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Belgium

Détails de l'annonce

Organisation : Académie de recherche et d'enseignement supérieur - Commission de la Coopération au Développement
Site web : http://www.ares-ac.be
Adresse email : francis.ekaba@ares-ac.be
Lieu de l'emploi : Bruxelles /
Fichier : PDF icon offre_demploi_-_assistant.e_administratif.ve_a_la_gestion_de_projet_coop_vf.pdf
Type d'emploi : Contrat à durée déterminée
Type de contrat : Temps plein
Fonction : Secrétariat
Date de publication : 22/12/2021
Date limite : 25/01/2022

Profil

PROFIL

COMPÉTENCES SPÉCIFIQUES

Les compétences spécifiques couvrent l’ensemble des connaissances théoriques et/ou pratiques (savoir‑faire) nécessaires pour exercer une fonction.

Contexte institutionnel

  • Bonne connaissance de la structure et du schéma institutionnel de l’enseignement supérieur et de la recherche en Fédération Wallonie-Bruxelles.

Compétences en communication

  • Excellente communication écrite et orale – maitrise de la langue française ;
  • Bon niveau d’Anglais exigé,
  • La maitrise du Néerlandais est un plus, l’espagnol un atout ;
  • Très bonne aptitude relationnelle ;
  • Aptitude à travailler en équipe ;
  • Capacité à s’exprimer, présenter et rédiger de manière claire, concise et objective, ainsi qu’à adapter son style rédactionnel à différents publics cibles ;

 

Compétences techniques

  • Maitrise des outils bureautiques courants, en particulier Word, Excel, Powerpoint, courrier électronique et navigateur internet ;
  • Connaissance des méthodes de classement.

COMPÉTENCES GÉNÉRIQUES

Les compétences génériques sont des comportements humains (savoir-être) qui peuvent être utilisées dans différentes tâches et contextes. Elles sont non spécifiques à un seul emploi et peuvent donc se transférer, d’où l’utilisation du terme « générique ». L’utilisation des compétences génériques est nécessaire afin de transférer une habileté à une situation concrète.

Gestion de l’information :

  • Analyser l’information : vous analysez de manière ciblée les données et jugez d’un œil critique l’information.

Gestion des tâches :

  • Résoudre des problèmes : vous traitez et résolvez des problèmes de manière autonome. Vous cherchez des alternatives et mettez en œuvre des solutions.

Gestion des relations :

  • Ecouter activement : vous explorez, écoutez et comprenez le message des autres et vous vous mettez à leur place ;
  • Agir de manière orientée service : vous accompagnez les interlocuteurs internes et externes de manière transparente, intègre et objective, vous leur fournissez un service personnalisé et entretenez des contacts constructifs ;
  • Travailler en équipe : vous créez et améliorez l’esprit d’équipe en partageant vos avis et vos idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues.

Gestion de son fonctionnement personnel :

  • Faire preuve de respect : vous montrez du respect envers les autres, leurs idées et leurs opinions. Vous acceptez les procédures et les instructions ;
  • S’adapter : vous adoptez une attitude souple face aux changements et vous adaptez aux circonstances changeantes et à des situations variées ;
  • Faire preuve de fiabilité : vous agissez de manière intègre, conformément aux attentes de l’organisation. Vous respectez la confidentialité et les engagements et évitez toute forme de partialité ;
  • Gérer le stress : vous réagissez au stress en vous focalisant sur le résultat, en contrôlant vos émotions et en adoptant une attitude constructive face à la critique. Vous prenez rapidement de bonnes décisions en situation de crise et maintenez une attitude positive vis-à-vis de vos tâches même quand la pression est élevée ;

Valeurs personnelles : autonomie, rigueur, confiance en soi, discrétion et réserve, respect de la diversité.

 

DIPLÔME REQUIS

  • Un diplôme de niveau Bachelier constitue une condition de recevabilité.

EXPÉRIENCES PROFESSIONNELLES

  • Une expérience professionnelle d’au moins deux ans dans des fonctions administratives ou d’assistance à gestion de projet est requise

Description

Dans le cadre de l’exercice de ses missions, l’Académie de recherche et d’enseignement supérieur (ARES) recrute un·e :

ASSISTANT.E ADMINISTRATIF.VE À LA GESTION DE PROJET

CADRE INSTITUTIONNEL

L’Académie de recherche et d’enseignement supérieur (ARES) est la fédération des établissements d’enseignement supérieur.

Organisme d'intérêt public, elle est chargée de soutenir les différents établissements de la Fédération Wallonie-Bruxelles dans leurs missions d’enseignement, de recherche et de service à la collectivité. Elle fédère 6 universités, 19 hautes écoles, 16 écoles supérieures des arts et 86 établissements d’enseignement supérieur de promotion sociale dont elle organise la concertation et pour lesquels elle promeut les collaborations à l’échelle nationale et internationale.

En tant que coupole unique, l’ARES assure au secteur de l’enseignement supérieur en Fédération Wallonie-Bruxelles une coordination globale.

Elle veille notamment à la cohérence de l’offre de formation et à son adéquation au marché de l’emploi, elle soutient les établissements dans leurs efforts de représentation et de relations internationales et formule des recommandations en matière de politique de recherche scientifique ou artistique. L’Académie fournit l’information sur les études supérieures en Fédération Wallonie-Bruxelles. Elle coordonne également l’engagement des établissements en matière d’apprentissage tout au long de la vie, de promotion de la réussite ou encore de coopération au développement. Enfin, elle collecte et traite un ensemble de données scientifiques et statistiques touchant au secteur dans une optique de veille, d’évaluation et d’amélioration des pratiques en faveur de la qualité des enseignements ou de l’accompagnement des étudiants.

www.ares-ac.be

Au sein de l’ARES, la Commission de la coopération au développement (CCD) définit et met en œuvre une politique de coopération académique avec comme mission de soutenir les établissements d’enseignement supérieur du Sud comme acteurs du développement de leur pays.

 La Commission est amenée à relever plusieurs défis, comme la concertation au sein du secteur des acteurs de la coopération non gouvernementale (ACNG), la mise en œuvre de nouvelles modalités de programmation respectant le cadre légal, l’intégration dans un cadre stratégique commun aux acteurs de l’enseignement supérieur et de la recherche tout en gardant un ancrage pays, l’alimentation d’une réflexion en matière de politique de genre, d’environnement, de digitalisation, d’éducation à la citoyenneté mondiale, de gestion axée sur les résultats, d’évaluation, etc.

www.ares-ac.be/developpement

Fonction

Au sein de l’ARES, sous l’autorité de l’Administrateur et de la Directrice de la coopération au développement, l’assistant.e administratif.ve contribue, de manière générale, à la mise en œuvre et à l’exécution des missions de l’ARES, notamment celles induites par le décret du 7 novembre 2013.

Plus spécifiquement, en tant qu’assistant.e administratif.ve à la gestion de projet, il/elle assiste les membres de l’équipe des programmes Belgique au sein de la direction de la coopération au développement, leur apportant un soutien logistique et administratif  pour l’organisation et le suivi des activités, plus spécifiquement :

Tâche 1 : Assurer la gestion administrative et financière des mobilités

  • Gestion de l’arrivée/départ des personnes boursières : visa, vols, assurance, formulaire d’AA, contacts avec les postes consulaires
  • Gestion des demandes de visa du personnel de la Direction et des membres de la FWB avec le prestataire : lettre de mission, préparation des demandes au prestataire… :
  • Suivi des relations avec les prestataires (visa, vols, assurance,…)
  • Traitement administratif des pièces justificatives liées aux mobilités (bourses de voyage, …) : compilation, encodage, vérification
  • Contribuer au suivi de certains marchés publics et de la relation avec les prestataires (vols, visa);

 

Tâche 2 : Soutien à la Gestion administrative des conventions et contrats liés aux mobilités

  • Gestion des contrats et conventions de mobilité (selon modèle) pour l’ensemble des programmes incluant une mobilité : remplissage, mise en forme, encodage, signataire, suivi des retours, …
  • Soutien administratif à l’équipe sur la gestion de contrats de projets de mobilités : mise en forme, encodage, signataire, suivi des retours

 

Tâche 3 : Soutien administratif dans la gestion des appels concurrentiels

  • Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
  • Encodage de données dans la plateforme GIRAF
  • Analyse de recevabilité administrative,
  • Contact avec les parties prenantes internes et externes,

 

Tâche 4 : Soutien à l’organisation logistique des évenements liés aux Mobilités

  • Soutien à l’organisation d’évènements (Event boursiers, journées de formation,…)
  • Contribuer au suivi de certains marchés publics et de la relation avec les prestataires (salle, catering, …);

Tâche 5 : Elaboration et mise en forme de documents et de compilation de données

  • Soutien dans la récolte de données pour la gestion de projets : mise en place de formulaires et envoi, mise en forme des résultats dans des tableaux, etc.
  • Récoltes de données dans des rapports d'activités, etc. 
  • Soutien à la prise de notes de réunion de Commission Coopération au développement (1x par mois)
  • Soutien à l’équipe pour les tâches administrative du département

 

Par ailleurs, l’assistant.e administratif.ve pourra être sollicité.e à titre subsidiaire et exceptionnel, pour un apport ponctuel face à une surcharge de travail momentanée dans l’institution.

