You meet the following qualifications:

Education

• Master’s degree in business, public administration, finance, accounting, management of non-profit organizations, or other areas relevant to the position. Bachelor’s degree with +5 years additional experience also considered;

Qualifications

• Master’s degree in business, public administration, finance, accounting, management of non-profit organizations, or other areas relevant to the position. Bachelor’s degree with +5 years additional experience also considered;
• Excellent command of English required and of either French or Dutch. Knowledge of French, German or Arabic a strong added value;
• Excellent knowledge of Belgium legal framework for ASBL / VZW; 
• Excellent knowledge of the European Union’s (i.e. PRAG)  rules and procedures related to development cooperation. Knowledge of other key European governments’ rules and procedures a plus.

Expertise

• 10 years of related professional experience;
• At least 3 years of experience working in the development field;
• At least 2 years with a similar level of responsibilities in a non-profit or for-profit organization in Europe or abroad;
• Proven experience of managing EU Contracts and Grants. Additional in-depth knowledge of Contracts and Grants of other EU member states a strong added value;
• Proficiency in Microsoft Office programs, i.e., Excel, Word, PowerPoint, etc., and the ability to use various commercially available accounting and financial software programs;
• Excellent organizational, analytical, and English oral and written communication skills; 
• Demonstrated supervisory skills and experience; 
• Highly organized and efficient to manage large portfolios;
• Experience managing and leading teams in a matrix organizational structure.
• Experience living and working in a conflict-affected country a plus;

Critical competencies

• Dynamic and flexible self-starter with an entrepreneurial spirit, with a desire to be part of a growing international organization;
• A team-builder and manager of people with excellent communication and relationship-building skills;
• Sufficiently experienced to command the respect of staff, external peers and partners;
• Ability to demonstrate managerial courage and decision making;
• Resourceful and able to find cost-effective creative solutions to address complex challenges and strengthen the organization’s operational capacity;
• Ability to value and consider the perspectives of all parties and to work across diverse cultures;
• Ability to integrate Search vision, mission and core values, integrity and accountability throughout all organizational and business practices and lead by example;
• Commitment to Search Values: Shared Humanity, Empathy, Impartiality, Inclusivity, Courage, Hope, Humility, Audacity.

 We can unfortunately only consider applicants that currently are allowed to work in Belgium.

Location: This position is based in Brussels with an expectation for international travel to conflict- or post-conflict countries where Search implements projects (15-20% expected travel).

Employment: full-time, with the possibility of a 4/5th part-time. The start date is scheduled for june 1.

To apply

To apply, interested candidates should send the following items  to our employment portal here:

• current resume
• cover letter

_____________________________________________________________

Only applicants invited for an interview will be contacted. No phone calls, please. Please see our website www.sfcg.org for full details of our work.
All Search Employees must adhere to the values: Shared Humanity - Empathy - Impartiality - Inclusivity - Courage - Hope - Humility - Audacity. In accordance with these values, Search enforces compliance with the Code of Conduct and related policies on Anti Workplace Harassment, Protection from Exploitation and Abuse, Child Safeguarding, Conflict of Interest and Anti-fraud.

View our privacy policy here and our code of conduct here.

Position Summary

We are looking for a seasoned colleague to join our team and lead the Finance and Administration of our European entity. The Finance and Administration Director will ensure the sound management of the ASBL/VZW in all aspects related to finance, administration, legal, human resources, and contractual matters.  S/he manages the administrative and logistic team in Brussels (2 staff) and has dotted line supervision to regional and country teams where Search is implementing activities. S/he plays a key role in establishing systems to ensure proper financial and administrative oversight of the contracts signed by Search for Common Ground Europe and implemented in our country offices across the globe.  S/he establishes the yearly budget of the ASBL/VZW, presents the yearly accounts to the Board of Directors and manages yearly and project-related audits. S/he manages the Human Resources of Search’s Brussels office and nurtures a positive work atmosphere.

 S/he works in partnership and under the supervision of the Executive Director. S/he works in close collaboration with the European Affairs and Partnership Manager and with Search-US’ Vice Presidents for Finance and HR & Administration.

Please click here for the full Organizational Context of this role.

 Key Responsibilities

Roles and responsibilities include:

Overall  management

• The Finance and Administration Director is part of Search’s Senior Management Team. As such, s/he feeds into the reflexion about the strategic direction of the organization and about the measures needed to safeguard the health and sustainability of the organization;
• S/he supports the organization in successfully designing and delivering two strategically important processes: the Alignment and Sustainability process which includes the deployment of a Global Services Team functions optimally across local, regional, and HQ offices; as well as the “automatization” process for the European entity;
• S/he contributes to coordination mechanisms between Search’s various entities and offices, where Search’s European entity is represented (shared services hub, global service team, etc.).

