Belgium

REQUIREMENTS

• Degree or diploma in Health Facilities Management or equivalent work experience
• Minimum 5 years of experience in technical management of hospital facilities and complex medical setups
• Experience with MSF or a comparable organization in developing countries is an asset
• Management skills: Analyzing, planning, organization, negotiation, and communication skills
• Skillful writing and reporting skills
• Behavioral flexibility: ability to work in a team, high level of maturity in interpersonal relationships, flexibility.
• Good oral and written communication in English and French. Other field languages such as Arabic, Spanish, or Portuguese are an asset
• An interest in international and humanitarian issues

Médecins Sans Frontières (MSF) is an international humanitarian aid organization that provides assistance in more than 60 countries to populations in distress, to victims of natural or manmade disasters and to victims of armed conflicts, without discrimination and irrespective of origin, religion, creed or political affiliation.

Hospital Facility Management Referent (m/f/x) – Brussels – MSF Belgium

Are you an experienced technical manager of hospital facilities with a demonstrated history of working in complex medical set-ups? We are looking for a humanitarian professional with a facilities management background to work at an advisory level!

This position is located within the Hospital Management Support Unit of the Medical Department with a functional link to the Logistics Department.

CONTEXT

The Hospital Management Support Unit (HMSU) is a multidisciplinary, interdepartmental team, set up within the Medical Department of MSF OCB (Operational Center Brussels). This team includes the referents for Hospital Facilities Management, Human Resources Management, Nursing Management and Pharmacy Management. To manage hospitals in their proper context and in coherence with OCB strategic objectives, the HMSU has a transversal role with respect to the different Cells making up the Operational Department, and therefore depends on each of them for guidance on strategy and context to ensure informed guidance and recommendations from the unit.

The HMSU develops expertise in hospital management and in close collaboration with supporting departments, provides expertise support to the team managing the hospitals. For all specific hospital management issues this Unit is the direct interface between HQ and the field. Each member has responsibility for a specific domain, here Hospital Facilities Management (HFM), under the supervision of the unit's team leader (hierarchical link) with a functional link to the Deputy LSU Coordinator (Logistic Support Unit) of the Logistics Department. Within the HSMU, the Logistics Department is represented by the Hospital Facilities Management Referent.

The HMSU underwent an internal evaluation at the end of 2020 and throughout 2021 went through a transition phase revising the team structure, location within OCB and its function. This included a consultation exercise following the evaluation to guide the transition inclusive of field and operations voices. The HMSU now has an action plan with objectives that are directly taken from the consultations, equally identified as priority issues by the experts of the HMSU. Six transversal objectives have been defined for 2022 accompanied by vertical objectives linked to the professional domains that make up the HMSU team. During 2022, the unit will work to develop longer term vision and to support the long-term investment and planning required for hospitals.

As Hospital Facility Management Referent (HFMR), you are responsible for ensuring continuity of service and providing an adequate environment for the medical teams and beneficiaries. You integrate people, place, process, and technology to meet the following requirements: effectiveness & functionality of the premises, safety of the occupants, safety of the equipment and efficiency. You encompass multiple technical domains as well as a strong management component to keep an overview of activities (maintenance, new works, monitoring, evaluation) and manage multidisciplinary teams. You provide support to HFM Directors/ Managers with a direct communication line to the field as an advisor. As HFMR, you are moreover the guarantor of the coherence and quality of HFM responses to the operational requirements of hospitals in OCB.                                                                            

With the HMSU team, you foster transversal support to hospital management teams. Increase visibility to enable teams to profit from the unit’s expertise and join relevant steering committees and circles (functional working groups) to ensure HMSU perspectives are considered.

RESPONSIBILITIES

1. Participation in the development of health facilities expertise in OCB, and more particularly in management of hospital infrastructures, in close collaboration with members of the HMSU and the Log Department at HQ:

The HFMR participates in the development of a horizontal hospital management policy including structures, process, and culture.

• In the development, both at HQ and in the field, of HR with expertise in Health Facility Management, particularly by establishing training programmes, coaching and outside collaboration.
• Development and coordination of management and HFM support tools (protocols, guidelines, specialised software, data management, etc …) for managers in hospitals.

