrice ADMINFI participera activement à la définition et au suivi des objectifs stratégiques de l’organisation ainsi qu’au développement de celle-ci.

• Formation supérieure dans le domaine de la gestion/finance
• Expérience professionnelle de 3 ans, dont minimum 2 en mission humanitaire
• Expérience en remote management (gestion à distance) est un atout
• Expérience dans le domaine de la logistique humanitaire souhaitée
• Connaissance du logiciel SAGA constitue un sérieux atout
• Connaissance du HCR et ECHO constituent des sérieux atouts
• Expérience professionnelle au sein du Mouvement Croix-Rouge constitue un atout
• Excellente maîtrise à l’oral et à l’écrit de la langue française. Connaissances de base de l’anglais.
• Maitrise du pack office (Word, Excel, Powerpoint)
• Permis de conduire voiture catégorie B

La Croix-Rouge luxembourgeoise recrute

Délégué(e) administration, finance et logistique à Bamako (Mali)

pour la mission de l’Aide internationale de la Croix-Rouge luxembourgeoise A.S.B.L. au MALI en CDD de 12 mois à partir de 15 Aout– renouvelable – Statut : non accompagné (Réf : AN2006-01089)

Le poste est basé à Bamako avec des déplacements dans les zones d’intervention, selon les conditions de sécurité.

Les projets mis en œuvre consistent en l’assistance aux populations déplacées et/ou vulnérables dans le domaine des abris, de l’eau et de l’assainissement et enfin, de la résilience. Ces projets sont actuellement mis en œuvre avec des fonds du Ministères des affaires étrangères et européennes luxembourgeois, des fonds du UNHC et des fonds propres.

Missions :

Sous la responsabilité du chef de mission au Mali et des responsables opérationnels, administratifs et financiers au Luxembourg :

• Assurer la responsabilité de la gestion financière de la mission et s’assurer de la bonne utilisation des fonds mis à disposition ( suivi financier et éventuels amendement budgétaire, etc.)
• Assurer la gestion administrative des projets 
• Assurer la logistique des projets (appels d’offres, commandes, gestion du stock, gestion des fournisseurs, etc.), en veillant à respecter les procédures
• Assurer la mise en œuvre du plan du plan d’achat de la mission dans les délais
• Mettre en place les procédures et outils nécessaires au bon fonctionnement de la mission
• Garantir le respect et l’utilisation des procédures et outils Admin/Fin/Log sur le terrain mais aussi des conditions financières des bailleurs
• Assurer le recrutement et la gestion des ressources humaines locales – Services Supports
• Accompagner la Croix-Rouge malienne dans le renforcement de ses compétences ; Assurer la formation du personnel en matière de procédures administratives, logistiques et comptables

 

Les candidatures sont à soumettre via notre site internet www.croix-rouge.lu/recrutement.

En cas d’embauche un extrait de casier judiciaire vous sera demandé aux fins de l’appréciation de votre honorabilité compte tenu des besoins spécifiques du poste à pourvoir.