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Belgium

Détails de l'annonce

Organisation : ULB-Cooperation
Site web : https://www.ulb-cooperation.org
Adresse email : julie.simon@ulb-cooperation.org
Lieu de l'emploi : Bruxelles /
Fichier : PDF icon 2022.12_offre_emploi_gestionnaire_financier_bxl.pdf
Type d'emploi : Contrat à durée indéterminée
Type de contrat : Temps plein
Fonction : Gestion financière
Date de publication : 10/01/2023
Date limite : 28/02/2023

Profil

  •  

Qualifications

  • Diplôme BAC+3 minimum
  • Expérience de gestion financière de projets de minimum 3 ans (élaboration de budgets, suivi de budgets, montage financier, rapportage, comptabilité…)
  • Notions de comptabilité générale
  • Excellentes compétences en Excel (atout : utilisation des macros, VBA…)
  • Compétences en gestion budgétaire basée sur la comptabilité analytique/par centre de coûts
  • Maitrise de la Suite Office (Word, Outlook, Teams…)
  • Connaissance des spécificités des asbl
  • Bonnes capacités rédactionnelles et de présentation orale, en français
  • Capacités d’apprentissage rapide, notamment TIC
  • Atout : expérience en passation de marchés
  • Atout : connaissance du secteur de la coopération
  • Atout : connaissance du logiciel Winbooks
  • Atout : connaissance des réglementations UE, DGD et AFD
  • Atout : connaissance de l’anglais

Qualités

  • Rigueur et souci du détail et de la qualité
  • Respect des délais et sens de l’organisation
  • Capacité d’analyse, de synthèse et de prise de recul
  • Capacité à travailler harmonieusement en équipe
  • Sensibilité interculturelle
  • Adaptabilité, respect et tact
  • Attitude orientée solution
  • Intégrité et probité intellectuelle et morale
  • Adhésion à la vision et aux missions d’ULB-Coopération
  • Un brin d’humour est vivement souhaité.
  • Disposer, au moment de la candidature, de la capacité légale de travailler en Belgique

Description

ULB-Coopération est l’ONG de l’Université libre de Bruxelles. L’ONG recherche un·e gestionnaire financier·ère de projets.

ULB-Coopération est spécialisée en santé et systèmes de santé, en gestion des territoires et des ressources, en appui à l’entreprenariat et à la gestion, et en éducation à la citoyenneté mondiale et solidaire. Elle développe la majorité de ses actions en République démocratique du Congo, au Burkina Faso, au Sénégal et en Belgique. Le modèle de coopération soutenu appuie des actions durables développées par des acteurs de changement locaux, issus de la société civile, de la fonction publique et du secteur privé. Chaque action est renforcée par un volet formation et un volet recherche.

Poste

Le·la gestionnaire financier·ère de projets est basée dans nos bureaux à Bruxelles. Il·elle est membre de la Cellule Administrative et Financière qui regroupe l’ensemble des gestionnaires de projets, comptables, assistantes administratives et est sous la supervision directe de la responsable de cellule. À terme, la personne recrutée pourrait éventuellement être amenée à intégrer certains projets d’Uni4Coop, consortium qui réunit les 4 ONG universitaires belges (Eclosio, Fucid, Louvain Coopération et ULB-Coopération).

En collaboration avec les chargés de projet du siège, il·elle assure la gestion administrative et financière du projet, dans le respect de la législation, du contenu contractuel du projet, des réglementations des bailleurs et des procédures d’ULB‐Coopération. Il∙elle appuie et conseille le∙la chargé∙e de projet dans l'élaboration des budgets projets et leur mise en œuvre, du point de vue administratif et financier.

Au niveau des bureaux locaux, Il∙elle collabore et appuie les RAF, gestionnaires financiers et comptables, dans la gestion comptable, financière et administrative. Il∙elle veille à la bonne utilisation des différents outils prévus dans les procédures (programme comptable…), au classement des pièces justificatives et au contrôle interne de l’organisation. Il∙elle réalise des missions de suivi financier auprès des partenaires et coordinations locales.

Tâches

  • Gestion financière des projets
    • Assurer le suivi budgétaire des projets
    • Élaborer et valider les rapports financiers aux bailleurs et partenaires
    • Veiller au respect des procédures financières
    • Appuyer l’élaboration des passations de marché et des appels d’offre
    • Organiser les flux financiers selon la planification
    • Élaborer les budgets des projets avec le∙la chargé∙e de projets
  • Gestion administrative des projets
    • Maîtriser les procédures administratives et financières des bailleurs
    • Encadrer et former les partenaires/équipes sur les procédures
    • Évaluer et mettre à jour le manuel de procédures
    • Veiller au respect des procédures administratives
    • Rédiger les documents administratifs nécessaires au projet (personnel, assurance, etc.)
  • Appui aux différents bureaux d’ULB-Coopération (Bruxelles et coordinations locales)
    • Contrôler et suivre les comptabilités des différents bureaux (bureaux locaux et siège)
    • Encadrer les audits financiers des projets et assurer leur suivi
    • Participer au processus de contrôle interne de l’organisation

Conditions d’emploi

Salaire brut mensuel en accord avec les barèmes d’ULB-Coopération (Grille CP 329.02), en fonction du diplôme et de l’expérience reconnue.

Chèques-repas après 6 mois de contrat. Remboursement intégral des déplacements domicile-travail. 6 jours de congés extra-légaux annuels, au prorata des prestations de l’année en cours.

Prestations ponctuelles possibles à l’étranger (missions de minimum 15 jours) dans les pays d’intervention d’ULB-Coopération et d’autres régions couvertes par le consortium Uni4Coop.

Processus de recrutement

Le dépôt de candidature comporte 2 éléments obligatoires :

Pour être considérées, les candidatures seront complètes.

Nous nous réservons la possibilité de ne pas répondre aux candidatures non retenues.

Nous analyserons les candidatures dès le 30 janvier , les dossiers peuvent être déposés dès la date de publication de la présente offre. Nous clôturerons le recrutement selon les dossiers pertinents reçus.

Selon le nombre de candidatures reçues, une épreuve écrite pourra être organisée.

Les interviews auront lieu dans les bureaux d’ULB-Coopération à Bruxelles, la semaine du 6 février (à confirmer).