2. Supporting role vis-à-vis hospital in portfolio

The HFMR has a direct supporting role with the hospital's management team, particularly the Hospital Facility Director/ Manager, for topics related to:

• Development of hospital maintenance strategy contextualized to the specific requirements of the hospital
• Planning of new works (adaptation of the infrastructures regarding new programs and/or reorientation of the programs)
• Inventory and risk management regarding infrastructures

• Organization and management of the different maintenance tools (preventive and corrective)
• Budget monitoring of the technical activities, the infrastructures and equipment of the hospitals
• HR settings and needs of the technical teams

The HFMR is moreover responsible, in collaboration with the cell Logs, for:

• Definition of materials and equipment needed as well as how it is used and the maintenance program
• Supporting the preparation of masterplans, in collaboration with the unit, relevant people in the hospital and other HQ supporting departments
• Providing direct support in setting-up infrastructures during the commissioning phase of new health facilities, right after the temporary reception of the structures
• Defining the fire safety program for the masterplan

For all these issues, the HFMR collaborates with, and is the interface of the hospitals and the key contacts in the Log Department.

For all issues having an impact on the context and/or the strategy, the HFMR listens to and supports the field teams, using their expertise to provide guidance. The HFMR offers support and recommendations to the Log Cell.

HFMR links to the Logistic Coordinator of the concerned mission to give recommendations on the strategy.

3. Participation in the setting up and development of a Pool of Hospital Facility Management profiles capable of having a specific responsibility in Hospital Team Management, in collaboration with the Pool Managers and Development advisors. The HFMR therefore:

• Participates in the recruitment of the Hospital Facility Managers profiles;
• Identifies training requirements for these profiles;
• Takes part in the organization of some specific related trainings.

4. Responsible for technical information and data management at Unit level:

• Ensures that a data management system is set up in hospitals and monitored.
• Ensures that facilities management information, data, and reports regarding hospitals in portfolio are compiled and distributed to the relevant bodies.
• Ensures that such information is analyzed and that any measures and actions to be adopted are followed up.

5. Participation in the development of external partnership arrangements, in collaboration with the various supporting departments, to reinforce OCB's hospital management expertise.

6. Participation in evaluation of hospital management quality, in close collaboration with members of the HMSU and HQ supporting departments. The HFMR therefore participates in:

• Development of methodology, evaluation tools, and qualitative and quantitative indicators for hospital management.
• Field visits organized regularly to evaluate procedures and organisation at OCB hospitals.

OBJECTIVES OF HMSU for 2022

• Development of a hospital management mind map to serve as the base of a framework for hospital management
• Redesigning the Hospital Management Team Training (HMTT)
• Developing and implementing hospital management performance indicators, inclusive of hospital dashboards to support day to day monitoring and analysis over time
• Defining auxiliary service management in hospitals, including place and function
• Developing model organograms based on size and specificity of hospitals as a package to guide teams in designing and planning hospital management teams
• Reviewing the eight hospital committees drafted by the former HMU (Hospital Management Unit)

CONDITIONS

• Expected starting date: As soon as possible
• Location: Brussels (Belgium)
• Regular field visits in all contexts and regular travels in Europe required
• Contract type: Open-ended contract
• Full time
• Salary according to MSF-OCB HQ grid
• Meal vouchers - Hospital insurance (DKV) - Pension Plan -100% reimbursement for public transportation costs
• Adhere to the MSF principles and to our managerial values: Respect, Transparency, Integrity, Accountability, Trust and Empowerment
• Adhere to the MSF Behavioral Commitments

Deadline for applications: 24/07/2022

How to apply?

Please, send your CV and cover letter to Recruit-HQ-Log@brussels.msf.org and mention “Hospital Facility Management Referent” in the subject of your email.

Only shortlisted candidates will be contacted.

MSF values diversity and is committed to creating an inclusive working environment. We welcome applications from all qualified candidates regardless of disability, gender identity, marital or civil partnership status, race, color or ethnic and national origins, religion or belief, or sexual orientation.

The protection of your personal data is important to MSF. By submitting your application, you consent to MSF using your personal data. For more information, consult our privacy notice to job applicants.