De manière générale, l’assistant.e administratif.ve fera preuve de proactivité et proposera régulièrement à ses supérieurs hiérarchiques et à ses collègues des éléments et des projets enclins à participer à la réalisation de ses tâches. Il/Elle se tiendra au courant de façon permanente de l’évolution des techniques, réglementations et recherches dans les matières dont il/elle est professionnellement chargé.e.

 
  1. POSITION DANS L’ORGANIGRAMME
  • Supérieure hiérarchique : Hédia Hadjaj-Castro, Directrice de la coopération au développement.
  • Supérieure fonctionnelle : Noémie Nyst, Responsable des programmes de mobilité
  • Cette fonction n’est pas amenée à gérer une équipe.
  1. CONDITIONS D’ACCÈS
  • Cet emploi est accessible aux Belges ou aux ressortissants de l’Espace économique européen (ou de la Suisse) ou aux ressortissants hors Espace économique européen disposant d’un titre de séjour et d’un permis de travail valides.
  • Être en possession du/des diplôme·s requis ou de leur équivalence octroyée par le service de la reconnaissance académique et professionnelle des diplômes étrangers d'enseignement supérieur du Ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles au moment de la candidature.
  • Disposer de l’expérience requise.
  • Être de bonne vie et mœurs

CONDITIONS D’ENGAGEMENT ET DE TRAVAIL

CONTEXTE DE LA FONCTION

Entité administrative : Académie de recherche et d’enseignement supérieur (ARES).

Lieu de travail : Académie de recherche et d’enseignement supérieur (ARES), Rue Royale 180 à 1000 Bruxelles.

CONDITIONS DE TRAVAIL

  • Niveau : Bachelier 2+
  • Catégorie : Administratif
  • Type d’emploi : Contrat à durée déterminée d’un an renouvelable en CDI ;
  • Date d’entrée en fonction souhaitée : Dès que possible ;
  • Régime de travail : temps plein (38h00/semaine à raison de 7h36/jour prestées dans les conditions de l'horaire variable avec possibilité de récupération des heures excédentaires) avec 27 jours de congé annuel de vacances (en plus d’une semaine de congé d’office en fin d’année civile entre Noël et Nouvel An) ;
  • Barème : 250/1 – Bachelier (traitement annuel brut indexé au 01/07/2021 de minimum 27.963,59 € et de maximum 46.597,65 € + pécule de vacances + prime de fin d’année)

AVANTAGES

  • Gratuité des transports en commun pour les déplacements domicile - lieu de travail ;
  • Quota kilométrique remboursé pour les éventuels déplacements à effectuer dans le cadre de missions ;
  • Titres-repas d'une valeur de 6,60 € par jour presté (avec retenue de 1,24 €) ;
  • Assurance hospitalisation et autres avantages extralégaux ;
  • Horaire de travail variable (arrivée entre 07h30-09h30 et départ entre 16h00-19h00) ;
  • Proximité de plusieurs gares ferroviaires (Bruxelles-Congrès, Gare Centrale et Gare du Nord), de plusieurs stations de métro (arrêts Botanique et Parc) ainsi que de différents arrêts de tram et de bus ;
  • Restaurant et cafétéria à prix avantageux au sein du Ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles ;
  • Accès au Service social de la Fédération Wallonie-Bruxelles (activités culturelles, cadeaux de circonstance, aide individuelle, etc.) selon les conditions en vigueur ;
  • Mise à disposition d’un ordinateur portable

 

COMMENT POSTULER ?

  • Vous pouvez poser votre candidature jusqu'au 24.01.2022 inclus.
  • Pour être prise en considération, votre candidature à cette fonction devra nécessairement comporter :
    1. curriculum vitae actualisé ;
    2. lettre de motivation ;
    3. copie du diplôme ;
    4. les diplômes obtenus hors Belgique, une attestation d'équivalence du diplôme de la Communauté française (pour l'obtenir : 02 690 89 00 - Service des équivalences).

Sur la base des lettres de motivation et des curriculum vitae, une sélection sur dossier sera opérée et un entretien programmé avec les candidat(e)s retenu(e)s.

Les dossiers de candidature seront adressés par e-mail à l’adresse : recrutement@ares-ac.b

Détails de l'annonce

Organisation : Handicap International Belgium
Site web : http://www.hi.org
Lieu de l'emploi : France (Lyon) ou Belgique (Bruxelles) /
Type d'emploi : Stage
Type de contrat : Temps plein
Fonction : Santé
Date de publication : 22/12/2021
Date limite : 12/01/2022

Profil

-Vous avez d’un master ou Bac+4 et une formation en gestion de base de données, en gestion de projet, suivi et évaluation ou un profil généraliste avec une première expérience dans le domaine de la coopération

-Vous maîtrisez la collecte, la gestion et le suivi de données et indicateurs

-Vous avez une bonne maitrise de l’outil informatique (Excel et création de graphiques)

-Vous avez de bonnes capacités rédactionnelles et un bon esprit de synthèse et d’analyse

-Vous maîtrisez obligatoirement l’anglais et le français

-Vous faites preuve d’organisation, d’implication, de polyvalence, et d’autonomie.

-Une expérience dans le domaine des ONG serait un avantage.

Diversité encouragée, candidat(e) en situation de handicap bienvenu(e)

Description

Sous la coordination globale de la Direction de la Réadaptation et en lien étroit avec les Spécialistes sièges Réadaptation, ainsi qu’avec les équipes de la Direction de Gestion de l’information et des directions opérationnelles, le stagiaire aura principalement en charge la compilation des différentes informations sur les années 2020-2021 venant de sources diverses pré-identifiées. Il/elle pourra avoir des liens ponctuels avec les missions sur le terrain et fera le point à des moments prédéterminés avec chaque Spécialiste technique.

Les données sont compilées, présentées en forme graphique lorsque possible et ensuite analysées, dans des documents Word. En 2022, la majorité des données seront en outre proposées sous un format « tableau de bord dynamique » avec le logiciel Power BI. Le stagiaire pourra être appuyé ponctuellement par un expert technique de la Direction Innovation, Impact et Information, en charge de la structuration globale des données de la Direction des Opérations, ainsi que de la coordinatrice des Tableaux de Bords tout au long du projet.

C’est un travail très intéressant, qui permet au stagiaire d’acquérir une bonne vision d’ensemble des composantes du travail technique de Handicap International. En outre, vous pourrez être accompagné(e) par un expert technique qui vous formera à la configuration et à l’utilisation du logiciel Power BI (tableaux de bord dynamiques).

Activité 1 : Prise de connaissance de l’organisation

Activité 2 : Remplissage de la Baseline pour l’année 2020 à partir de données pré-sourcées. Puisqu’il s’agit de la 1ère Baseline pour la DirRéad, un travail d’ajustement des données et/ou de la base de données pourrait être nécessaire. Celui se fera en lien avec le responsable de la Gestion des informations de la Direction 3i, avant de travailler sur la Baseline 2021 (qui se fera sur la base des projets finalisés ou en cours en 2021 -en fonction du type d’indicateurs, qu’ils soient de fin de projet ou cumulatifs).

Activité 3 : Création du Tableau de bord avec les différents niveaux de données collectées :

  • Niveau de la direction réad (StraTech, Technical Transformation, Complexity of Project…)
  • Niveau Programmes (fiches pays, cartes…)
  • Niveau projet (qualité des projets réad, mesure des effets…)
  • Niveau services et utilisateurs (service outcomes, satisfaction – travail encore en cours)

Compilation des données et contrôle qualité. Les données remontant majoritairement dans des fichiers Excel devront être restructurées en vue d’intégrer une base de données unique. La qualité devra être contrôlée sur les données initiales et tout au long du processus.

Activité 4 : Création d’outils de visualisations des données : schémas, graphiques, tableaux …

Activité 5 : Proposition et contribution à la production d’analyses sur les données.