Détails de l'annonce

Organisation : CARITAS International Belgique
Site web : https://www.caritasinternational.be
Adresse email : b.vanraemdonck@caritasint.be
Lieu de l'emploi : Bruxelles /
Type d'emploi : Contrat à durée indéterminée
Type de contrat : Temps plein
Fonction : Coordination
Date de publication : 09/01/2023
Date limite : 22/01/2023

Profil

PROFIL

  • Expérience professionnelle d’au moins 5 ans dans la gestion de programmes humanitaires, dont quelques années à l’étranger ;
  • Expérience dans la formulation et l’écriture de programmes humanitaires pour des bailleurs institutionnels (DGD, ECHO) ;
  • Connaissances des procédures des bailleurs humanitaires ;
  • Maîtrise de la gestion et des méthodologies de projet : PCM… ;
  • Connaissance des thématiques telles que cash, DRR, protection… ;
  • Très bonne connaissance de l’anglais, du français et/ou du néerlandais ;
  • Être prêt-e à faire des missions à l’étranger ;
  • Être flexible, minutieux/euse, innovatif/ve et résistant-e au stress.

Description

COORDINATEUR/RICE POUR LES PROGRAMMES HUMANITAIRES

CDI – Temps plein – Bruxelles

 

Caritas International appartient à un réseau mondial de 162 organisations chrétiennes de solidarité, actives ensemble à travers 200 pays et régions. A l’étranger, nous venons en aide aux victimes de catastrophes et de conflits, de la faim et de la pauvreté. En Belgique, nous apportons une réponse humaine et individuelle au parcours migratoire de chacun-e. Notre action vise en priorité les personnes les plus vulnérables, sans aucune forme de discrimination.

Pour la cellule humanitaire du département de Coopération internationale, nous recherchons actuellement un-e :

Coordinateur/rice pour les programmes humanitaires

RESPONSABILITES PRINCIPALES

  • Analyse des contextes géopolitiques et des possibilités d’intervention dans les crises dans le monde (en fonction des priorités et en collaboration avec le réseau international de Caritas) ;
  • Appui aux gestionnaires et aux antennes à l’étranger dans l’identification, la formulation et le suivi des programmes humanitaires financés par la DGD, ECHO ou d’autres bailleurs ;
  • Gestion et coordination des programmes humanitaires multipays (DGD ou autre) ;
  • Suivi et mise à jour de la stratégie humanitaire de Caritas International ;
  • Etablissement et suivi du budget humanitaire ;
  • Prospection des possibilités de subsides auprès des bailleurs humanitaires ;
  • Networking avec d’autres ONG humanitaires, bailleurs et membres du réseau Caritas ;
  • Appui dans le plaidoyer des dossiers humanitaires.

INTÉRESSÉ-E ?

Envoyez votre candidature (CV + lettre de motivation) à cv@caritas.be avec « Coordinateur/rice programmes humanitaires » dans l’objet de l’e-mail pour le 22 janvier 2023 au plus tard.

Caritas vous offre une fonction variée, riche en défis humains au sein d’une équipe dynamique faisant partie d’une organisation internationale de premier plan.

La personne retenue devra fournir 2 références professionnelles et un extrait de casier judiciaire 596-2.

Pour recevoir plus d’informations sur le poste, vous pouvez contacter Bernadette Van Raemdonck : b.vanraemdonck@caritasint.be

Détails de l'annonce

Organisation : EURODAD
Site web : https://www.eurodad.org/debt_justice_team_intern
Lieu de l'emploi : Brussels /
Type d'emploi : Stage
Type de contrat : Temps plein
Fonction : Plaidoyer
Date de publication : 09/01/2023
Date limite : 31/01/2023

Profil

In this internship position you will support Eurodad’s debt justice team. This includes assisting in the Monitoring, Evaluation, Accountability & Learning (MEAL) processes, organising meetings and events, dealing with travel arrangements, and supporting the debt justice team work, particularly on project administration, network strengthening, campaigning strategies and information sharing. The successful candidate will have knowledge or experience (professional or volunteer) in project administration, network coordination and/or events organisation, with strong interpersonal and communication skills and willingness to work in a multicultural context, and the ability to plan, organise and implement on their own initiative. They will be excited by working at the cutting edge of development finance and climate finance policy campaigns for transformative change.

  • Key contacts: Eurodad colleagues, Eurodad members and other civil society organisations in Europe, Africa, Asia, Latin America and the US.
  • Contract & location: Brussels-based, six-month remunerated internship contract (Convention d’Immersion Professionelle). 
  • Attractive benefits package including private Hospitalisation, Ambulatory and Dental insurance (DKV), meal & eco-vouchers, travel insurance and contribution to private pension plan.

You can find more information about the job description here

Please apply for the position here

Description

About Eurodad: 

Eurodad (the European Network on Debt and Development) is a network of 50 civil society organisations (CSOs) from 20 European countries, which works for transformative yet specific changes to global and European policies, institutions, rules and structures to ensure a democratically controlled, environmentally sustainable financial and economic system that works to eradicate poverty and ensure human rights for all.

Eurodad is an equal opportunity employer and considers applicants for all positions without regard to race, colour, religion, creed, gender, national origin, age, disability, marital or veteran status, sexual orientation, or any other legally protected status. All employment decisions are made entirely on merit. We strongly encourage persons with disabilities to apply.

Détails de l'annonce

Organisation : Miel Maya Honing
Site web : https://www.maya.be
Lieu de l'emploi : Liège /
Fichier : PDF icon charge_de_mission_apiculture_5_01_23.pdf
Type d'emploi : Contrat à durée indéterminée
Type de contrat : Temps partiel
Fonction : Gestion de projet
Date de publication : 09/01/2023
Date limite : 11/02/2023

Profil

 Profil 

  • Niveau bachelier ou master. Agroécologie, Études du développement, Agronomie, Bio ingénieur, Géographie, Biologie, Zoologie, … 
  • Expérience avérée en apiculture. 
  • Expérience professionnelle d’au moins 3 ans dans la coopération.
  • Maîtrise les outils de gestion du cycle du projet.
  • Aptitude pédagogique. 
  • Esprit de synthèse. 
  • Capacité́ à entretenir et développer un réseau de relations professionnelles. 
  • Capacité à travailler en équipe. 
  • Esprit d’initiative et d’autonomie. 
  • Langues : français (espagnol est un plus).
  • Flexibilité pour la réalisation de (1 à 2 /an) missions à l’étranger. 
  • Engagement en faveur d’un monde plus juste, solidaire et durable. 

Conditions et procédure :  

Le contrat proposé sera un CDI. Ce poste offre une grande flexibilité d’horaire en termes de répartition du temps de travail et de télétravail. MMH offre un salaire aligné sur la convention collective 329.2, prenant en compte les années d’expérience. Nombreuses opportunités de formation.  MMH propose un temps de travail de 0,8 ETP. 

Envoyer CV + lettre de motivation + 2 références, uniquement par courriel, à info@maya.be. 

 Les candidat.e.s sont encouragé.e.s à se candidater sans tarder. Le recrutement est ouvert jusqu’à ce que la position soit pourvue. Date d’entrée en fonction prévue : aussitôt que possible.

