Détails de l'annonce
Organisation : ILES DE PAIX
Site web : http://www.ilesdepaix.org
Adresse email : jobs@ilesdepaix.org
Lieu de l'emploi : Huy /
Fichier :2019_assistant_administratif_appel_a_candidature_final.pdf
Type d'emploi : Contrat à durée indéterminée
Type de contrat : Temps partiel
Fonction : Ressources humaines
Date de publication : 25/04/2019
Date limite : 12/05/2019
Profil
Formation de base et/ou expérience
- Formation de bachelier avec une expérience pertinente dans une fonction similaire.
- Parfaite connaissance "utilisateur" des logiciels informatiques usuels (Word, Excel, Outlook, Power Point, etc.) et agilité dans la découverte de nouveaux logiciels. La connaissance de CRM est un plus.
- Bonne connaissance du français (expression écrite et orale).
- Excellentes capacités de rédaction.
Attitudes et comportements
- Organisation et rigueur.
- Autonomie et proactivité.
- Capacité d’adaptation.
- Multitâche.
- Prise d’initiatives, orienté·e solutions.
- Motivation pour le secteur associatif.
- Bonnes compétences communicationnelles et interpersonnelles.
- Dynamisme.
- Discrétion, respect de la confidentialité.
Description
Lieu de travail : Rue du Marché, 37 - 4500 HuyDurée du poste : Contrat à durée indéterminéeTemps de travail : 4/5e tempsPrise de fonction : courant juin 2019
1. RESPONSABILITES PRINCIPALES
Exercer au sein de l’unité Finances, Administration & Ressources Humaines (UFARH) des activités de secrétariat diversifiées portant sur la réalisation et le suivi des travaux administratifs et financiers ainsi que sur la gestion administrative du personnel.
2. ACTIVITES[1]
L’assistant-e administratif-ve aura pour mission d’appuyer les responsables administratifs et financiers dans le traitement et le suivi de dossiers variés (assurances, entretien des biens et des bâtiments, dossiers de successions, informatique, etc.) mais les tâches principales s’articuleront autour de ces trois pôles :
La gestion administrative des dons
- Traitement et encodage quotidien des dons reçus.
- Mise à jour régulière de la base de données « donateurs » : suivi des retours de courriers postaux et encodage des modifications liées aux données des donateurs (changements d’adresses, décès, etc.).
- Emission des quittances fiscales.
- Suivi et traitement des demandes des donateurs (réclamations dons, réclamations concernant les quittances fiscales, informations sur les données personnelles en lien avec le RGPD, etc.).
La gestion administrative des prestations
Globalement, l’assistant-e administratif-ve assurera le suivi du personnel en fonction au Siège et au Sud (expatriés). Cela signifie qu’il (elle) réalisera les tâches suivantes :
- Suivi des absences (congés, maladies, missions sur le terrain, etc.).
- Suivi des formations (y compris apporter un appui aux Unités pour les inscriptions aux formations ou la soumission de demandes d’intervention auprès du Fonds 4S).
- Suivi des modifications administratives du personnel cité ci-dessus : relayer ces modifications au secrétariat social, tenir à jour les fichiers du personnel (liste du personnel, répertoire téléphonique, organigramme, etc.), informer les différentes compagnies d’assurances, etc.
- Encodage mensuel des prestations dans le logiciel ad hoc utilisé.
- Réalisation des démarches liées à la paie (réception des documents du secrétariat social, envoi des fiches de paie aux membres du personnel, etc.).
- Réalisation des démarches auprès des organismes subsidiant pour les postes APE, ACS, Contrat d’Insertion, Maribel.
- Appui au responsable administratif pour la gestion des entrées et sorties de fonction.
Le suivi administratif des missions sur le terrain
Dans le cadre des visites de terrain régulièrement planifiées par des membres du personnel du Siège (appui aux programmes), l’assistant-e administratif-ve sera en charge :
- de la réservation des billets d’avion (contacts avec les agence de voyage, demandes de devis, réservation et suivi de l’émission des billets).
- du suivi des démarches administratives liées aux missions sur le terrain (documents administratifs tels que visas et passeports, préparation des ordres de mission / lettres d’invitation si requis, souscription aux assurances nécessaires telles que rapatriement/annulation, etc.).
- de la tenue à jour du fichier de suivi des missions (en lien avec les décomptes annuels à fournir à certaines compagnies d’assurance et le paiement d’une taxe de compensation Carbonne).
D’autres tâches ponctuelles pourront être confiées à l’assistant-e administratif-ve telles que du classement, de l’archivage, la prise d’appels téléphoniques, etc.
Comment postuler ?
Faire parvenir votre CV avec lettre de motivationjusqu’au 12 mai 2019 (inclus) à Stéphanie Laloux, Responsable Administrative, sur l’adresse mail suivante : jobs@ilesdepaix.org, et avec pour objet : « Assistant admin. – Nom, Prénom ».
[1] Les activités sont reprises ci-dessous à titre d’exemples. Elles ne sont pas exhaustives et peuvent évoluer au cours du temps en fonction des besoins de l’association