Finance management

• S/he ensures effective financial oversight of all grants and contracts signed by Search, in close collaboration with sister organization Search-US and in the spirit of our shared management services. Where systems to effectively provide oversight are missing, s/he offers solutions on how to structurally address these gaps. 
• S/he leads the process of further automatization of Search for all matters that relate to financial management and oversight;
• S/he leads the process of audit-management of the organization, both for the yearly organizational audit and for the project-related audits in the field ;
• S/he offers regular analysis of Search’s general accounts and financial health and alerts the Director and the Board of any risks and opportunities;
• S/he acts as a focal person for all EU and European member states grants and contract audits and financial reports;
• S/he ensures the quality and compliance of all budgets, financial reports and other financial documents submitted to donors in line with our contractual obligations;
• S/he serves as in-house expert on key Europe donors’ budgeting guidelines and best practices in terms of budgeting, eligibility rules and finance reporting: s/he builds and maintains an in-depth understanding of key donors budgeting mechanisms and puts in place mechanisms to ensure that countries benefiting from these funds have the necessary capacities to manage it in all compliance;
• S/he oversees the accounting of Search offices manages a bank account and cash-flow to country offices.

Administrative management

• S/he keeps abreast of rules and regulations pertaining to Belgian ASBL / VZW and alerts the Director of measures that need to be taken to maintain Search’s compliance. S/he leads on the implementation of said measures;
• S/he keeps abreast of rules and regulations pertaining to Search’s main donors in Europe, and ensures that Search remains eligible to European donors’ funding frameworks;
• S/he supervises Belgium office administrative staff as well as staff seconded to field offices or specific projects managed globally by Search; 
• S/he leads the process of further automatization of Search for all matters that relate to administrative management and oversight of projects managed by Search across the world (includes putting in place a secondment system for staff outside of Europe);
• S/he ensures that Search is equipped with relevant, contextually-adapted policies and procedures related to IT, Communications, Operations, HR, insurances, Control, Code of Conduct including Ethics and Reporting of Abuses;
• Data management: S/he ensures adherence to GDPR and local data protection regulations for all tangible data;
• Health and Safety: S/he ensures the office meets health and safety standards.

As job descriptions cannot be exhaustive, the position holder may be required to undertake other duties that are broadly in line with the above key responsibilities.

• Je hebt inzicht in de Noord-Zuidproblematiek en identificeert je met het solidariteitsproject van Kinderen Derde Wereld.
• Je hebt leidinggevende ervaring en kan terugvallen op managementcompetenties. Je kan mensen individueel, maar ook groepen en processen coachen en aansturen.
• Je beschikt over een Master diploma (of bouwde gelijkwaardigheid op door ervaring) en beschikt over relevante ervaring in de sector en/of het Zuiden.
• Je hebt inzicht in theoretische, methodologische en praktische aspecten van ontwikkelingsprocessen.
• Je bent nauwkeurig en flexibel en kunt zowel en in team werken, als het werk op een efficiënte en zelfstandige manier organiseren.
• Je kan vlot werken in het Nederlands, het Frans en het Engels. Daarnaast heb je een basiskennis (minimaal passieve taalkennis) van het Spaans.
• Je bent bereid tot een tweetal dienstreizen per jaar.
• Je kan zonder problemen overweg met MS Windows (Word, Excel, PowerPoint, Outlook…). 

Samen met een 35-tal partnerorganisaties in het Zuiden en vele vrijwillige medewerkers en leden in België, maakt Kinderen Derde Wereld dagelijks werk van duurzame ontwikkeling.

We zetten daarbij zelf geen projecten op in het Zuiden, maar steunen de eigen plannen van groepen mensen ter plaatse.

‘Recht op onderwijs’, ‘strijd tegen ongelijkheden’ en ‘inspraak en goed bestuur’ zijn de belangrijkste terreinen waarop KDW actief is.

We realiseren/steunen projecten/programma’s in een tiental landen in Afrika, Azië en Latijns-Amerika:

• DR Congo, Oeganda, Senegal, Burundi en Togo.
• Filippijnen en India.
• Brazilië, Colombia en Mexico.    
   