Description

(0,8 Équivalent Temps Plein) 

Miel Maya Honing (MMH) est une ONG agréée et une ASBL. L’organisation cherche à étoffer et diversifier son équipe professionnelle ; elle s’entoure d’une équipe dynamique, flexible et motivée par l’apiculture, l’agroécologie et le commerce équitable. Son siège social est situé à Liège (Saint Walburge). 

MMH collabore avec une grande diversité de partenaires privés et publics pour soutenir des apiculteurs en Amérique Latine et en Afrique, afin d’améliorer leurs conditions de vie. MMH est active également dans la promotion du commerce équitable des produits de la ruche et l’étude de la filière miel. MMH a également pour mission la facilitation des échanges entre apiculteurs européens, américains et africains. Avec ses partenaires stratégiques, MMH développe une réflexion sur les pratiques d’apiculture durable. 

Description générale de la fonction  

 Pour suivre et développer des projets de soutien aux apicultures durables, principalement en Afrique (RDC, Cameroun), mais aussi en Bolivie et Haïti, MMH recherche un.e chargé.e de mission en apicultures et développement. 

Le développement d’une apiculture qui rémunère les apiculteur.trices dépend de l’acquisition de savoir-faire techniques mais aussi organisationnels. La personne employée pourra conseiller, analyser les projets et dialoguer avec les partenaires et apiculteurs.trices sur ces deux aspects. Il.elle sera intéressé.e et familiè.e.r.e avec l’approche filière. Le.a chargé.e de mission aura un intérêt pour les questions de durabilité des pratiques apicoles dans ses trois dimensions (économique, sociale et environnementale). En contact permanent avec les partenaires locaux, il.elle les assistera dans leurs tâches de rapportage et planification. Le.a chargé.e de mission est un interlocuteur privilégié des apiculteurs, mais aussi de leurs associations et des acteurs (producteurs) du commerce équitable du miel.

Description des tâches

  • Suivi, rapportage et évaluation des projets et programmes en faveur des apiculteurs.  
  • Conseils et dialogues techniques avec les partenaires des filières apicoles. 
  • Appui conseil dans le domaine organisationnel. 
  • Production, formalisation et capitalisation de connaissances, notamment en direction d’apiculteurs Africains.
  • Capitalisation du travail de MMH en Amérique Latine.
  • Présentation de conférences sur l’apiculture tropicale et l’apiculture durable.  
  • Networking, entretien des relations de collaboration avec les apiculteurs du monde. 
  • Entretien, construction de collaborations avec d’autres IONG et organisations apicoles (inter)nationales.
  • Grande transversalité, participation aux autres axes de travail de l’organisation. 

Détails de l'annonce

Organisation : Médecins Sans Frontières - Artsen Zonder Grenzen
Site web : https://www.msf.be
Lieu de l'emploi : Bruxelles /
Type d'emploi : Contrat à durée indéterminée
Type de contrat : Temps plein
Fonction : Autre
Date de publication : 03/01/2023
Date limite : 25/01/2023

Profil

CANDIDATE PROFILE

Education & Experience

  • Higher education diploma (Bachelor’s degree or equivalent)
  • At least 2 years of professional experience in similar position (administrative assistant or other similar jobs) 
  • Experience in associative functioning and governance issues in an NGO context is a strong asset
  • MSF experience is a strong asset.
  • Good knowledge of MS Office package and at ease with working with different types of soft wares – social media + other digital tools is an asset

Competencies

  • Humanitarian motivation and interest
  • Autonomy is key. While being able to work as a team
  • Ability to see the global picture, synthesize complex written and oral information; drafting and editing abilities
  • Organizational, coordination and planning skills
  • Able to respect confidentiality and process sensitive information with discretion
  • Flexible, stress resistant, dynamic, diplomatic

Languages

  • Oral and written fluency in both English and French
  • Dutch is an asset

Other

  • Flexible to work outside normal working hours (about 1 to 2 evenings a month) and on weekends (4 times a year)

Description

Médecins Sans Frontières (MSF) is an international humanitarian aid organization that provides assistance in more than 60 countries to populations in distress, to victims of natural or manmade disasters and to victims of armed conflicts, without discrimination and irrespective of origin, religion, creed or political affiliation.

Association Assistant (m/f/x) – MSF Belgium - Brussels1/202

CONTEXT

MSF is a worldwide movement of 26 associations, 6 operational centers, 23 sections and various other offices. They are bound together in the MSF international association, MSF-Belgium is the legal hub for the operational center in Brussels (MSF-OCB) which is run by 9 MSF associations (Belgium, Brazil, Denmark, Hong Kong, Italy, Luxemburg, Norway, South Africa and Sweden) and one branch office (Lebanon).The role of the MSF-B/OCB association is to ensure good governance and to safeguard the MSF identity and core principles.

As an Associative assistant, you report directly to the MSF-(OC)B Board President. You interact on a daily basis and in a non-hierarchical way with the other members of the team. Together you form an ‘associative team’ at our Headquarters.

Your mission is to provide administrative, and organizational support to the associative team in its different fields of activities (governance; access to information and mobilizing participation; fostering Asso life in Belgium, HQ’s and in the field).

RESPONSIBILITIES

Under the supervision of the MSF-OCB/B President, you will focus on:

Governance

Membership, databases and voting management

  • Act as focal point for the IT-Unit for the development and maintenance of performant systems for associative databases management (membership database; segmented communications/events group lists for (ex)staff, (ex)members, field missions etc.) and membership fee payment;
  • Update, optimize the data, provide statistics and manage the fee payments. 
  • Coordinate the membership information to the members on the field, at HQ and elsewhere and provides support to them (membership promotion, field focal points training on the use of the database, answer to individual questions, …).
  • Coordinate and ensure the follow-up of the “ballot committee” work
  • Coordinate the collaboration with the IT department and the OCB partners for the development, maintenance, and management of the OCB Gathering online voting site;

OCB Gathering / MSFB-GA organization

  • Coordinate the logistical and administrative organization of the OCB Gathering and MSFB General Assembly
  • Contribute to the design of the agenda and of an innovative concept, propose and follow the budget
  • Organize, plan and coordinate the involvement of the other Asso team members, different departments, external providers, short term contracts, OCB partners, volunteers, and speakers 
  • Organize and keep developing up to date/performant solutions for all the technical aspects and hybrid (online and face to face) active participation (sound, interpretation, online connectivity, IT set-up)
  • Organize the catering, rooms and social aspects of the event (party)
  • Ensure a proper follow-up of the accommodation and transport of participants from other sections, speakers etc.
  • Ensure the practical organization of the Boards elections and the GA/Gathering secretariat (practical set-up for the physical and online voting, training of volunteers, …)
  • Provide support for the editing, layout, translation of supporting material and presentations (reports, PowerPoints…)
  • Implement a good communication upstream and downstream the event (Invitation, Web pages, e-news, feedback)
  • Ensure a good timing and smooth transition of the event sessions