Profil recherché

• Formation en lien avec la fonction (diplôme en sciences humaines ou sciences de l’éducation est un atout) ou/et expérience professionnelle valorisable ;
• Expérience professionnelle de 3 ans dans le secteur associatif, dont une expérience pédagogique valorisable (atout) ;
• Intérêt pour les thèmes d’expertise de Justice et Paix ;
• Intérêt pour les pays partenaires de l’organisation, disponibilité à effectuer des visites de travail à l’étranger ;
• Capacités à travailler en réseaux, avec de multiples parties-prenantes ;
• Intérêt pour l’actualité et capacité d’analyse socio-politique ;
• Compréhension du contexte et des processus d'éducation permanente et d’éducation à la citoyenneté mondiale et solidaire (ECMS) ;
• Excellentes capacités d’expression orale, de rédaction et de synthèse ;
• Capacités de planification et de gestion de projets (dont de la méthodologie « Gestion axée résultat ») ;
• Capacités d'initiative et de travail en équipe, aisance relationnelle ;
• Capacités d'animation et de conduite de réunion ;
• Connaissance active de l’anglais et de l’espagnol ;
• Flexibilité sur les horaires les week-ends et en soirées (avec possibilité de récupération) 
• Ouverture à la sensibilité chrétienne de Justice et Paix ;
• Adhésion aux objectifs et aux valeurs de la Commission Justice et paix.

Offre

• L’opportunité de mener de nombreux défis avec une équipe dynamique ;
• Un contrat à durée indéterminée ;
• Barème de la Commission Paritaire 329.02, échelon 4.2. ;
• Prime de télétravail ;
• Remboursement des trajets professionnels ;
• Début de contrat pour le 5 septembre 2022.

Lieu de travail

208, Chaussée Saint-Pierre – 1040 Bruxelles (Métro Mérode)

Procédure de recrutement

Envoyez une lettre de motivation et un curriculum vitae à info@justicepaix.be  pour le 08 août au plus tard. Les candidatures retenues feront l'objet d'un test écrit en ligne le 12 août et de deux interviews, les semaines du 15 et du 22 août.

Pour plus de renseignements sur la fonction, veuillez prendre contact avec timur.uluc@justicepaix.be ou par téléphone au +32 (0)2 896 95 00

 

Description de l’association

Justice et Paix est une ONG et une organisation d’éducation permanente belge qui conscientise et interpelle les citoyen·ne·s, les acteurs éducatifs et les responsables politiques sur les questions de paix, de démocratie et d’environnement. Justice et Paix encourage ces protagonistes à « comprendre pour mieux agir » pour la paix et la justice, ici et ailleurs.

L’objet de son travail est de développer une prise de conscience et une connaissance critique des réalités de la société, sur base notamment des méthodologies de l’éducation permanente et de l’éducation à la citoyenneté mondiale et solidaire, à travers l’analyse, la sensibilisation, les formations et le plaidoyer politique. Pour plus d'informations, voir www.justicepaix.be

Tâches 

Le/la responsable pédagogique a pour mission de coordonner l’offre pédagogique de Justice et Paix. Il/elle développe et accompagne l’équipe d’animation dans les formations à destination d’un public adulte (enseignant·e·s, citoyen·ne·s). Il/elle développe des supports (outils pédagogiques, etc.) et activités (projets d’école, accompagnements) nécessaires et assure la publicité de l’offre pédagogique de Justice et Paix.

Il/elle est capable de donner ces formations (dont la formation « migrations et conflits »), seul.e ou avec des collègues et s’appuie pour cela sur les modes d’éducation - formelle et non formelle -, en particulier l’éducation permanente et l’éducation à la citoyenneté mondiale et solidaire (ECMS).

Le/la responsable assure proactivement la stratégie et garantit sa bonne opérationnalisation avec l’équipe d’animation. Il/elle construit également cette dynamique en partenariat avec les volontaires, partenaires et réseaux sectoriels de l’organisation.

Il/elle sera, en outre, amené·e à collaborer aux autres démarches de CJP, en matière d’animation et d’éducation permanente.

 

Compétences recherchées (exigences et atouts)

• Minimum CESS (secrétariat – comptabilité – finances)
• Minimum 2 ans d’expérience dans une position similaire
• Français : très bonne connaissance
• Anglais : connaissance intermédiaire
• Connaissance logiciel microsoft office : word & excel ; power point
• Bonne Connaissance de comptabilité et facturation
• Expérience dans le milieu non marchand : atout
• Expérience de travail avec la gestion de projets européens : atout.

