Education

Une formation pertinente d’enseignement supérieur est souhaitée, p.ex. en secrétariat, ressources humaines, …

Connaissances et expérience

•  Excellente connaissance du français et du néerlandais (savoir s’exprimer, savoir lire et écrire)
• Bonne connaissance de l’anglais (savoir comprendre et lire, savoir s’exprimer, savoir écrire des messages courts)
• Excellente maîtrise des outils informatiques courants (Word, Excel, PP, internet) ; être capable de donner une assistance pour des questions simples
• Une expérience dans une fonction similaire est souhaitée, mais pas indispensable 

Compétences

• Etre capable de travailler avec rigueur et précision
• Etre capable d’organiser son travail méthodiquement
• Capacité à rendre un service rapide et efficient à différents clients internes et externes (p.ex. donateurs)
• Capacité à établir et maintenir un bon contact avec différents interlocuteurs
• Faire preuve d’autonomie et d’initiative

 

 Attitudes

• Appropriation des valeurs, de la mission et de la vision de Vétérinaires Sans Frontières
• Respectueux des autres et des autres cultures
• Faire preuve de fiabilité
• Etre orienté(e) “solution”
• Avoir un esprit ouvert, une attitude positive, qui inspire confiance

Merci d’envoyer votre lettre de candidature, votre CV ainsi que les noms et coordonnées de trois personnes de référence par voie électronique  (référence « HR and Office Assistant») avant le 31/08/2016 à l’adresse assistant@vsf-belgium.org.

 

 

Délai de candidature :            31/08/2016

Pourcentage d’activité:          Temps plein ou mi-temps 80%

Lieu d’affectation:                  Bruxelles

Date d’entrée en service :       15/09/2016

ORGANISATION

Vétérinaires Sans Frontières aide à optimaliser l’élevage dans les pays en développement. Vétérinaires Sans Frontières s’efforce d’améliorer les conditions de vie des peuples les plus pauvres du monde, dépendant directement ou indirectement du bétail, en optimisant l’élevage. Dans le Tiers-Monde, l’agriculture est souvent présente du début à la fin de toute vie. Le bétail joue un rôle crucial dans l’alimentation et le revenu des familles. Mais souvent, la médecine vétérinaire, garante d’un troupeau sain, est inaccessible ou trop limitée. Les vétérinaires de Vétérinaires Sans Frontières aident les éleveurs locaux en apportant des formations, des technologies et un savoir-faire en matière de production, de santé animale et de commercialisation du bétail. Ce soutien est toujours précédé d’une concertation avec toutes les parties concernées.

ROLE

L’Assistant Administratif joue un rôle crucial tant au sein de Vétérinaires Sans Frontières qu’à l’externe (vis-à-vis des bailleurs, partenaires, donateurs, etc.). L’Assistant donne un appui administratif trilingue et serviable dans plusieurs domaines. Il/elle rapporte au Manager Ressources Humaines.

RESPONSABILITES

• Gestion des ressources humaines : Assurer la gestion administrative du personnel du siège et des expatriés ; assurer la gestion opérationnelle des ressources humaines du siège.

• Office Management : Contribuer à la gestion efficace du bureau du siège (office management). 

Tâches : p.ex. Faire les commandes, gérer le stock, gérer les contrats avec les prestataires de service et  les assureurs

• Administration : Donner un appui administratif aux collègues du siège et du terrain. 

Tâches : p.ex. organiser les missions de terrain, gestion administrative de l’ASBL, gérer le calendrier et contacts partagés

• IT : Contribuer à la gestion de l’informatique

Tâches : p.ex. Passer les commandes, mettre à jour l’inventaire, helpdesk pour les questions simples

Profil recherché

Pour que leur candidature soit prise en considération, les candidats devront :

• être en possession d’un diplôme de droit (Master/Licence), principalement dans l’une des orientations suivantes : droit pénal, droit de la procédure pénale, droit comparé, droits humains ;
•  faire preuve d’excellentes capacités rédactionnelles ;
•  avoir de bonnes capacités d’analyse et de synthèse ainsi qu’un souci du détail ;
•  maîtrise parfaite du Français et très bonne connaissance de l’Anglais ;
•  connaissance ou aisance de travail particulière avec les outils informatiques et volonté d’apprendre à travailler avec les logiciels suivants: wordpress, mailchimp ;
• Expérience dans l’organisation/ gestion d’événements ( dans un cadre professionnel, scolaire ou culturel) ;
• Etre capable de travailler en autonomie ;
•  Justifier d’un engagement pour les questions relatives aux droits humains et/ou pour les problématiques liées aux thématiques de développement et de justice.