MSFB/OCB Board administrative and organizational support

In collaboration with the President, Boards and the Board Secretary, provide administrative and organizational support to:

  • Board members, IGA reps and President: accommodation and flights; remote participation, catering etc. 
  •  Organize and update the external and closed internal information platforms for the Board activities (Asso website open Board activities information pages; Board closed information and working spaces; memory and archives; …) 
  •  Take meetings minutes upon request
  •  Link with and respond to administrative needs of the international governance platforms (IGA, IB, IGA Reps, …

INFORMATION/PARTICIPATION

Asso platforms /communication channels

You are  in charge of the daily management and monitoring of associative platforms and communications tools (such as www.insideOCB.com, Facebook, WhatsApp groups etc. and management of joint Asso team e-mail addresses):

  • Maintain the Asso website and other tools updated (daily“routine” information and postings; updated website areas and spaces for the Field, Boards, dossiers for debate Library, and others; 
  • Organize the Asso website information to make it accessible, accurate and user-friendly
  • Support the team in ensuring comments, questions, reactions in online debates and tools are answered, followed-up, and fed with relevant information.
  • Management of subscriptions in the different tools (website, Facebook, WhatsApp) and maintenance of the segmented communication lists.

In collaboration with the team, you also contribute to the general promotion of associative activities and provide general communications technical support to the team (video’s, design, website, use of tools and social media, …). You contribute to developing other communications tools/platform and information material as necessary. 

Associative Events

Organizational, logistical, technical and administrative support to the Asso live or online events organized by the team (evenings, lunch and learn, debates, cineclubs, trainings and other Asso events…)

Other Asso activities

  • Administrative and organizational support for Field Asso activities:
    • Field Asso focal points activities, Field Voices group and OCB Asso coordinators group
    • Organization of the FAD’s in the field and field representative week in Brussels in collaboration with OCB partners (visa Schengen, flights, accommodation, matchings, logistics, info sharing)
  • Contribute to the good communications and participation in the OCB/International associative networks and planning activities of the team

Administrative running of the associative team

  • Asso budget and follow-up: Coordinate the associative yearly budget, prepare budget revisions and conduct the financial follow-up for the Asso team (invoices and expense notes, etc.)
  • Coordination of translations and interpretation of the different activities of the team
  • GDRP: you act as GDPR focal point of the associative team in collaboration with the Board secretary and legal referents (legal unit, referent in the board, counsellors),
  • Implement the statutes and Internal regulations revision processes (adaptations, information to members, extraordinary GA, …)
  • Monitor and ensure the legal formalities and publications for the MSF ASBL and Foundation (Statutes, Internal Rules, Board composition, …)
  • Ensure the archives and organization of the information of the team, ensure administrative records and institutional memory of the association

CONDITIONS

  • Expected starting date: As soon as possible
  • Location: Brussels (Belgium)
  • Contract type: Open-ended contract – full time
  • Salary according to MSF-OCB HQ grid – Meal vouchers - Hospital Insurance (DKV) – Pension Plan – 100% reimbursement for public transportation costs – In-house canteen at fair prices
  • Adhere to the MSF principles and to our managerial values: Respect, Transparency, Integrity, Accountability, Trust and Empowerment
  • Adhere to the MSF Behavioral Commitments

Deadline for applications: 25 January 2023

How to apply?

Please, send your CV and cover letter to Recruit-HQ-Asso@brussels.msf.org and mention “Association Assistant” in the subject of your email.

Only shortlisted candidates will be contacted.

MSF values diversity and is committed to create an inclusive working environment. We welcome applications from all qualified candidates regardless of disability, gender identity, marital or civil partnership status, race, color or ethnic and national origins, religion or belief, or sexual orientation.

The protection of your personal data is important to MSF. By submitting your application, you consent to MSF using your personal data. For more information, consult our privacy notice to job applicants.

Détails de l'annonce

Organisation : Médecins Sans Frontières - Artsen Zonder Grenzen
Site web : https://www.msf-azg.be/fr/job/marketing-philanthropy-officer-fr
Adresse email : Recruit-HQ-Communications@brussels.msf.org
Lieu de l'emploi : Brussels /
Type d'emploi : Contrat à durée indéterminée
Type de contrat : Temps plein
Fonction : Communication
Date de publication : 03/01/2023
Date limite : 26/01/2023

Profil

  • Bilingue (français, néerlandais). Bonne connaissance de l'anglais ;
  • Expérience significative (minimum 3 à 5 ans) avec des responsabilités similaires ;
  • Connaissance du secteur humanitaire et des ONG ;
  • Bonne compréhension des concepts et techniques de marketing, une expérience en récolte de fonds est un plus ;
  • Sens du dialogue, sens de l'écoute et excellentes qualités relationnelles ;
  • Capacité à identifier les priorités stratégiques et opérationnelles, à rechercher des solutions et à prendre des décisions ;
  • Bonne capacités rédactionnelles ;
  • Rigueur, autonomie, rapidité d’action.

Description

Médecins Sans Frontières (MSF) est une organisation médicale d’aide humanitaire. Dans plus de 60 pays, les équipes MSF apportent leurs secours aux populations en détresse, aux victimes de belligérances, sans aucune discrimination d’origine, de nationalité, religion, philosophie ou politique.

Marketing Philanthropy Officer FR (m/f/x) - Bruxelles – MSF Belgique

CONTEXTE

Le/La Marketing Philanthropy Officer francophone travaille au sein du Département Communication et Fundraising du centre opérationnel de MSF à Bruxelles.

Sous la supervision de son manager et en étroite collaboration avec son collègue néerlandophone, son rôle est de développer une stratégie et un plan d’action ambitieux des major donors, des futurs testataires et fondations francophones, afin d’augmenter sensiblement les rentrées financières de MSF en provenance de ces cibles en vue de financer les projets opérationnels de l’organisation.

RESPONSABILITES

Avec l’équipe, mener une réflexion stratégique sur la manière d'approcher les personnes à haut pouvoir d’achat et les fondations

  • Dans le budget disponible, assurer le suivi des stratégies existantes pour fidéliser les donateurs actuels ; attirer de nouveaux donateurs ; concevoir et mettre en œuvre de manière proactive de nouvelles stratégies et plans d'action annuels ;
  • Analyser le marché belge en fonction de ces cibles;
  • Développer des outils de marketing et du contenu qui activent la stratégie conformément à la philosophie de MSF (organisation d'événements, réunions, rédaction de rapports, etc.) et évaluer les ratios de rentabilité;
  • Maintenir les contacts avec les donateurs concernés et les informer de ce que nous avons pu réaliser grâce à leur soutien;
  • Organiser des réunions de travail (en interne et avec les différents groupes représentatifs de la stratégie définie) afin d'optimiser la réalisation des objectifs.