Activité 6 : Intégration des données et analyses, et le cas échéant des objectifs revus, dans des documents Word ; un appui ponctuel peut être demandée pour la création des tableaux de bord sur Power BI. Une formation sur le logiciel Power BI pourra être envisagée si nécessaire.

CONDITIONS DU STAGE:

Vous recevrez :

  • Une gratification mensuelle de 600,60€
  • Des tickets restaurant d’une valeur faciale de 8,96 euros (60 % à la charge de l’employeur, 40% à votre charge)
  • Une participation de 50% à votre abonnement au titre des transports

Vous devez disposer d’une convention de stage obligatoire délivrée par un établissement d’enseignement ou de formation français. Pour ce stage, le dispositif de l’alternance n’est pas souhaité.

Diversité encouragée, candidat(e) en situation de handicap bienvenu(e)

Détails de l'annonce

Organisation : Médecins Sans Frontières - Artsen Zonder Grenzen
Site web : http://www.msf.be
Adresse email : caroline.maes@brussels.msf.org
Lieu de l'emploi : Bruxelles /
Type d'emploi : Contrat à durée indéterminée
Type de contrat : Temps plein
Fonction : Autre
Date de publication : 22/12/2021
Date limite : 15/01/2022

Profil

REQUIREMENTS

Experience

  • Medical or paramedical profile with at least 3 years practical experience in DHIS2 configuration and implementation
  • Business analysis experience
  • Prior field experience with MSF or with a similar medical humanitarian organization in monitoring and surveillance
  • Experience in training facilitation and coordination

Competencies

  • Ability to solve practical problems and deal with a variety of variables in situations where only limited standardization exists
  • Organizational skills, with great attention to details
  • Able to work as a member of a team and possess good problem-solving skills
  • Fluent in both English and French

Description

Médecins Sans Frontières (MSF) is an international humanitarian aid organization that provides assistance in more than 60 countries to populations in distress, to victims of natural or manmade disasters and to victims of armed conflicts, without discrimination and irrespective of origin, religion, creed or political affiliation.

CONTEXT

Ariadne [eHealth Unit] is MSF Belgium’s (OCB) health management and information systems [HMIS] unit that supports the organization to collect, process and use medical data. Management of health information systems comprises of a series of activities and responsibilities that starts with data collection in front of the patient, until the production of analyses that can be used by clinicians, epidemiologists and operational managers to guide clinical decisions and humanitarian operations. The Unit promotes a systemic approach and the use of DHIS2 (District Health Information Software 2) as the HMIS tool of choice for longer term routine monitoring and surveillance.

HMIS content manager will be part of Ariadne’s Monitoring and Surveillance Team [MAST] whose key purpose is to ensure that the HMIS is designed, integrated and managed in a sustainable way across MSFOCB.  

RESPONSIBILITIES

Business Analysis

  • Gather use cases to guide systems design or changes to existing Health Management and Information systems (HMIS).
  • Write business requirements for new content and content updates to be configured in HMIS, that meet the needs of both the Medical and Operations departments in HQ and the field.
  • Translate the business requirements into a clear guide for configuration in the HMIS.
  • Perform impact analysis for content update and/or integration of new content in the HMIS.
  • Explore solutions outside DHIS2 to manage data for context/ project specific requirements.
  • Test new data sets/ programs in OCB’s HMIS and feedback to the back-end team for adjustments/ improvements.
  • Support the HMIS manager to analyze requirements and estimate resources necessary for configuration and deployment of technologically feasible, user friendly and “easy” to maintain solutions.

Content creation and standardization 

  • Ensure coherence of data models in HMIS with medical content: Support the eHealth Informatics Epidemiologist, and the medical referents to greenlight new configurations implementations.
  • Facilitate the field projects to develop best practices in data management processes and propose improvement as appropriate.
  • Promote the use of high quality data by defining the validation rules and other quality checks to be set up.
  • Update and maintain HMIS data model and technical documentation for aggregate, event program and tracker.
  • Assist the back-end team to update standard documentation on system upgrade and avail them on time to relevant stakeholders.

Systems support and Trainings

  • Support the back-end team identify new/unused features for the current HMIS tools/systems in Ariadne’s portfolio.
  • Support the back-end team to identify indicators reported as broken or incorrect in the HIMS and for fixing.
  • Support the eHealth epidemiologist to ensure that paper data collection tools are up to date and shared with the field projects.
  • Support the HIS implementation manager to develop SOPs and tools used by MIOs for new implementations.
  • Expedite the MIOs in training of end users whenever necessary.

Field Support

  • Remain informed of current field issues and realities to understand challenges and operational constraints that could jeopardize HMIS adoption.

To perform this job successfully, the individual must be able to perform each essential duty satisfactorily. Other duties may be assigned.

CONDITIONS

  • Expected starting date: 01/03/2022
  • Contract type:  Open ended contract, full time [100%]
  • Location:  Based in Brussels MSF Headquarter with occasional to frequent travel to MSF field projects.
  • Salary according to MSF-OCB HQ grid – Hospital Insurance (DKV) – Pension Plan – 100% reimbursement for public transportation costs
  • Adhere to the MSF principles and to our managerial values: Respect, Transparency, Integrity, Accountability, Trust and Empowerment
  • Adhere to the MSF Behavioral Commitments

Deadline for applications: 15th January 2022

How to apply?

Please, send your CV and cover letter to caroline.maes@brussels.msf.org until 15/01/2022 and mention “HMIS Content Manager” in the subject of your email.

Only shortlisted candidates will be contacted.

MSF values diversity and is committed to create an inclusive working environment. We welcome applications from all qualified candidates regardless of disability, gender identity, marital or civil partnership status, race, color or ethnic and national origins, religion or belief, or sexual orientation.

The protection of your personal data is important to MSF. By submitting your application, you consent to MSF using your personal data. For more information, consult our privacy notice to job applicants.

Détails de l'annonce

Organisation : Search For Common Ground
Site web : https://jobs.lever.co/sfcg/21d9698f-698a-4e68-a9ae-753f7d4bc18d
Adresse email : mruss@sfcg.org
Lieu de l'emploi : BRUSSELS /
Type d'emploi : Stage
Type de contrat : Temps partiel
Fonction : Autre
Date de publication : 21/12/2021
Date limite : 03/01/2022

Profil

Qualifications and Skills:

  • Bachelor Degree, preferably in international relations, conflict studies, development studies, political science or similar; completed or ongoing studies in a relevant field at Master’s level are an asset
  • Demonstrated research skills with the ability to pay close attention to detail
  • Good knowledge of European institutions and understanding of EU decision-making procedures
  • Prior (volunteering) experience in business development or a related field is an asset
  • Excellent oral and written communication in English and French; knowledge of Dutch, or any other European language is an asset
  • Good organizational and time-management skills, with the ability to prioritize tasks and manage multiple projects simultaneously within a demanding environment.

Behavioral Competencies:

  • Working with People: The ability to respect the views and contributions of other team members; shows empathy, listens, supports; consults others and shares information and expertise, builds team spirit and adapts to the team.
  • Flexibility: The ability to adapt to changing circumstances and priorities, to tolerate ambiguity, to adapt personal style to different people and situations.
  • Communication: The ability to effectively exchange information with others, to effectively deliver critical information, to gather information and communicate with others.
  • Ethical Practice: The ability to integrate Search vision, mission and core values, integrity and accountability throughout all organizational and business practices.
  • Commitment to Search Values:  Audacity, Tenacity, Collaboration, Empathy, Results.

Description

BRUSSELS, BELGIUM /GLOBAL AFFAIRS & PARTNERSHIPS – REMOTE /INTERN:

Search for Common Ground seeks a professional, motivated intern to assist its European Affairs and Partnership (EAP) team in all European business development activities, including funding research, fundraising data analysis, and support to proposal development. Interns must be available at least 32 hours per week for a period of six months from March 2022 onward. Depending on the intern’s individual learning goals and interests, which will be determined at the beginning of the internship, the EAP intern can gain the following knowledge and skills:

  • Insights into peacebuilding and conflict transformation methodologies and programming
  • Knowledge of the work of European institutions and European governments on the topic of peacebuilding
  • Experience of business development: understanding of funding instruments and funding research; proposal developmentSkills to better organize and prioritize own work, time management
  • Expanded network in Brussels

Progress against the learning objectives will be monitored by the intern and their supervisor. The learning objectives and/or tasks may be modified during the internship if this is deemed appropriate by both parties.