Profil recherché

• Vous avez le sens de l’organisation, des priorités et du détail – vous êtes organisé(e), motivé(e), flexible et autonome
• Vous êtes rigoureux et possédé un bon esprit d'analyse et de synthèse

Conditions
Il s'agit d'un contrat à durée déterminée de 6 mois à temps partiel (50% soit 19 heures par semaine) qui pourra être ultérieurement prolongé avec la possibilité d'évoluer au sein d'une entreprise en plein développement.
Le contrat pourra démarrer dès que possible. Les horaires de travail pourront être flexibles en fonction de l'employé-e sous réserve d’en discuter avec la direction. Le poste est basé à l'École du Cirque de Bruxelles. Les heures supplémentaires seront compensées en temps de congés.
Le salaire mensuel dépendra de l’expérience de l’employé-e selon le barème de la Communauté Française de la Commission Paritaire 329.02.
 

Comment postuler ?
Envoyez votre CV (max. deux pages) et lettre de motivation (max. une page) adressée à Simona de Lisi, directrice du développement chez Caravan à simona@caravancircusnetwork.eu.
Veuillez également fournir deux références et confirmer si l'une d'entre elles peut être contactée avant la date de l'entretien.

 

La date limite de dépôt des candidatures est fixée à 23h59 le 14 juillet 2022.  Pour plus d'informations avant de soumettre votre candidature, veuillez contacter info@caravancircusnetwork.eu

 

Merci de votre intérêt pour le poste !

Intéressé-e de travailler à l’international ? Nous recherchons une personne dynamique et polyvalente pour rejoindre notre équipe en tant qu'assistant-e finances et administration, dès que possible.
Caravan est un réseau international de cirque de jeunesse & social composé de 35 écoles de cirque issues de toute l'Europe, du Moyen-Orient, de l'Afrique et de l'Asie. Le réseau a été créé en 2008 par 6 écoles de cirque européennes, avec comme objectif commun d'utiliser le cirque social et de jeunesse comme outil pédagogique et de dédier ce travail à des groupes issus de milieux défavorisés ayant des besoins spécifiques. Le siège social de Caravan est basé à l’École de cirque de Bruxelles en Belgique.
Pour plus d'informations, n’hésitez pas à visiter notre site internet www.caravancircusnetwork.eu
 

Le rôle
Sous la direction et la responsabilité de la directrice du développement, vous soutiendrez le travail quotidien de Caravan dans toutes les tâches administratives et financières qui concourent à la bonne gestion de l'association. Vous êtes une personne polyvalente qui sera amenée à gérer de nombreux points de comptabilité, mais aussi des éléments administratifs.

 

Plus précisément, les tâches de l'assistant administratif et financier sont :

• Assurer le secrétariat général de l'aisbl (traitement des courriers et des mails, rédaction des PV et rapports, etc.)
• Prendre des notes pour la rédaction des PV
• Gérer la totalité de la base de données des membres et partenaires et la tenir à jour (mise à jours annuelles et ponctuelles, encodage des nouveaux membres, etc.)
• Organiser et préparer les différentes réunions et activités de l’aisbl (réservation salle, envoi de la convocation, inscription des participant·e·s, etc.)
• Mettre en page des documents (courriers, PV, rapports, notes, etc.) et des articles dans le cadre des publications de l’asbl
• Être un soutien dans la mise à jour du site internet
• Gérer certaines demandes des membres et pouvoir répondre aux questions récurrentes (codes d'accès, calcul cotisations, etc.)
• Réservation et suivi des déplacements
• Assister à la gestion du budget de l’AISBL et de sa trésorerie
• Traiter les différentes factures des fournisseurs
• Assurer le suivi des payements
• Gérer les contrats de bail et assurance

Caractéristiques générales

• Master (gestion, économie, sciences humaines,) ou expérience équivalente ;
• Connaissance, sensibilité et expérience de quelques années dans le domaine de la coopération au développement (de préférence, expérience de séjour à l’étranger) ;
• Bonne connaissance des enjeux, des potentialités de développement et des dangers financiers des ASBL ;
• Connaissances financières, administratives et de gestion d’équipe.
• Connaissance des programmes informatiques tels que Word, Excel, base de données, etc.
• Bonne rédaction et bonne capacité d’expression orale en français ;
• Connaissance active de l’anglais
• Atout : expérience de quelques années en gestion d’une ASBL et/ou gestion équipe ;
• Atout : connaissance passive de l’espagnol et du néerlandais.