Mise en œuvre de la politique des legs :

  • Dans le budget disponible, assurer le suivi et l'optimisation des stratégies déjà mises en œuvre et réfléchir à d’éventuelles nouvelles approches. Appliquer les stratégies adéquates du marketing social;
  • Analyser le marché belge;
  • Développer des outils de marketing afin de sensibiliser le public aux legs;
  • Collaborer avec les personnes responsables du traitement des dossiers des notaires;
  • Maintenir les contacts avec les (futurs) testateurs;
  • Organiser des réunions de travail (tant en interne qu'avec les différents groupes représentatifs de la stratégie définie) pour optimiser la réalisation des objectifs.

Plus globalement :

  • Participer aux working groups au niveau international (partage d’expérience et bonnes pratiques)
  • Participation active à l’élaboration de la politique générale en matière de récolte de fonds propres et ce en collaboration avec d'autres membres du département Communication & Fundraising.

CONDITIONS 

  • Date de début : Le plus vite possible
  • Localisation : Bruxelles (Belgique)
  • Type de contrat :  CDI - Temps plein
  • Salaire en fonction de la grille salariale MSF-OCB HQ 
  • Chèques repas – Assurance hospitalisation (DKV) - Plan pension – 100% remboursement des frais de transports en commun – Cantine à prix équitables.  
  • Adhésion aux valeurs managériales de l’organisation : Respect, Transparence, Responsabilisation,
  • Intégrité, Confiance, Autonomisation 
  • Adhésion aux engagements pour un comportement responsable   

 Date limite pour postuler : 26/01/2023

Comment postuler ?  

CV et lettre de motivation à envoyer à Recruit-HQ-Communications@brussels.msf.org en indiquant

« Marketing Philanthropy Officer» dans l’ objet.

Seules les personnes dont la candidature sera retenue seront contactées. 

MSF valorise la diversité et s'engage à créer un environnement de travail inclusif. Nous accueillons les candidatures de tous les candidats qualifiés, quels que soient leur invalidité, leur identité de genre, leur statut matrimonial ou civil, leur race, leur couleur ou leurs origines ethniques et nationales, leur religion ou leurs convictions ou leur orientation sexuelle.  

MSF se soucie de la protection de vos données. En soumettant votre candidature, vous acceptez que MSF utilise vos données personnelles. Pour plus d’informations, consultez notre avis de confidentialité destinée aux candidats.

 

Détails de l'annonce

Organisation : Search For Common Ground
Site web : https://www.sfcg.org
Lieu de l'emploi : Etterbeek /
Type d'emploi : Contrat à durée indéterminée
Type de contrat : Temps plein
Fonction : Plaidoyer
Date de publication : 03/01/2023
Date limite : 20/01/2023

Profil

Minimum Qualifications of the Global Policy and Outreach Manager:

  • Bachelor’s degree in Political Science, Europe studies, Peace and Conflict, International Affairs or a relevant field.

  • Minimum 9 years’ experience primarily in a policy, outreach or advocacy role.

  • Minimum 4 years experience managing a team.

  • Full professional proficiency in writing and editing skills in French and English is an absolute requirement for this position (C2 level).

 

Preferred Qualifications:

  • Prior work experience with the EU and Belgium is a strong asset.

  • Prior work experience with Germany, the Netherlands, the UK, or France is also a strong plus

  • Prior experience working with the development and/or peacebuilding sector is a strong advantage. 

  • Experience working at a non-profit or cause-oriented organization is a strong plus.

  • Knowledge of German, Dutch or other languages is a strong advantage. 

Description

Responsibilities of the Global Policy and Outreach Manager:

  • Deploys time and resources in line with overall organizational strategy.

  • Manages personnel and budgets.

  • Coordinates across all of the team’s policy strategies and campaigns, ensuring that all strategies are developed, implemented, and integrated.

  • Manages the funding pipeline for policy and outreach work and leads relevant fundraising efforts.

  • Drives team knowledge and information management and sharing.

Contributions of the Global Policy and Outreach Manager:

  • Manages all aspects of budgets relating to policy funding, including forecasting.

  • Leads recruitment and management of the Global Policy and Outreach staff, with an emphasis on horizontal and vertical capacity strengthening and collaboration.

  • Regularly provides training and mentoring to the Global Policy and Outreach staff and interns.

  • Oversees implementation of policy grants, including working with the Global Programme Team, Communications and other Global Policy and Outreach staff to develop work plans for policy content production and ensure timeline of delivery.

  • Leads knowledge management for the team.

  • Leads the team’s collaboration with headquarters-based and service teams, including regular cross-unit learning and collaborative reflection opportunities.

  • May have a matrixed role with other Search teams.

  • Responds to questions and program-relevant requests in a timely and customer-service oriented fashion.

  • Supports the development and execution of organizational initiatives and strategies, including participating in voluntary committees and discussions.

  • Other duties that are broadly in line with the above key contributions as assigned.

See the comprehensive job description on our employement website.

About Search for Common Ground

Search for Common Ground is an international non profit organization with operations in 30 conflict-affected countries across the globe, and headquarters in the USA and in Belgium. The Belgian entity is an international AISBL with 30 staff based in our Brussels office and 1000 colleagues across the globe, working to prevent violence and support lasting peace. As per our 2018-2028 strategy, Search for Common Ground is currently in its expansion phase and is looking at increasingly influencing policy-makers in Belgium, Europe and across the world to make peacebuilding a credible option for all. Search engages policymakers, peacebuilding actors, private sector and development actors to support peacebuilding and conflict-sensitive approaches through evidence-based policy advocacy, capacity building, awareness-raising activities and media work. 
The Global Policy and Outreach Manager reports to the Executive Director of the AISBL, and is conceptually part of the global Policy and Outreach team of the Search for Common Ground family. This team is spread across the globe, and headed by the Vice-President of Global Affairs and Partnerships based in Washington, DC. The Global Policy and Outreach Manager collaborates closely with the Programme Development and the Communications teams and collaborates regularly with programmes and policy teams based across the globe.