 

Scope of the Role:

  • Reports to: EAP Officer
  • Position(s) directly reporting to this position: None
  • Working relations:  EAP team, Global Business Development Hub, Brussels Headquarters team, regional teams
  • Budget Managed: None

Duties and Responsibilities:

The EAP intern will be an integral part of the EAP and Search Brussels team. The intern’s responsibilities will depend on the internship priorities and will include:

  • Business development (70%)
  • Conduct research on European (EU, governments, foundations) funding opportunities
  • Support the writing and reviewing of proposals and related documents
  • Analysis of fundraising data
  • Other tasks related to business development
  • Other support (30%)
  • Provide general administrative support

As job descriptions cannot be exhaustive, the position holder may be required to undertake other duties that are broadly in line with the above key responsibilities.

Conditions:

  • Compensation: The internship will fall under the Convention d’Immersion Professionnelle (CIP), a framework for internships in Belgium. Hence the candidates must have the legal ability to live and work in Belgium. The internship will be compensated with 830 EUR/month. 
  • Residency requirement: Please note that EU residency is required for this internship.
  • Location: Brussels. Depending on how the COVID-19 pandemic develops, the intern might be asked to work from home. 
  • Deadline: Candidates are asked to submit their application by January 3, 2022.  

As job descriptions cannot be exhaustive, the position holder may be required to undertake other duties that are broadly in line with the above key responsibilities.

Only applicants invited for an interview will be contacted. No phone calls please. Please see our website www.sfcg.org for full details of our work.

All Search Employees must adhere to the values: Collaboration- Audacity - Tenacity - Empathy - Results. In accordance with these values, Search enforces compliance with the Code of Conduct and related policies on Anti Workplace Harassment, Protection from Exploitation and Abuse, Child Safeguarding, Conflict of Interest and Anti-fraud. Search is committed to safeguarding the interests, rights, and well-being of children, youth and vulnerable adults with whom it is in contact and to conducting its programs and operations in a manner that is safe for children, youth, and vulnerable adults.

Search for Common Ground does not and shall not discriminate on the basis of race, color, religion (creed), gender, gender expression, age, national origin (ancestry), disability, marital status, sexual orientation, or military status, in any of its activities or operations.

View our code of conduct here and our privacy policy here.

Étant donné que les descriptions de poste ne peuvent être exhaustives, le titulaire du poste pourra être amené à entreprendre d'autres tâches qui correspondent globalement aux responsabilités clés ci-dessus.

Seuls les candidats invités à un entretien seront contactés. Pas d'appels téléphoniques s'il vous plaît. Veuillez consulter notre site Web www.sfcg.org pour plus de détails sur notre travail.

Tous les employés de Search doivent adhérer aux valeurs de Search : Collaboration - Audace - Ténacité - Empathie - Résultats. Conformément à ces valeurs, Search fait respecter le code de conduite et les politiques connexes sur la lutte contre le harcèlement au travail, la protection contre l'exploitation et les abus, la protection des enfants, les conflits d'intérêts et la lutte contre la fraude. Search s'engage à préserver les intérêts, les droits et le bien-être des enfants, des jeunes et des adultes vulnérables avec lesquels elle est en contact et à mener ses programmes et ses opérations d'une manière qui soit sûre pour les enfants, les jeunes et les adultes vulnérables.

Consultez notre code de conduite ici et notre politique de confidentialité ici.

 

Détails de l'annonce

Organisation : Enabel
Site web : https://jobs.enabel.be/job/Brussel-Coordinateur%C2%B7rice-du-Programme-d'%C3%A9ducation-%C3%A0-la-citoyen
Adresse email : humres@enabel.be
Lieu de l'emploi : Bruxelles /
Type d'emploi : Contrat à durée indéterminée
Type de contrat : Temps plein
Fonction : Coordination
Date de publication : 21/12/2021
Date limite : 16/01/2022

Profil

Master avec de l'expérience pertinente.

Description

Coordinateur·rice

du Programme citoyenneté mondiale

(h/f/x)

Bruxelles

 

Enabel est l’Agence belge de développement. Elle exécute et coordonne la politique belge de développement international, et travaille principalement pour le compte de l’État belge. L’Agence met également en œuvre des actions pour d’autres organisations nationales et internationales. Avec ses partenaires belges et internationaux, Enabel fournit des solutions pour relever des défis mondiaux urgents : le changement climatique, l’urbanisation, la mobilité humaine, la paix et la sécurité, les inégalités sociales et économiques, et la citoyenneté mondiale. Avec 1.800 collaborateurs et collaboratrices, Enabel gère quelque 150 projets dans une vingtaine de pays, en Belgique, en Afrique et au Moyen-Orient.

 

Contexte

 

Le Programme vise à ancrer et à renforcer l’éducation à la citoyenneté mondiale (ECM) dans l’enseignement belge et, plus largement, à inspirer, impliquer et enthousiasmer les jeunes sur les thèmes de la citoyenneté mondiale et de la solidarité internationale. Pour ce faire, il offre un soutien stratégique aux secteurs de l’enseignement et de l’éducation à la citoyenneté mondiale, renforce les pratiques pédagogiques collaboratives et se positionne comme un centre de connaissances, d’innovation et d’expertise en matière d’éducation mondiale. Il organise par ailleurs, en collaboration avec différents partenaires, des activités de portée plus large sur la citoyenneté mondiale. 

 

Dans ce contexte, le Programme d’éducation à la citoyenneté mondiale comprend différents volets, à savoir le renforcement du secteur de l’éducation formelle sur l’ECM via un pilier ‘Kruit’ (enseignement flamand) et 'Annoncer la Couleur’ (pilier francophone), le développement d’un centre de connaissances et d’expertise, et d’autres activités en matière de citoyenneté mondiale, telles que l’organisation d’un événement pour les jeunes sur la citoyenneté mondiale.   

 

 

Description de la fonction

 

En tant que coordinateur·rice du Programme, vous gérez et coordonnez le Programme d’éducation à la citoyenneté mondiale ainsi que les activités mises en place, afin d’en garantir une exécution optimale, dans le droit fil du document de projet et des orientations données par le Comité de pilotage. Le succès de la fonction dépend de l’organisation d’activités de haute qualité dans le domaine de la citoyenneté mondiale, du soutien aux partenaires et du développement d’un centre de connaissances sur l’éducation à la citoyenneté mondiale.

Vous coordonnez les différents volets du programme et veillez à leur mise en œuvre, leur interaction harmonieuse et leur cohérence conformément aux orientations stratégiques, aux dispositions et aux procédures fixées, afin d’atteindre les objectifs du Programme d’éducation à la citoyenneté mondiale.

Vous gérez la planification opérationnelle et financière afin de garantir un démarrage en douceur, l’accomplissement de progrès et l’atteinte des objectifs et des résultats du Programme d’éducation à la citoyenneté mondiale.

En tant que membre de l’équipe de la coordinatrice de l’unité Relations institutionnelles, vous dirigez l’équipe du Programme et renforcez la collaboration et les échanges entre les membres de l’équipe.  

Vous promouvez l'innovation permanente au sein de votre équipe afin de développer sans cesse le programme, de forger de nouvelles alliances et de nouveaux partenariats, et de proposer des améliorations continues. Vous renforcez la cohérence, la complémentarité et la collaboration avec d’autres programmes d’Enabel dans le domaine de la citoyenneté mondiale et jouez un rôle important dans le développement d’une stratégie plus large en matière de citoyenneté mondiale au sein d’Enabel. Vous assurez une communication, un networking et une représentation appropriés du Programme auprès de toutes les parties prenantes.

En tant qu’expert·e senior, vous veillez à ce que les outputs techniques du Programme soient de grande qualité et vous garantissez l’amélioration continue de la qualité. Vous assurez la capitalisation et veillez à ce que le Programme soit largement reconnu comme un centre de connaissances et d’expertise.

 

Votre profil

Niveau de formation requis

  • Master, de préférence en sciences sociales, éducation & formation, pédagogie

Expérience requise

  • Au minimum 10 ans d’expérience professionnelle, dont au moins 5 dans le domaine d’expertise spécifique (éducation à la citoyenneté mondiale et citoyenneté mondiale, formation et apprentissage, sensibilisation) ;
  • au minimum 5 ans d’expérience pertinente dans la gestion et la coordination de projets.