 

Als Programme Manager maak je deel uit van het management team van Kinderen Derde Wereld vzw. Je rapporteert, na je opleidingsperiode, rechtstreeks aan de Directeur/directrice.

Opdracht

Je stuurt zowel het strategisch beleid als verzekert de dagelijkse werking van de Zuid-Programma’s

• Als lid van het management team bepaal je mee het beleid van de organisatie en zorg je voor een goede wisselwerking met de andere diensten (strategie, communicatie, fondsenwerving, … )
• Je geeft op een resultaatsgerichte manier leiding zodat het programmabeleid van KDW in de verschillende landen gerealiseerd wordt. Je zorgt dat de expertise van de verschillende medewerkers en partners maximaal ingezet kan worden. Je verzekert samen met de betrokken leden, de monitoring en interne evaluaties, en organiseert externe evaluaties van bepaalde programma’s.
• Je organiseert en modereert vergaderingen met betrokken leden en medewerkers.
• Je verzorgt de contacten met de voornaamste publieke en private donateurs, en vertegenwoordigt de organisatie (nationaal en internationaal), bouwt strategische relaties binnen de sector uit, neemt deel aan beleidsdialogen met de Belgische Overheid en je kan de vereniging en haar internationale programma’s aan diverse groepen van o.a. stakeholders en donoren voorstellen.

 

 

 

En tant que responsable administratif-ve et financier-ère, vous travaillerez en étroite collaboration avec
la coordinatrice au siège, et avec les responsables administratifs et financiers sur nos terrains
d’intervention. Vous interagirez étroitement avec les chargés de programmes pour accompagner
l’exécution de nos actions, de façon à assurer une cohérence optimale entre le déroulé de nos actions,
notre équilibre financier et nos diverses obligations auprès de nos bailleurs de fonds. Vous serez
directement appuyée par un aide comptable et une secrétaire au siège.
Vous présenterez régulièrement nos comptes et prévisions financières et budgétaires auprès du Conseil
d’Administration.
 

DESCRIPTION DE POSTE Poste : responsable administratif-ve et financier-ère Lieu d’affectation : Gembloux - Belgique

Eclosio est l’ONG de l’Université de Liège. Sa mission est de renforcer des initiatives respectueuses de
l’humain et de l’environnement. Pour ce faire, elle s’appuie sur sa position privilégiée, à l’intersection de
la communauté universitaire et de la société civile.
A Liège et Gembloux, Eclosio sensibilise et mobilise la communauté universitaire autour des questions
de développement durable, de l’interculturalité et de la solidarité internationale.
Au Sénégal, au Bénin, en Guinée, au Pérou, en Bolivie et au Cambodge, Eclosio offre un appui aux
familles vulnérables (en particulier aux femmes et aux jeunes) et aux organisations qui les représentent.
Ses projets visent principalement à améliorer l’accès aux moyens de production (semences, matériels,
intrants), de transformation et de commercialisation, à faciliter la transition vers l’agroécologie, à
améliorer la qualité nutritionnelle de l’alimentation, en particulier des femmes et des enfants, à
améliorer l’insertion vers l‘emploi, à gérer les ressources naturelles.
Plus d’informations sur notre site www.eclosio.ong
Nous sommes actuellement à la recherche d’un-e responsable administratif∙ve et financier∙ère.

Votre profil 

• Vous avez obtenu un Master. Votre diplôme est reconnu par la Fédération Wallonie – Bruxelles ou NARIC Vlaanderen. (joindre une copie de votre équivalence dans votre candidature le cas échéant) ;
• La possession d’une première expérience professionnelle significative dans le domaine de la coopération internationale constitue un atout ;
• Vous possédez une connaissance approfondie du paysage institutionnel belge, européen et international en matière de coopération internationale ainsi que du contexte géopolitique des villes jumelées (dont, de l’Afrique et du Moyen-Orient) ;
• Vous possédez les compétences techniques suivantes :
  • • Techniques de gestion de projets (portefeuille de projets), y compris la gestion des risques ;
    • Techniques de conduite de réunions, de communication et de négociation ;
    • Techniques propres à la profession (animation, prise de parole en public/conférences, etc.)
• Une connaissance pratique de la législation sur les Marchés publics constitue un atout ;
• Vous êtes « orienté.e solutions », organisé.e et structuré.e ;
• Vous possédez un excellente maitrise du français et une très bonne connaissance de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit ;
• Vous faites preuve d’adaptation, d’enthousiasme et d’autonomie ;
• Vous avez le sens du contact, êtes empathique, faites preuve d’ouverture d’esprit et de résistance au stress ;
• Le sens de l’initiative et une attitude proactive sont essentiels à cette fonction.
• Vous êtes capable de gérer plusieurs projets simultanément dans des délais déterminés ;
• Vous possédez une belle force de conviction, de proposition et de négociation ;
• Vous êtes capable de gérer votre temps, de fixer les priorités et de planifier les actions à mener ;
• Vous maitrisez l’outil informatique: Microsoft Office (Word, Excel, outlook) ;
• Vous êtes en possession du brevet linguistique de seconde langue écrit et oral organisé par le SELOR ou disposez des connaissances suffisantes pour l’obtenir à court terme ;
• Vous êtes disponible immédiatement.