Team Summary

The Global Policy and Outreach team focuses on building the policy case for the peacebuilding field. It does this by working collaboratively with Search's teams and partners around the world and leveraging their analysis, data, and expertise to inform the policies of emerging and established actors relevant to Search’s work. It provides operational and locally-rooted policy analysis and recommendations that encourage policymakers to support and use peacebuilding more by advocating for more supportive institutional norms and structures, more and healthier funding to implementers, and more policies that encourage peacebuilding. The Global Policy and Outreach team supports a wide range of Search staff and partners, including field-based colleagues, technical experts, organizational leadership, and more. Its functions include developing and executing global policy and outreach campaigns and strategies, external representation, producing written content, maintaining relationships with allies and policymakers, and monitoring policy and outreach results.

Working Conditions and Physical Requirements

  • Usual office environment conditions (current policy: requirement of min. 2 days/ week office presence in our Brussels office)
  • Ability to travel internationally approx. 10-15%.

Supervisory and Budget Responsibility

  • May supervise one or more staff members and interns (currently supervises 5 staff)

  • Reports to the Executive Director. 

Salary Range and Contract Duration 

  • The salary range for this position would be between 4.440 and 5.000 EUR gross per month, based on relevant years of experience, with standard benefits (22 days of annual leave, end-of-year office closure, double vacation pay, meal vouchers, life insurance, hospitalisation insurance, transport allocation).

  • This position is an open-ended contract

Foreseen Start Date 

As soon as possible, no later than 1 April 2023

Application process

The deadline for applications is January 20, 2023. Submit your application in English through our Application System Lever. 

IMPORTANT: We are reviewing applications on a rolling basis from January 3, 2022 so do not wait and submit your application as soon as possible.

Please note that we are unfortunately only able to consider applicants who hold the right to live and work in Belgium.

Search is an equal opportunities employer whereby we do not engage in practices that discriminate against any person employed or seeking employment based on age, sexual orientation, marital status, birth, fortune, religious, philosophical or political beliefs, language, present or future state of health, disability, physical or genetic characteristics, sex, pregnancy, childbirth, maternity, change of sex, nationality, alleged race, skin colour, ancestry, national, ethnic or social origin or any other status or characteristic protected under applicable law in Belgium.

Détails de l'annonce

Organisation : Médecins Sans Frontières - Artsen Zonder Grenzen
Site web : https://www.msf.be
Adresse email : msfocb-belgium-HRFIN@brussels.msf.org
Lieu de l'emploi : Brussels /
Type d'emploi : Contrat à durée déterminée
Type de contrat : Temps plein
Fonction : Mission terrain
Date de publication : 02/01/2023
Date limite : 22/01/2023

Profil

Education

• Desirable: University Diploma Level, preferably in the field of Social Sciences (Political Sciences, International Public Law, Anthropology, Economics, etc.) but this is not essential requirement. All relevant work experience will be considered.

 

Experience

• Essential: Experience in and exposure to working in a complicated political, security and humanitarian environment.

• Desirable: Two years previous experience in similar jobs in the field of humanitarian aid with MSF or other NGOs

 

Languages                        

• Essential: English

• Essential: Tigrinya and/or Amharic and/or Arabic

• Desirable: French and other languages spoken by beneficiaries

 

Knowledge

• Essential computer literacy (word, excel, Internet/social media)

• Excellent understanding of MSF’s principles and values

• Knowledge of and interest in humanitarian issues

• In-depth contextual knowledge and analysis skills

• High level of knowledge of beneficiaries’ culture and customs

 

Competencies

 

• Results and Quality Orientation

• Teamwork and Cooperation

• Behavioral Flexibility

• Commitment to MSF Principles

• Stress Management

Description

Médecins Sans Frontières (MSF) is an international humanitarian aid organization that provides assistance in more than 60 countries to populations in distress, to victims of natural or manmade disasters and to victims of armed conflicts, without discrimination and irrespective of origin, religion, creed or political affiliation.

Crowd, security and prevention Manager (m/f/x)

MSF Belgium Mission

02/01/2023

CONTEXT

MSF's mission in Belgium aims to address, through a multidisciplinary and collaborative approach, the health needs and key social determinants of the most vulnerable segments of the population, including migrants in transit and undocumented migrants, while proactively engaging in assessing main difficulties and promoting institutional change.

Since January 2018, several humanitarian organizations have joined forces to provide migrants in transit in Brussels with access to several services (medical, mental health, distributions, social assistance, family links…) inside a Humanitarian HUB. The project was born to respond to the growing needs of particularly vulnerable migrant people. Each organization pursues complementary objectives in order to meet the needs of people in a wandering situation present in Brussels by offering them access to multidisciplinary services of first necessity, adapted accompaniment and orientation. In this structure, mental health care is provided by Médecins Sans Frontières.

 

MAIN PURPOSE

Providing support to the Flow and Security Coordinator in the security management, contributing to the daily follow-up according to MSF protocols, standards and procedures to ensure the smooth running of the project’s risk reduction strategy.

RESPONSIBILITIES

  • Monitor and report on the compliance in relation to key aspects of security management to the Flow and security Coordinator. Support the implementation of the project’s risk analysis and reduction strategy. Identify current and potential vulnerabilities in the project’s security Standard Operating Procedures. Propose and apply, in agreement with the operational line management, necessary improvements to the project security plan.
  • Participate in the development, review and adaptation of the project security plan.
  • Assist the Flow and security Coordinator in internal communication sessions and events about security in order to improve awareness, understanding of MSF security policies and project security plan. Write meeting minutes and contribute to the meeting logbook.
  • In coordination with the Project Coordinator and Flow and security Coordinator, prepare and conduct regular security briefings and debriefings of project staff in line with the requirements of the project security plan and standard operating procedures, ensuring as well that due informed consent is provided, and risk analysis updated as per the mission’s and context’s requirements.
  • Perform additional responsibilities or tasks related to security as required by the Flow and security Coordinator.
  • Document the implementation of the project security plan, including writing meeting minutes, and reporting on security indicators. Ensure the Project Coordinator and Flow and security Coordinator are supported in order to be capable to follow the project security plan and makes them accountable for the implementation.