Compétences et connaissances requises

  • Compréhension étendue et approfondie de tous les aspects de la citoyenneté mondiale et de la solidarité internationale, avec un accent sur la jeunesse.
  • connaissance et expertise avérées dans les domaines de l’éducation à la citoyenneté mondiale, de la sensibilisation et de la conscientisation ;
  • rigueur dans la gestion (y compris la gestion financière) ;
  • compétences en matière de coordination, de planification et d’organisation ;
  • expertise en capitalisation et gestion des connaissances ;
  • excellentes capacités de négociation et de communication ;
  • orientation client·es et services ;
  • esprit d’équipe et sens du consensus ;
  • expression aisée tant à l’oral qu’à l’écrit en français et en néerlandais. Compte tenu de l’environnement international dans lequel vous travaillez, la connaissance de l’anglais est exigée.

Nous demandons également aux candidat·es de s’engager à respecter la vision, la mission et les valeurs d’Enabel (https://www.enabel.be/fr/content/vision-mission-valeurs-de-enabel).

 

Nous vous offrons

 

  • Une fonction passionnante et stimulante dans un environnement international.
  • Un contrat à durée indéterminée. Vous travaillerez principalement à Bruxelles, mais des déplacements ponctuels ne sont pas exclus.
  • Un package salarial comprenant le salaire mensuel brut (classe 7) ainsi que des chèques repas, une assurance hospitalisation/soins de santé, une assurance de groupe, une ETHIAS-Assistance 24 h/24, un 13e mois, un double pécule de vacances, le remboursement à 100 % des frais de transports en commun.

Cette publication peut donner lieu à la constitution d’une réserve de recrutement pour une durée de 3 ans pour toute fonction similaire.

 

Nos postes vacants sont ouverts à toute personne qui remplit les conditions décrites dans nos offres d’emploi. Enabel s’engage pour l’égalité des chances et la diversité au sein de son personnel. Nous ne faisons pas de discrimination fondée sur le genre, l’origine, l’âge, la religion, l’orientation sexuelle, le handicap ou tout autre facteur que les compétences.

 

Intéressé·e ?

 

Postulez au plus tard le 16/01/2022 ici et joignez votre CV actualisé et une lettre de motivation.

 

Seules les candidatures introduites via le lien ci-dessus seront prises en considération. 

Détails de l'annonce

Organisation : Institut de médecine tropicale
Site web : http://www.itg.be
Lieu de l'emploi : Anvers /
Fichier : PDF icon disease_control_program_manager_md-itm-dec_2021.pdf
Type d'emploi : Contrat à durée déterminée
Type de contrat : Temps plein
Fonction : Santé
Date de publication : 20/12/2021
Date limite : 01/02/2021

Profil

  • You are a medical doctor with a strong interest in disease control. A diploma in tropical medicine or a Masters in Public Health is an asset.
  • Experience in gHAT is not a prerequisite but experience in managing disease control programs in general is a major asset.
  • You have at least one year of personal experience in health project coordination in low-and middle income settings.
  • You have good skills in biostatistics, epidemiological study design and data analysis or are prepared to actively develop such skills.
  • You have good writing skills, having published articles in peer reviewed medical or epidemiological journals is an asset.
  • You are willing to be based in Kinshasa, hosted in the ITM DRC Office or to visit DRC regularly (approximately 6 visits per year).
  • You are a team player.
  • You are fluent in English and French.

Description

Introduction

The Institute of Tropical Medicine in Antwerp (ITM) has as aim the advancement and spread of the sciences that contribute to tropical medicine and to public health in developing countries, inclusive of their global dimensions. ITM provides fundamental, translational and applied scientific research,  delivers advanced education and provides medical, scientific and societal expert services. The ITM is an open and international campus where staff, students and researchers work on new international health challenges.

The mission of the Department of Public Health (DPH) is to conduct public health research of international standing, provide postgraduate education of high quality and engage in service delivery with the ultimate goal to advance global health. Since 2014, the DPH has been closely involved in operational research and disease control program implementation for gambiense human African trypanosomiasis (gHAT) in the Democratic republic of the Congo (DRC). After a major upsurge of cases that peaked in the 1990s and that has in all probability caused hundreds of thousands of deaths, mostly in DRC, gHAT is now under control again (since three years less than 1000 cases per year)  and thanks to recent innovations there is even the prospect of eliminating transmission. Elimination of transmission is the goal stated in the WHO roadmap for neglected tropical diseases 2021-2030. To achieve this goal ITM provides technical and operational support to the national gHAT control program of DRC, the PNLTHA, and also supports general health facilities diagnosing and treating gHAT patients. This support is funded through long term grants from Belgian development aid as well as from the Bill and Melinda Gates Foundation.  

In close consultation with the PNLTHA and other national and international partners, a strategy has been developed to adapt the gHAT control program of DRC to the changing epidemiological situation and the prospects for elimination of transmission. Elimination of transmission is considered possible to achieve because gHAT is assumed to have a human reservoir and a single dose oral treatment is now well advanced in the development pipeline. This would allow treating all serological suspects, avoiding complex parasitological confirmation procedures. Our aim over the coming years is to support the restructuring of gHAT control activities in DRC to ensure that the new treatment once available can be quickly rolled-out.

For this purpose we seek to recruit a disease control program manager. We are looking for a candidate with a medical background and experience of coordinating health projects in low and middle income countries.

Assignment

  • Your primary assignment is to support strategic planning and implementation of new HAT control strategies (active and passive case finding, treatment and surveillance) in close collaboration with the PNLTHA, other partners in DRC and ITM-colleagues, in accordance with the principles agreed upon between PNLTHA and ITM.  
  • You will assure coherence and oversight, as medical operational coordinator, of all ITM supported HAT control and research activities in DRC.
  • You will follow up ongoing operational research on gHAT in DRC, identify additional operational research needs and design and implement studies when and if required.
  • You will strengthen the reporting, and data analysis capacity of the PNLTHA data team.

Offer

ITM is committed to building a diverse, equitable and inclusive institute. We strive for excellence and relevance, integrity, sustainability and persistence and fairness. Your assignment contributes to our mission. We value human dignity and diversity, academic creativity and a critical spirit, solidarity and cooperation, and the well-being of employees, students, patients and clients. We offer you:

  • A full-time position for 2 years, extendable. Starting date as soon as possible.
  • A salary set according to the pay scales of ITM and the Flemish universities and to your work experience with some supplementary benefits, such as private pension scheme and meal voucher subscription.
  • A pleasant working atmosphere with attention to work-life balance and individual growth and development.

Excited about this role?

For more information about this position, please contact HR (recruitment@itg.be).

Send your CV together with your letter of motivation to recruitment@itg.be before 1 February, 2022.

Does this job not fit your profile, but do you know someone who does? Give him/her that chance and share this vacancy.

Détails de l'annonce

Organisation : ILES DE PAIX
Site web : http://www.ilesdepaix.org
Adresse email : jobs@ilesdepaix.org
Lieu de l'emploi : Huy /
Fichier : PDF icon 2112_charge.e_de_partenariats_entreprises_et_fondations.docx.pdf
Type d'emploi : Contrat à durée indéterminée
Type de contrat : Temps plein
Fonction : Gestion de projet
Date de publication : 20/12/2021
Date limite : 16/01/2022

Profil

Vous avez de l’expérience dans la gestion d’un réseau d’entreprises et de fondations et vous souhaitez la mettre au service de projets de développement durable ? Venez relever un défi passionnant en rejoignant notre équipe !

  • Formation de niveau universitaire : Master en sciences humaines, sciences de gestion, sciences politiques est un plus.
  • Expérience dans le secteur marchand et bonnes connaissances du secteur des entreprises.
  • Expérience professionnelle de minimum 5 ans en matière d’animation de réseaux B2B, de réseaux commerciaux, de contacts commerciaux.
  • Connaissance des pratiques de RSE, l’expérience est un plus.
  • Capacité de collaboration avec des bénévoles et stagiaires.
  • Connaissance "utilisateur" des logiciels informatiques usuels, en particulier Excel (création, adaptation et utilisation des tableaux de bord) et PowerPoint.
  • Une connaissance verbale et écrite raisonnable du néerlandais et de l’anglais est un atout.
  • Grand sens du contact : l’aspect relationnel est essentiel. Ecoute, capacité à rebondir et à co-construire avec un interlocuteur en face de soi est indispensable.
  • Sens commercial, attrait pour les défis, souci d’atteindre les objectifs financiers visés.
  • Force de persuasion, réactivité, disponibilité, ténacité et persévérance.
  • Sens de la créativité.
  • Sens de l’organisation, aptitude à mener divers projets simultanément.
  • Méticuleux.se et rigoureux.se dans le suivi des dossiers et en matière de suivi administratif et financier.
  • Capacité à analyser les résultats de façon globale, en prenant le recul nécessaire.
  • Bonne capacité rédactionnelle.
  • Autonomie.
  • Iles de Paix valorise la diversité de ses collaborateurs en garantissant l'égalité des chances, de traitement et d’accès aux sélections pour tous ses candidats. Notre organisation favorise un milieu de travail où les différences individuelles sont reconnues, appréciées et respectées, de façon à développer le plein potentiel de chacun.
  • Si vous êtes en situation de handicap ou de maladie, n’hésitez pas à nous contacter. Iles de Paix veillera à proposer des mesures d’adaptation raisonnable afin de vous permettre d’accéder au processus de recrutement et à la fonction.
  • Vous trouverez plus d’informations sur notre site internet : https://www.ilesdepaix.org/decouvrir/adn/vision-et-mission