Vos conditions de travail

• Un environnement de travail agréable et respectueux de l’équilibre travail-vie privée. Un environnement professionnel passionnant au sein d’une équipe dynamique ;
• Contrat de remplacement à temps plein ;
• Horaire flexible ;
• 31 jours de congés annuels ;
• Intervention totale de l’employeur dans les frais de déplacement (transports en commun, vélo, piéton) ;
• Restaurant d’entreprise pratiquant des prix démocratiques ;
• Une formation continue de minimum 5 jours par an.

Votre rémunération

• Traitement de départ minimum A1.1 échelon 0 (sans ancienneté) : 3.057,39 EUR (salaire mensuel brut, déjà adapté à l’index actuel, allocations réglementaires non comprises) ;
• Valorisation de maximum 6 années d’ancienneté du privé ou plus s’il s’agit d’une expérience professionnelle dans le domaine public (A titre indicatif : A1.1 échelon 6) : 3.391,90 EUR (salaire mensuel brut),
• Possibilité de bénéficier d’une allocation de bilinguisme (232.71 EUR brut/mensuel).

Prêt à relever le défi ?

Envoyez votre candidature (lettre de motivation et CV) par courrier à Monsieur Frédéric OLVOET, Administration communale d’Ixelles, Département RH, Service Recrutement, Chaussée d’Ixelles 168 à 1050 Ixelles ou par courriel à frederic.olvoet@ixelles.brussels pour le 27 décembre 2019 au plus tard.

La commune d'Ixelles sélectionne les candidats sur base de leurs compétences et ne fait pas de distinction d'âge, de sexe, d'origine ethnique, de croyance, de handicap ou de nationalité

Votre mission

Vous assurez le développement et la réalisation de projets et d’activités contribuant au développement des politiques de solidarité, d’échanges internationaux, de sensibilisation et de valorisation de l’interculturalité au sein de l’espace ixellois, en cohérence avec la vision stratégique de la  Commune d’Ixelles. Vous mettez en place, consolider et mobiliser les réseaux et les synergies nécessaires à la réalisation des politiques précédemment citées. 

Vos activités principales

Gestion d’un portefeuille de projets

• Vous coordonnez simultanément plusieurs projets et en établissez les priorités ;
• Vous analysez les besoins, demandes et opportunités ;
• Vous définissez les projets et étudiez leur faisabilité sur les plans technique, économique, et humain en fonction des objectifs stratégiques et des priorités ;
• Vous anticipez les risques et les impacts ;
• Vous développez les projets et en accompagnez la bonne réalisation en assurant la programmation, le pilotage et l’ajustement des différentes phases ;
• Vous fédérez les acteurs concernés à chaque phase des projets ;
• Vous contrôlez l’état d’avancement dans le respect des objectifs fixés ;
• Vous assurez la communication autour des projets auprès des acteurs internes et externes (ex. hiérarchie, partenaires, ONG, pouvoir(s) subsidiant(s), public ixellois…) ;
• Vous évaluez les projets et en tirez les conclusions ;
• Vous participez à des missions courtes et limitées à l’étranger et à l’accompagnement de groupes lors de leurs séjours en Belgique

Administration

• Tout au long des différentes étapes des projets, vous préparez et suivez les dossiers soumis aux autorités et/ou au pouvoir(s) subsidiant(s) et vous rédigez les documents administratifs requis (rapports destinés au(x) pouvoir(s) subsidiant(s), calendriers, budgets, PV de réunions…) ;
• Vous recherchez des sources de financement, introduisez les demandes de subsides et en assurez le suivi ;
• Vous assurez une gestion comptable saine des projets et des dossiers qui vous sont alloués (budgets, subsides, factures, …) ;
• Vous gérez des mises en concurrence et des marchés publics (de la soumission à l’attribution).