In particular, s(he) will be charged with the following responsibilities:

  • Assist the Coordinator in contact with migrant communities and other stakeholders in order to ensure fluent and accurate communication flows.
  • Ensure daily implementation of security management for the MSF mental health activities in the Humanitarian Hub, report to the Flow and security Coordinator any specific issue and participate to the development of security protocols.
  • Support the coordination in the development, implementation, management of security and prevention protocols.
  • Manage incidents/accidents, participate in conflict management, flow management, evacuation.
  • Follow up security and safety incidents: reporting, filing complaints, contacting coordinators, etc. under the supervision of the Flow and security Coordinator and the Field Coordinator.
  • Promote and develop the preventive aspect through a climate of trust and open communication with the beneficiaries
  • Provide adapted briefings and training including mediation approach, preventive measures and security/safety to staff and partners.
  • Participate in the implementation of risk reduction tools
  • Support the provision of services facilitating the communication between beneficiaries and staff/volunteers by creating a trustful relationship with all counterparts.
  • Reflect together with the staff and volunteers of the Humanitarian Hub to adapt activities and messages to ensure smooth flow of activities, to make them culturally acceptable, avoiding misunderstandings and improving the provision of qualitative services.
  • Collect feedbacks and ideas from the beneficiaries on the implementation and quality of activities within the Hub.
  • Provide quality and culturally sensitive interpretation between the staff (MSF and partners) and the beneficiaries (trialogue) in his/her mother tongue (source language / target language), support intercultural awareness, sensitiveness and clear communication between the parties.
  • Reduce barriers, demine conflict situations and facilitate access to services, communication and mediation with and between beneficiaries.
  • Guarantee confidentiality, medical/psychological secrecy, impartiality and neutrality. Declare conflict of interest.

CONDITIONS

  • Expected starting date: As soon as possible
  • Contract type: Fixed term contract until 31/12/2023 – 100%
  • Location: based in Brussels
  • Salary according to MSF-OCB HQ grid – Hospital Insurance (DKV) – Pension Plan – 100% reimbursement for public transportation cost – Lunch allowances.

Deadline for applications: 22/01/2023

How to apply?

Please, send your CV and cover letter to MSFOCB-Belgium-HRFINCoassist@brussels.msf.org and mention “Security manager” in the subject of your email.

Only shortlisted candidates will be contacted.

MSF values diversity and is committed to create an inclusive working environment. We welcome applications from all qualified candidates regardless of disability, gender identity, marital or civil partnership status, race, color or ethnic and national origins, religion or belief, or sexual orientation.

The protection of your personal data is important to MSF. By submitting your application, you consent to MSF using your personal data. For more information, consult our privacy notice to job applicants.

Détails de l'annonce

Organisation : Collectif Stratégies Alimentaires
Site web : https://www.csa-be.org
Lieu de l'emploi : Bruxelles /
Type d'emploi : Contrat à durée indéterminée
Type de contrat : Temps plein
Fonction : Expertise/recherche
Date de publication : 01/06/2023
Date limite : 24/06/2023

Profil

Votre formation, expériences et connaissances :

- Diplômé(e) de l’enseignement supérieur ou universitaire (Master’s degree).
- Intérêt pour les thèmes de développement agricole (développement agricole, relations internationales et coopération, politiques agricoles, commerciales, financement…) ;
- Une bonne connaissance de l’anglais ;
- Vous maîtrisez Excel et avez une bonne connaissance des outils informatiques ; 
- Vous avez une expérience confirmée de 4 ans minimum dans une fonction équivalente (chef de projet, qualité des projets et M&E);
- Vous avez de l'expérience en gestion de cycle de projet/programme et de l'approche basée sur les résultats ;
- Vous avez de fortes connaissances et de l'expérience en méthodologie et dans les processus de suivi-évaluation-apprentissage.
- Vous avez de l'expérience en gestion de projet financé par les grands bailleurs (UE, UN, DGD et autre) ;
- Forte capacité d’écriture, de synthèse et d’analyse en français et anglais.

Vos compétences :

  • Vous gérez sans difficulté l'intégration d'informations variées (financières, comptables, frais de personnel...) caractérisant l'activité de projet ;
  • Autonome dans votre travail, vous appréciez également travailler au sein d'une équipe et avez le sens de la collaboration ;
  • Vous possédez des capacités d'analyse ;
  • Vous êtes rigoureux ;
  • Vous êtes organisé et gérez efficacement vos priorités tout en étant capable de gérer les urgences ;
  • Vous avez le sens de l'initiative ;
  • Vous êtes curieux et à l'écoute ;
  • Disposé à faire des missions sur le terrain ;
  • Flexibilité dans le travail ;
  • Capacité à se mettre au service des organisations agricoles ;

Expérience requise :

  • de minimum 4 ans en gestion de projets dans le domaine du développement agricole ou similaire

Idéalement la personne à recruter devrait pouvoir entrer dans un statut ACS

Description

Le CSA a été créé en 1985. Il veut promouvoir l’agriculture durable et la sécurité alimentaire par le renforcement des organisations paysannes et la promotion de la souveraineté alimentaire dans les différentes régions du monde. Le CSA est l'agri-agence de la Fédération Wallonne de l'Agriculture (FWA), et de l’Union des agricultrices wallonnes (UAW) et la Fédération des jeunes agriculteurs (FJA).
Les actions du CSA visent à réorienter, en ce sens, les politiques agricoles et commerciales et à renforcer les associations paysannes, identifiées comme moteurs d’une agriculture durable au travers la viabilité de l’agriculture familiale (www.csa-be.org).
Le Collectif Stratégies Alimentaires recherche un(e) « chargée de qualité des projets et programmes » à temps plein et à durée indéterminée.

La personne à recruter doit entrer dans un statut ACS.
Votre fonction

- Au Sud (Afrique des Grands Lacs, Afrique de l’Ouest et Asie du Sud-Est) le/la « chargé(e) de  projet» contribuera a assurer d’une part, le suivi administratif et financier des projets et d’autre part, l’accompagnement des organisations agricoles et le suivi technique des projets. L’accompagnement des organisations de producteurs partenaires se fait essentiellement depuis Bruxelles mais aussi via des missions de terrain.

Ce poste de chargé(e) de projet comprendra une dimention d'appui qualité et M&E interne au CSA :

  • Contribuer à définir et mettre en place la politique qualité pour tous les projets du CSA ;
  • Veiller à la qualité pendant l’exécution des projets et la rédaction des rapports narratifs;
  • Collaborer pour l’écriture des nouveaux projets .
  • Contribuer à la mise en place, l’amélioration et la mise à jour du dispositif de M&E des projets ;

Conditions
NOUS VOUS OFFRONS

  • Un travail intéressant dans un environnement international et des opportunités pour développer vos compétences et devenir professionnel.
  • Emploi à temps plein et à durée indéterminée.
  • Durée et horaire : Temps plein réparti en semaine de cinq jours.
  • Lieu de travail habituel : au siège de l’organisation, Bld Léopold II, 184D, 1080 Bruxelles.
  • Des missions régulières sur le terrain sont à prévoir                                                                        

Contrat d’employé à durée indéterminée, pouvant correspondre à un statut ACS,  avec salaire mensuel au barème du CSA avec en complément les avantages suivants :

  • Titres-repas par jour presté, comprenant une participation de l'employé.
  • Frais de déplacement domicile – lieu de travail en transports publics pris en charge par l’employeur.
  • Assurance hospitalisation.
  • Prime de fin d'année après 4 ans d'ancienneté et une demi-prime après 2 ans d’ancienneté, selon les résultats financiers globaux du CSA.
  • Prise de fonction souhaitée : immédiat

Prière d’envoyer votre curriculum vitae et votre lettre de motivation, pour le 23  juin 2023 au plus tard, à l’attention de Mme : Giovanna Ribul  Moro, Collectif Stratégies Alimentaires ASBL à l’adresse électronique suivante : giovanna.ribulmoro@csa-be.org avec la mention « candidature chargé(e) de projet » dans l'objet du mail.