Caractéristiques personnelles :

• Facilité pour les relations humaines (bon contact avec employés, membres du Conseil d’Administration, bénévoles, partenaires, etc.) ;
• A la fois, autonomie et bonne capacité de travailler en équipe ;
• Créativité et initiative pour lancer un plan de développement de l’association ;
• Sens de la responsabilité développé, car ses décisions engagent l’association et ont des conséquences, notamment financières pour l’ONG (par exemple, le non-respect de délais implique non seulement l’arrêt du subside, mais aussi que l’association doive rembourser les montants obtenus) ;
• Engagement avec l’association : disposé à travailler quelques soirées et/ou WE ; toujours veiller pour les intérêts de l’association ; disponibilité pour assurer quelques missions à l’étranger
• Résistance au stress et aux situations imprévues
• Capacité d’être polyvalent au sein d’une équipe de petite taille.

L’ONG, Frères des Hommes, cherche une/un directrice/teur

 

Frères des Hommes (FDH) est une ASBL de coopération au développement qui travaille à la construction de sociétés justes et équitables en s’attaquant aux causes de la pauvreté et de la fragilité démocratique, en promouvant la participation démocratique et en soutenant des activités génératrices de revenus et respectueuses de l’environnement. Au Sud de la planète, FDH travaille en partenariat avec des organisations qui construisent leur avenir ; au Nord, l’association contribue au changement de mentalités face aux problèmes du Sud. (www.freresdeshommes.org)

 

Description de tâches demandées à la directrice/ au directeur :

• Elaboration d’un plan de développement de l’association. Cela veut dire, entre autres initiatives, mettre en place un plan de renouvèlement de la base de donateurs ainsi que des instances internes de l’association, notamment le Conseil d’Administration;
• Planification globale annuelle et quinquennale des activités de l’association ;
• Elaboration et contrôle du budget global de l’association
• Coordination de la présentation de projets et/ou demandes aux pouvoirs subsidiants et autres (DGD ou coopération belge, Wallonie Bruxelles international ; Ministère de Finances ; Communauté Française, CNCD, Fondations, entre autres) ;
• Coordination des rapports institutionnels : rapports (narratif et financier) pour l’Assemblée générale ; pour les pouvoirs subsidiants (coopération belge, Wallonie Bruxelles International ; Communauté Française, CNCD, Fondations, entre autres) ;
• Gestion globale de l’ASBL : veiller à l’exécution des activités administratives de sorte à ce qu’elles répondent aux dispositions légales et aux règles de l’association.

Cela implique, entre autres, gérer :

• assurances ;  
• relations avec les banques ;
• veiller à ce que taxes et autres soient en règle (publications légales, UBO ; Reprobel, site internet, dons en ligne, programmes informatiques comptable et de communication en ligne, etc.);
• traitement des données comptables pour circulation correcte de l’info vers personnes et organismes extérieurs tels que Commissaire aux comptes et  comptable externe ;
• assurer la communication à l’intérieur de l’équipe permanentes et bénévoles, équipe-conseil d’administration et équipe, CA et assemblée générale ;
• relation avec la fédération des ONG (ACODEV), la fédération des employeurs des ONG (FEONG), la coupole des ONG (CNCD-11.11.11) ; Médecine du travail (Mensura) ; ACTIRIS, Edenred, etc.
• représentation de FDH Belgique auprès de FDH Europe et représentation de FDH (en général) auprès de différentes institutions ;
• Gestion de ressources humaines (prestations et relation avec secrétariat social et ACTIRIS; paiement salaires et chèques repas et ALE ; gestion des employés et bénévoles ; coordination du travail d’une petite équipe, coordination des évaluations, etc.)
• Communication et coordination de relations avec donateurs : rédaction et production de documents informatifs (6 mailings par an) ; contact avec Testament.be et DonorInfo ; contact avec donateurs, etc.
• Coordination de production de documents et du contenu à publier, notamment sur le site internet (dossiers, présentation, articles, etc.) et, éventuellement, facebook ;
• Réalisation de quelques animations et/ou présentation de FDH pour un public large, sur l’année ;
• Participation à des activités « phares » de FDH : opération 11.11.11., expo ou chorale, etc.

Conditions :

• Contrat temps plein à durée indéterminée
• ASBL : Niveau 4.2., barème de la CP convention collective 329-02, Chèque repas.
• Date d’engagement : à partir du  1/1/2023
• Candidature à envoyer accompagnée d’une lettre de motivation et d’un CV à Cecilia Díaz (cafdhbel@gmail.com) ou par courrier à  Cecilia Díaz, Frères des Hommes, Rue Renkin 2, 1030 Bruxelles, au plus tard pour le 30 septembre 2022.