Description

  • Fondée il y a 50 ans par Dominique Pire (Prix Nobel de la Paix), Iles de Paix s’inscrit dans une philosophie de développement durable et de self-help.  Son action s’articule autour de 3 piliers : assurer la sécurité alimentaire, améliorer l’accès aux services de base (eau potable, enseignement,…) et promouvoir la bonne gouvernance au niveau local.
  • Lieux de fonction : Rue du Marché 37 – Huy / Avenue Paul Deschanel 169 b – Schaerbeek / Télétravail possible.
  • Prise de fonction : dès que possible.
  • En votre qualité que Chargé(e) de partenariats entreprises et fondations, vous implémentez, en collaboration avec la responsable de l’unité, la stratégie d’acquisition et de fidélisation des entreprises, des fondations, des services clubs, des associations et des communes, en cohérence avec la stratégie globale de récolte de fonds et en tenant compte de la vision et la mission d’Iles de Paix.
  • En collaboration avec la responsable d’unité et la Direction Générale, vous représentez l’organisation auprès de plusieurs parties prenantes : qu’elles soient des partenaires (entreprises, fondations, services clubs, associations et communes), un réseau ou des personnes-ressources. Vous coordonnez les besoins des entreprises et fondations autour des objectifs principaux de la récolte de fonds.
  • De plus, vous concrétisez l’offre d’Iles de Paix vers les entreprises, les fondations, les services clubs, les associations et les communes. Vous définissez les cibles et les moyens à mettre en œuvre pour faciliter l’approche partenariale et cultiver la relation avec les entreprises et fondations partenaires ou potentiellement partenaires.
  • Vous êtes également responsable d’exécuter les actions de communication à destination de ce public en créant les argumentaires de vente en cohérence avec la stratégie de l’organisation. Vous définissez les contreparties pour l’entreprise mécène ou la fondation mécène, pour l’entreprise partenaire ou la fondation partenaire.
  • La fonction demande une flexibilité des horaires ainsi que de nombreux déplacements auprès des partenaires (Wallonie et Bruxelles).  Elle peut être basée au siège d’Iles de Paix à Huy ou à l’antenne de Bruxelles, avec possibilité de télétravail.
  • Enfin, en tant que Chargé(e) de partenariats entreprises et fondations, vous développez et faites fructifier le réseau d’entreprises, de fondations, de services clubs, d’associations et de communes au fil des années.
  • Questions pratiques
  • Intéressé.e ? Envoyez votre CV et une lettre de motivation à jobs@ilesdepaix.org au plus tard le dimanche 16 janvier 2022.  Votre mail portera en objet la mention « Chargé de partenariats – Prénom Nom ».

Détails de l'annonce

Organisation : Handicap International Belgium
Site web : http://www.handicapinternational.be
Lieu de l'emploi : Bruxelles /
Type d'emploi : Contrat à durée déterminée
Type de contrat : Temps plein
Fonction : Santé
Date de publication : 17/12/2021
Date limite : 31/01/2022

Profil

PROFILE REQUIRED:

  • You have an engineering degree with a specialization in technological and/or digital sciences
  • You have at least 2 years of experience in technical support, coordination and/or project management in international organizations
  • You have experience in digital solutions applied to health 
  • You master the collection, management and monitoring of health data
  • You are interested, and if possible experienced, in innovative and frugal approaches developed in low and middle income countries
  • You have organizational, analytical and training skills
  • You are autonomous, flexible and can work in a multicultural team
  • You speak French and English (oral and written)

 

CONDITIONS OF THE POSITION:

  • Type of contract: 6 or 12 month fixed-term contract
  • Meal /lucheon vouchers
  • Health insurance
  • Up to 3 days of telework

APPLY:

Only online by attaching a CV and a cover letter via the following link:

http://www.jobs.net/j/JOBHUvVN?idpartenaire=142

 

Only successful candidates will be contacted.

For more information about the association: www.hi.org

Description

BACKGROUND:

Within the framework of the Federal Strategy and its recent update and the strategic orientations under development in the Rehabilitation Division, and the pandemic context, the digital transformation of rehabilitation care has already been integrated into our intervention practices in order to ensure the continuity of care and services. Our innovation dynamic in 3D and tele-rehabilitation before the pandemic, which won a European Union prize (https://hi.org/en/news/european-union-awards-hi-two-prizes-for-its-innovative-projects) is in continuous development. As part of the support for our current and future projects on this theme, the Rehabilitation Department needs to strengthen its capacities in terms of technical deployment of "new and digital technologies applied to rehabilitation - tele-rehabilitation & 3D" in unstable contexts.

The more specific mandate of the technical departments is to provide technical support and a framework for HI's programs around the world, but also to carry out research and innovation projects and to represent HI externally. The Rehabilitation Technical Division has 18 staff members who are responsible for carrying out the various aspects of this mandate on Humanity & Inclusion's programs on the theme of rehabilitation in humanitarian and development contexts.

 

JOB OBJECTIVES:

Reporting to the Director of Rehabilitation, and in collaboration with a Clinical Tele-rehabilitation Project Manager and a Business Developer, this position aims to provide skills and perspectives in terms of technological responses and new players in this sector to meet our field reality in the implementation of ICT-Tele-rehabilitation projects. The main challenge is to make the digital transformation of our rehabilitation services possible by proposing technological solutions in telecommunication that correspond to our uses and to the results expected by the tele-rehabilitation and 3D projects. https://hi.org/sn_uploads/document/barrierslevers_telerehabilitation_rs16_brief.pdf 

HI needs a solution package (including partnerships) to operationalize tele-rehabilitation and 3D in all contexts and in different modes and devices, including a catalogue of equipment and functionality at costs appropriate to our target groups (users, professionals, service providers, local actors).

Your mission will be to develop technological responses for our projects and to build alliances with key partners to ensure influence, strategy and intelligence within the ICT community.

 

Main tasks 

 

Responsibility 1 - Technological response to headquarters technical teams

  • You identify the "digital technologies" players capable of offering appropriate solutions to our intervention contexts
  • You examine and classify the solutions found to respond to the deployment of 3D and tele-rehabilitation projects, taking into account the complexity of the context and the known information transmission disruptions
  • You define the specifications for the qualitative deployment of our telecom/IT approaches
  • You propose an "educational" glossary
  • You make the link with the actors involved, particularly in the context of identifying sources of funding
  • You coordinate the ICT solutions implemented in relation to data protection
  • You provide technical solutions to help in the decision making process
  • You analyze the advantages and disadvantages of the chosen solutions
  • You identify the short, medium and long term issues for HI and its local partners
  • You enrich the thinking on licensing issues
  • You explore the existence of techniques applicable to our field’s constraints (intermittent transmission, miniaturization of digital information packets, power supply)

 

Responsibility 2 - Influence, Strategy and External Monitoring

  • You will participate in an HI-international seminar on "Digital transition Tele-rehabilitation / Integration of ICT" in November 2021
  • You develop functional deployment models (technologies and alliances of actors)
  • You contribute to the reduction of the environmental impact of rehabilitation care
  • You update the benchmark proposed in the research of the use of ICT in rehabilitation
  • You are in charge of updating information resources on Internet coverage project leaders in the field of e-health in our countries of intervention and
  • You ensure a scientific watch on the digital transformation and the use of ICT within international organizations such as the WHO
  • You identify networks of actors and ensure the follow-up of communication and work opportunities for HI around these issues

 

Responsibility 3 - Internal Monitoring

  • You will update the project portfolio of HI in telehealth in the framework of the research on the use of ICT in rehabilitation
  • You work on the centralization and capitalization of ICT projects, identifying indicators of digital transformation in order to monitor the evolution of use

 

PROFILE REQUIRED:

  • You have an engineering degree with a specialization in technological and/or digital sciences
  • You have at least 2 years of experience in technical support, coordination and/or project management in international organizations
  • You have experience in digital solutions applied to health 
  • You master the collection, management and monitoring of health data
  • You are interested, and if possible experienced, in innovative and frugal approaches developed in low and middle income countries
  • You have organizational, analytical and training skills
  • You are autonomous, flexible and can work in a multicultural team
  • You speak French and English (oral and written)

 

Détails de l'annonce

Organisation : Médecins Sans Frontières - Artsen Zonder Grenzen
Site web : http://www.msf.be
Adresse email : Recruit-HQ-Operations@brussels.msf.org
Lieu de l'emploi : Bruxelles /
Type d'emploi : Contrat à durée indéterminée
Type de contrat : Temps plein
Fonction : Autre
Date de publication : 17/12/2021
Date limite : 04/01/2022

Profil

REQUIREMENTS

Education

  • Academic degree in Information and Communication Sciences & Technologies or in Records Management or related field 
  • Proven knowledge in records management including data protection policies, digitization, database management, information retrieval 

Experience

  • Relevant experience in project and change management and in the use of tools and software packages
  • Minimum 2 years of experience in information management is a must.
  • Experience with MSF and within the Ops Department is an asset, but not a strict requirement 

Competencies 

  • Good communication, interpersonal skills, and writing skills in both French and English 
  • Good understanding of ICT, and online tools and social media 
  • Excellent communication, problem solving and analytical skills 
  • Organized and methodical. 
  • Autonomous 
  • Ability to adapt quickly and respond to changing priorities  
  • Service-oriented 
  • Ability to elicit cooperation from senior management and other departments 
  • Initiative and innovation
  • Strategic thinking and planning abilities 
  • Demonstrated leadership in developing a team-oriented approach, collaborative environment 
  • Proven managerial skills are an asset. 

Description

Médecins Sans Frontières (MSF) is an international humanitarian aid organization that provides assistance in more than 60 countries to populations in distress, to victims of natural or manmade disasters and to victims of armed conflicts, without discrimination and irrespective of origin, religion, creed or political affiliation.

CONTEXT

Information & Knowledge Management (IKM) has been integrated in the MSF-OCB 2020-2023 Strategic Orientations as a key axis to work on. As a result of a consultative process, an OCB IKM strategy has been validated at the General Director level in October 2021 to reflect the IKM priorities (gathered from a consultative process), through a roadmap. 

Because of its key role in undertaking a strong Information and Knowledge Management culture, the Operations Department has at the same time framed the upcoming priorities in the Information and Knowledge Management - Strategy and Roadmap 2021-2023 to improve related practices, as much as to build greater transversality at Operations-level.  

In parallel, MSF-OCB had recently validated a Record Management, Retention and Disposition Policy to address storage and maintenance, use, archiving and final disposition of records in the custody of MSF OCB.

RESPONSIBILITIES

The mission of the Ops Information & Knowledge Manager is therefore to safeguard and boost the implementation of both the Ops IKM strategy and the Record Management Policy, these two by setting the priorities of the Mobile Implementation Officers s/he manages. 

The Ops Information & Knowledge Manager will: 

  • Lead the strategy for implementing policies and guidelines related to information, records, retention and disposition management at field and HQ-level 
  • Review and develop OCB OPS policies and guidelines on Info, records and knowledge management. 
  • Provide support and ensures missions follows Record Management OCB policy and guidelines in the general management of records – both paper and electronic – during their entire lifecycle from creation in the field to repatriation to HQ 
  • Act as a technical referent and make recommendations for: 
  • Developing IKM systems and tools 
  • OPS Information and records to be well located, rapidly and fully accessible, and available for future audit, discovery and capitalization 
  • ensuring that only information and records that are necessary are retained, and not longer than required by reviewing and aligning retention schedules 
  • special protective measures to be put in place regarding vital and sensitive information 
  • Act as subject matter expert to get a more efficient use and dissemination of the information across the whole Ops Department (field- and HQ teams): 
  • Focal point on IKM tools and initiatives at Field and HQ level. 
  • Provide her/his expertise to decision makers and key stakeholders, including various working groups such as the OCB IKM. 
  • Support a cultural change towards IKM awareness in close collaboration with other IKM colleagues. 
  • Supports headquarters’ projects involving IKM.
  • Guaranty a sustainable system to support/train any user of the Ops IKM initiatives/tools is put in place. 
  • Ensure the Knowledge Management pillar to promote a horizontal and capitalization culture is being boosted as per priority. 

The Ops Information and Knowledge Manager is a member of the OCB IKM Steering Committee, and the GDPR circle. and has collaborative interaction with the Learning & Development Unit, the ICT department, and of course the HQ- and field users at Ops department. 

S/he is under the management of the Support Management Ops. S/he will manage the MIO Record Manager, and, if plan accepted, the MIO Information Manager. 

MAIN ACTIVITIES

  1. Restructuring of Information Management at Ops-Level, department and field-level (from now until March 2022 at RST/Cell-level and from November 2021 to July 2023 at field-level):  

S/he acts as Program Manager to conceive, develop, initiate, communicate and train relevant stakeholders. Main tasks include:  

  • Definition of the implementation, monitoring and maintenance roles and responsibilities (including of her/his role) 
  • Ensuring the training plan for OPS staff and the onboarding/offboarding plan for OPS staff (HQ and field) is being undertaken 
  • De-briefing outgoing staff facilitating curation and transfer of Information resources before departure
  • Definition of standards and processes (workspace/intranet templates and layouts, standard libraries, folder structures for local drives, taxonomies, metadata and content-types, document inventories, retention tables, access permissions, naming conventions etc.) 
  • Definition of the cleaning, archiving and migration processes 
  • Definition of the maintenance and monitoring procedures 
  • Ensuring the plan for implementation of Missions is prioritized 
  • Definition of the communication plan with main stakeholders (RST, OPS department, IKM group, ICT etc.) 
  • Ensure the project is launched and executed as per plan
  • Ensure the migration to new standard systems following the SoP is being done
  • Ensure the development and Pilot of the standard Mission, RST and other team's department collaborative spaces 
  • Ensure the development and pilot of the Mission and OPS dep intranet spaces
  • Define success criteria and analysis  
  1. Integration/rationalization of already existing Ops IKM initiatives in New Intranet (from February to October 2022) 

With the idea to provide a single access point to the several platforms, tools, sites and spaces relevant for the OPS, s/he should: 

  • Ensure the Snapshot, Ops Knowledge base, Sindy, EoM, and other sites are being integrated as much as possible in the new intranet 
  • Repatriate Ops Knowledgebase in SharePoint/New intranet  
  • Training/onboarding of Field Teams’ users (Country and Project teams) on new intranet and other OPS IKM initiatives  
  1. Boost Knowledge Management pillar by promoting a horizontal and capitalization culture (from September 2022) 
  • Grow the capitalization culture in the field by encouraging and providing means (time and methodologies) for field teams to take the time to reflect on their action to extract lessons learned and feed institutional memory. Champion these exercises. 
  • Promote actively Community of practices and champion field-driven initiatives. 
  • Define the needs, and requirements for a Community of Practice for OPS staff on the IKM topic. 
  • Contribute to the development of a strategy around internal communication. 
  • Create Steering Committee for Ops newsletter with field representatives; stimulate and help authors.
  • With the support of the Ops, Support Management, clarify Briefing-Debriefing content and process
  • Adapt knowledge sharing spaces (global, regional, national)
  • Diversify formats of explicit knowledge 
  1. Ad-hoc support 
  • Supports in answering punctual retrieving requests for information stored in MSF-OCB OPS HQ repositories. 
  • Collect, centralize and report IKM management and compliance issues and initiatives across all missions and OPS department. 

CONDITIONS

  • Expected starting date: 1/02/2022
  • Contract type: Open ended contract - Full time
  • Location: based in Brussels (Ixelles)
  • Salary according to MSF-OCB HQ grid – Hospital Insurance (DKV) – Pension Plan – 100% reimbursement for public transportation costs
  • Adhere to the MSF principles and to our managerial values: Respect, Transparency, Integrity, Accountability, Trust and Empowerment
  • Adhere to the MSF Behavioral Commitments

Deadline for applications: 04/01/2022

How to apply?

Please, send your CV and cover letter to Recruit-HQ-Operations@brussels.msf.org until 04/01/2022 and mention “Operations Information & Knowledge Management Officer ” in the subject of your email.

Only shortlisted candidates will be contacted.