 

• Lieu                                              Siège d’ASF (Bruxelles, Belgique)
• Entrée en fonction                           le 5 septembre 2016
• Durée du stage                               Minimum 4 mois
• Clôture des candidatures                  19 aout 2016

 

Avocats Sans Frontière : justice pour un monde équitable

Avocats Sans Frontières (ASF) est une Organisation Non Gouvernementale Internationale créée en 1992 à Bruxelles (Belgique). ASF a pour vocation de promouvoir, en toute indépendance, la réalisation d’une société plus juste, équitable et solidaire dans laquelle le droit et la justice sont au service des individus les plus vulnérables.

En ce sens, ASF contribue à renforcer le rôle social des avocats essentiel pour l’instauration ou le maintien d’un état de droit, la lutte contre l’impunité et pour un accès effectif des plus vulnérables au droit et à la justice.

ASF est engagée :

• dans plusieurs projets de terrain au Burundi, en République Démocratique du Congo, en Ouganda, au Tchad, au Myanmar, en Centrafrique et en Tunisie ;
•  sur plusieurs axes d’intervention : justice pénale internationale, lutte contre la torture, promotion et défense des droits humains (en ce compris les droits civils, culturels, économiques, politiques et sociaux), réforme de la justice, justice transitionnelle, etc. ;
• dans le cadre d’actions de soutien et de protection en faveur des avocats et défenseurs des droits humains.

Plus d’infos sur WWW.ASF.BE.

Description du stage

Le/la stagiaire travaille sous la supervision de l’expert et de la gestionnaire Accès à la Justice

Il/elle sera amené à travailler sur les domaines suivants :

1. Développement d’une plateforme digitale visant à diffuser du contenu juridique en matière de droit de la détention dans plusieurs pays d’intervention d’ASF (Burundi, RDC, Tunisie, Ouganda, Tchad,…)

Tâches relatives :

•  Gestion de la plateforme internet
• Analyse de législations relatives au droit de la détention de différents pays
• Vulgarisation de cette analyse et production de fiches thématiques
•  Mise en ligne des contenus créés
•  Toute autre tâche relative à la gestion de la plateforme

2. Appui au pôle « accès à la justice » et aux missions terrain d’ASF dans la coordination des missions des membres de l’International Legal Network (experts bénévoles qui appuient ponctuellement les missions terrains dans le cadre des projets en cours).

Tâches relatives :

• Appui pour la diffusion des demandes d’experts ILN via mailchimp ;
• Toute autre tâche relative à la gestion du réseau ILN.

3. Appui au développement de l’expertise Accès à la justice d’ASF par la recherche documentaire et la production d’analyses.

Tâches relatives :

•  Lectures et analyses selon les besoins.
• Appui ponctuel sur l’organisation d’événements d’ASF en lien avec la thématique d’accès à la justice, et notamment la conférence « Lawering for change » de décembre 2016 :
•  Coordination des intervenants ;
•  Invitations et gestion des participants ;
•  Toute autre tâche relative à l’organisation de cet événement.

Durée

Le stage se déroulera sur une période de minimum quatre mois, et débutera en principe le 5 septembre 2016.

Nous offrons

• La possibilité de développer une expérience au sein d’une ONG professionnelle et internationale.
• L’opportunité de contribuer à un outil web innovant sur la diffusion du droit de la détention.
• L’opportunité de contribuer à l’organisation d’une conférence sur l’Accès à la justice.
• Une indemnité forfaitaire de € 8 par jour presté, pour couvrir les frais de lunch et de transports en commun locaux.
• Une intervention dans les frais de déplacement quotidien pour les stagiaires habitant hors de Bruxelles.

Pour postuler

Veuillez envoyer les éléments suivants à l’adresse e-mail job@asf.be et à clecrenier@asf.be, en précisant la référence « Stage A2J » :

• CV
• lettre de motivation
• dates de disponibilité

Nous nous réservons la possibilité de sélectionner un/une candidat(e) avant clôture de dépôts de candidature.