Détails de l'annonce

Organisation : Search For Common Ground
Site web : https://www.sfcg.org
Lieu de l'emploi : Bruxelles /
Type d'emploi : Contrat à durée indéterminée
Type de contrat : Temps plein
Fonction : Autre
Date de publication : 26/12/2022
Date limite : 22/01/2023

Profil

 Compétences:
1. S'engage et communique de manière efficace et proactive entre les fonctions et les équipes.
2. Établit des relations et s'engage efficacement avec les collaborateurs.
3. Fait preuve de résilience et fait preuve de souplesse et d'adaptabilité aux tâches changeantes et aux priorités de l'équipe.
4. Sous la supervision du superviseur, rédige des sections techniques pour les documents d'équipe, les documents d'information et les présentations.
5. Travaille à travers les fonctions dans une perspective multiculturelle qui reflète la prise en compte d'autres cultures, d'autres points de vue et d'autres façons de faire les choses.
6. Reconnaît avec sensibilité les situations éthiques.
7. Se concentre sur les objectifs clés d'une tâche ou d'un projet.
8. Crée un travail précis, organisé et opportun.
9. Est ingénieux(se)  avec la gestion du temps et la technologie pour prioriser les tâches avec une supervision limitée.
10. Participe aux réunions externes.
 
Avantages du poste
Salaire, bénéfices  et durée du contrat:
  • La fourchette de salaire pour ce poste serait comprise entre  3.145  et 3.850 EUR brut par mois pour un temps plein, en fonction de l'expérience pertinente de l'employé. Avantages standard (22 jours de congés annuels plus 4 jours supplémentaires de congés payés pendant la fermeture des bureaux de fin d'année, double pécule de vacances, chèques-repas, assurance-vie, assurance hospitalisation et allocation de transport).
  • Ce poste est un Contrat à Durée indéterminée (CDI)
  • Temps-plein ou 4/5ème
Procédure de candidature
Soumettez votre candidature en anglais via notre système de candidature Lever.

Description

À propos de Search for Common Ground
Search for Common Ground est une organisation internationale à but non lucratif qui opère dans 30 pays touchés par des conflits à travers le monde, et dont le siège se trouve aux Etats-Unis et en Belgique. L'entité belge est une AISBL internationale qui compte 30 employés basés dans notre bureau de Bruxelles et 1000 collègues à travers le monde, dont 90% sont des locaux issus des pays où nous mettons en œuvre notre travail de consolidation de la paix. 
Le département administratif soutient le personnel de Search for Common Ground AISBL, en particulier celui du bureau de Bruxelles. Les membres de cette équipe collaborent avec le personnel Search des bureaux du monde entier, y compris les équipes de l'organisation sœur, Search for Common Ground aux Etats-Unis.
 
Résumé du département 
Le département administratif soutient le personnel de Search for Common Ground AISBL, en particulier celui du bureau de Bruxelles. Les membres de cette équipe collaborent avec le personnel Search des bureaux du monde entier, y compris les équipes de l'organisation sœur, Search for Common Ground aux Etats-Unis et dans les 30 pays où nous opérons.
 
Responsabilités
  • Soutenir les systèmes, les politiques, les processus ainsi que les procédures et les normes de Search for Common Ground afin de maintenir les meilleures pratiques administratives et la conformité.
  • Fournir un soutient aux démarches administratives et formalités du bureau.
  • Fournir un soutien quotidien aux besoins administratifs du bureau.
  • Maintenir des fichiers administratifs précis et à jour.
Contributions
  1. Coordonner avec les équipes d’opérations, de ressources humaines et des finances, mais sans s'y limiter, l'entretien des bureaux, la réparation et l'entretien de l'équipement et l'entretien général. Approvisionnement, inventaire et audits.
  2. Coordination des réunions sur et hors site, y compris, mais sans s'y limiter, les invitations aux réunions, l'aménagement des salles, la restauration, les réunions du personnel, les réunions du conseil d'administration, ainsi que la collecte et la distribution des ordres du jour, y compris la prise de note si nécessaire.
  3. Coordonner avec les équipes de développement des programmes et des affaires pour obtenir les signatures pertinentes et assurer la bonne livraison des documents.
  4. Gérer les communications entrantes et sortantes et, si nécessaire, les transmettre à d'autres employés ou parties externes pour répondre aux demandes de renseignements.
  5. Fournir un soutien administratif aux voyageurs internationaux, y compris, mais sans s'y limiter, les réservations d'hôtel, le traitement des visas, les voyages en avion et ainsi les consignes de sûreté et de sécurité.
  6. Maintenir des dossiers administratifs précis et à jour, y compris, mais sans s'y limiter, les baux de bureaux, les dossiers du conseil d'administration et de gouvernance, les contrats de service, les informations / données sur les employés dans les systèmes et bases de données internes et externes en temps opportun.
  7. Mettre à jour les données des collaborateurs et stagiaires sur les plateformes des prestataires externes (absences et congés, assurances, chèques repas, etc.).
  8. Répondre aux demandes récurrentes en utilisant les politiques et guides existants.
  9. Soutenir les processus de recrutement, y compris la publicité des postes vacants, la planification des entretiens, les dossiers d'entretien et les vérifications des références.
  10. Fournir un soutien administratif et opérationnel à l'orientation et à l'intégration des nouveaux employés, y compris les annonces/communications, l'orientation sur la planification, la création de guides d'orientation, etc. tout en collaborant avec les departements de finances, de l’administration, des programmes, et de l’'informatique.
  11. Soutenir la préparation de la documentation (c'est-à-dire les procurations, les contrats, l'enregistrement des agents de Search) et coordonner sa distribution et son classement correct.
  12. Agir en tant que points focaux de sauvegarde et de sécurité et de sûreté (S&S), y compris, mais sans s'y limiter, soutenir la mise à jour du plan S&S, maintenir la santé et la sécurité du bureau, planifier des formations S&S pour le personnel, le cas échéant.
  13. Infuser les valeurs organisationnelles dans tout travail.
  14. Autres tâches en ligne avec les contributions clés ci-dessus telles qu'assignées.

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