MSF values diversity and is committed to create an inclusive working environment. We welcome applications from all qualified candidates regardless of disability, gender identity, marital or civil partnership status, race, color or ethnic and national origins, religion or belief, or sexual orientation.

The protection of your personal data is important to MSF. By submitting your application, you consent to MSF using your personal data. For more information, consult our privacy notice to job applicants.

Détails de l'annonce

Organisation : Médecins Sans Frontières - Artsen Zonder Grenzen
Site web : http://www.msf.be
Adresse email : Recruit-HQ-Operations@brussels.msf.org
Lieu de l'emploi : Bruxelles /
Type d'emploi : Contrat à durée indéterminée
Type de contrat : Temps plein
Fonction : Autre
Date de publication : 17/12/2021
Date limite : 02/01/2022

Profil

REQUIREMENTS

  • Higher education diploma, Master’s degree in the field of HR and/or Finance is a strong asset
  • 2 years of professional experience in administrative and financial management required 
  • Experience working in an NGO is an asset  
  • Relevant experience in project and change management and in the use of tools and software packages   
  • Proficient in MS Office 
  • Excellent oral and written skills in English and French, with editing skills in both languages; Dutch is an asset 

 Competencies 

  • Demonstrated leadership in developing a team-oriented approach, collaborative environment 
  • Initiative and innovation  
  • Excellent communication, problem solving and analytical skills 
  • Organized and methodical. 
  • Proven managerial skills are an asset. 
  • Ability to elicit cooperation from senior management and other departments 
  • Service-oriented 
  • Ability to adapt quickly and respond to changing priorities   
  • Good synthesis skills 
  • Strong ability to multitask, and prioritise tasks. 
  • Excellent time management skills. 
  • Ability to respect confidentiality 
  • Highly flexible and autonomous, 
  • Very good interpersonal skills  
  • Sense of rigor 

Description

Médecins Sans Frontières (MSF) is an international humanitarian aid organization that provides assistance in more than 60 countries to populations in distress, to victims of natural or manmade disasters and to victims of armed conflicts, without discrimination and irrespective of origin, religion, creed or political affiliation.

CONTEXT

The Operations Department (Ops Department) manages and supervises the operations within the MSF Operational Centre Brussels (OCB). The Department is currently composed of operational cells, Regional support team and support Units (Risk Management, Duty of Care, Information & Knowledge Management) 


While the executive team is responsible for the overall continuity and the definition of operational strategies in the OCB, the Executive Assistant is responsible to ensure the department HR, administration, and finance are smoothly running. S/he is also responsible for the practical organisation of main ops events and the document registration of missions.

RESPONSIBILITIES

The Ops Department executive assistant acts as a liaison between the executive team (Directors of Operations/Support Management Ops) and the other OCB HQ departments for HQ administrative, Human Resources and Finance management matters.  

  • S/he provides high-quality administrative, HR and finance support to the executive team:  
  • S/he ensures the administrative/HR and finance HQ processes are followed-up and respected.  
  • S/he plays a central role in ensuring the Brussels-based people are onboarded and properly administered.  
  • S/he provides an organisational and practical support of ops-related events and Missions registrations/legalization  
  • S/he independently complete a variety of administrative/HR and finance tasks and proactively identify, solve or delegate more complex topics. More concretely:   
  • S/he is under the management of the Support Management Ops 

 MAIN ACTIVITIES

  1. Administrative and HR Management support: is the focal point for any administrative and HR-related questions at Department’s level 
  • Ensures administrative processes are respected for the Department’s Human Resources:  
  • Prior to the opening: Ensure the JD matches the desired profile, the administrative status is correctly chosen, 
  • Manage job openings for Brussels-based people, centralize the applications, follow-up the applications, and liaise with candidates until the person is hired 
  • Setup/schedule interviews and job assessments 
  • Send negative response letters to not selected & shortlisted candidates after the final interview. 
  • Organize newcomer’s engagement, complete and have a candidate's engagement decision signed by the director; communicate it together with supportive document to the headquarters administration. Ensure the link with the headquarters administration when the newcomer is a non-Belgian candidate (work permit, "inpat package" ...) 
  • Ensure induction organization: preparation of necessary equipment (workspace, computer access, email, magnetic card, diary ...), briefs newcomers on administrative and information management; Welcome & ensure physical receipt of the new employee 
  • Manage leave follow-up and encoding of information (unpaid leave, sickness, minor unemployment, etc.) in the computer-system (HR.net) every month in order to transmit the information to the HQ HR-department. 
  • In collaboration with the units/cells and the headquarters administration, participate in the recruitment process and follow-up of interns and consultants 
  • Ensures guidance is developed, updated, and disseminated for non-Brussels based people, consultancies, volunteer, internship. 
  • Follow-up of department’s determined contract & Mobile implementation officers’ contract (start / end dates, contract modification), and liaise with the HQ administration department. 
  • Update the department organigram and ensure dissemination / access 
  • Ensure availability of stock of office equipment, photocopiers, etc ...  
  • Organize upon request teleconferences and videoconferences 
  • Dispatch incoming and outgoing mail from the department 
  • Monitor / optimize GSM-expenses. 

 

  1. Financial management support 

Is the focal point for finance at Department’s level 

  • Launch the budgeting exercise of the Department, liaise with the different Units/cells, encode the whole department Budget, present it during the Budget arbitrage 
  • Prepare the quarterly budget revision in collaboration with the different Units/Cells, analyze the discrepancies, challenge the different budget-holders and liaise with the Finance Department.  
  • Based on HR-movements (departure/gaps, etc.), follow-up the Department’s CDD-envelope and the Mobile Implementation Officer’s contract. 
  • Follow-up the Department accountability: provide info, verify budget encoding, ensure invoices follow-up.  

 

  1. Practical organisation of Ops events  
  • In collaboration with the Support Management Ops, ensure all practical aspects of the major events of the department and ensure the organization of the premises in the Ixelles office (Ops / Meds week, Annual / Multiyear Review of Operations, Bilan & Objectives and other workshops). The tasks involve (non-exhaustive): booking in Zoom / Teams, booking hotels for a large group (80 people), ordering & catering management, booking plane tickets and travel, booking rooms, monitoring technical and logistics questions, dissemination of information related to the event, management of the event budget, support on visa issues, catering service 
  • Organize and announce the Info Matin and other OPS events (debriefing, lunch & learn, ...) 
  • Organize the team building of the department 
  • Participate in the organization of non-ops events for staff 
  • Archive final documents; If necessary, take the minutes of the various meetings 

 

  1. Document registrations and legalizations for missions 
  • In collaboration with the HROs of each cell and the HRCOs of the missions, collect all the documents related to registrations and legalizations in the mission countries, collect the necessary signatures, ensure information related to legal steps to be carried out is available; 
  • Coordinate the necessary steps (ordering legal documents, notary, sworn translations, legalization, request for couriers, archiving, sending). 
  • Follow up the translations and legalizations of documents for the Ops department from request to the reception in the field. 

 

  1. Others  
  • Participate in assistants’ meetings to ensure the proper administrative functioning of the HQ: internal procedures, preparation of collective events 
  • Ensure, on a rotation basis, back-up of other department’s assistants 
  • Maintain the organization of Executive Assistant’s files;  
  • Assist Directors of Operations (DOs) in the organization of certain tasks: make hotel and travel reservations on request, ensure that meetings are well prepared (setting appointments with participants, organizing their accommodation, booking rooms, by tele- or videoconference, prepare the agenda and distribute the preparatory documents). 

CONDITIONS

  • Expected starting date: 10/01/2022
  • Contract type: Open ended contract - Full time
  • Location: based in based in Brussels (Ixelles)
  • Salary according to MSF-OCB HQ grid – Hospital Insurance (DKV) – Pension Plan – 100% reimbursement for public transportation costs
  • Adhere to the MSF principles and to our managerial values: Respect, Transparency, Integrity, Accountability, Trust and Empowerment
  • Adhere to the MSF Behavioral Commitments

Deadline for applications: 02/01/2022

How to apply?

Please, send your CV and cover letter to Recruit-HQ-Operations@brussels.msf.org until 02/01/2022 and mention “Operations Department Executive Assistant” in the subject of your email.

Only shortlisted candidates will be contacted.

MSF values diversity and is committed to create an inclusive working environment. We welcome applications from all qualified candidates regardless of disability, gender identity, marital or civil partnership status, race, color or ethnic and national origins, religion or belief, or sexual orientation.

The protection of your personal data is important to MSF. By submitting your application, you consent to MSF using your personal data. For more information, consult our privacy notice to job applicants.

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