CANDIDATE PROFILE

 

• Medical doctor with clinical expertise in Emergency Medicine and Intensive Care.
• Minimum of 2 years’ experience in developing countries.
• 1 year experience in the field with MSF is an asset.
• Experience in coordination responsibility of emergency medicine and/or intensive care services is an important asset.
• Education and training experience.
• Training, diplomacy and communication skills highly appreciated.
• Ability to represent MSF on public events and technical and scientific meetings.
• Ability to manage staff in Emergency Medicine and Intensive Care (training, schedule, planned activities, supervision, evaluation, etc.)
• Fluent knowledge of English. Knowledge of French is an asset.

CONDITIONS

• Open ended Contract - Full time - Based in Brussels with Field visits for a minimum of 4 months a year
• Salary according to MSF- OCB salary scale
• Hospital Insurance (DKV) - Pension plan – Canteen - 100% reimbursement for public transportation costs
• Start of contract: as soon as possible
  

CV + cover letter to be sent before September 15th, 2016 to Caroline Maes, Rue de l’Arbre Bénit, 46 1050 Brussels or to caroline.maes@brussels.msf.org

CONTEXT

 

The Medical Department (MED) is composed of polyvalent medical staff working in operational cells and experts working outside these cells. The water, hygiene and sanitation unit (WHS) and the medical expatriates’ pool managers are integrated in the department.

The experts cover the following fields: epidemiology, nutrition, public health, pharmacy, vaccination, hospital management, hospital hygiene, malaria, tuberculosis, HIV/AIDS, mental health, laboratory, medical logistics, operational research, WHS, reproductive health, health education, biomedical, and the SAGE unit (Surgery / Orthopaedics, Anaesthesiology, Gynaecology-Obstetrics and Emergency Medicine / Intensive Care).

The role of the MED is to provide technical support and strategic guidance on medical issues to the Operation Department (OPS). This also implies open-mindedness to innovative approaches.

The Emergency Medicine and Intensive Care Advisor will work in the SAGE unit of the OCB MED and report to the SAGE unit coordinator

S/he will provide support in the domain of emergency medicine and intensive care to:

• Other experts in the MED,
• Cells’ medical officers in the OPS,
• The mission’s medical coordinators and the teams in the field.

JOB PROFILE

• Assisting OPS on emergency medicine and intensive care projects & activities.
• Monitoring emergency medicine and intensive care activities.
• Conducting field visits and assisting in the development of emergency medicine / intensive care programs in the field.

1. Evaluate technical aspects of emergency medicine services and/or intensive care units and provide clear recommendations.
2. If necessary, implement activities and support the expatriate and/or national staff in the projects
3. Write a visit report and debrief with the concerned cell and other key persons.

• Respond to technical & strategic request from Medical Coordinators and OPS.
• Briefings & debriefings of expatriate staff involved in emergency medicine / intensive care activities (nurses, medical doctors, anaesthesiologists, medical coordinators, etc.).
• Coordinate the work on Mass Casualty Management with the advisor for Emergency Preparedness (E-Prep).
• Capitalize the MSF experience in emergency medicine / intensive care. Conduction of operational research activities.
• Update MSF emergency medicine / intensive care programs on new international recommendations
• Support the field when innovative approaches are developed.
• Select relevant documents and ensure its distribution to the MSF medical staff (field and OCB HQ).
• Contribute to the creation & updating of technical documents:

1. Relevant guidelines & technical papers, adapted to the MSF context.
2. Develop a specific epidemiological data collection tool for emergency medicine / intensive care activities and link it with existing tools (Epicentre, OPD, IPD, OT, etc.) and its integration in OCB new data collection tools.
3. Collaborate with updating protocols and distribution to the field.
4. Update regularly the Emergency Medicine and Intensive Care files with guidelines, protocols and technical documentation.
5. Update the database of the frequently asked questions
6. Design of a self-briefing document and CD.

• Participate to the creation of an OCB policy on Emergency Medicine and Intensive Care.
• Participate in internal & external trainings:

1. Participate in the organization of Emergency Medicine / Intensive Care courses in MSF.
2. Participate in the organization of Emergency Medicine / Intensive Care trainings in the field if requested.
3. Participate in the organization of Multiple Casualty Management trainings in the field if requested.
4. When needed give lectures/modules in the training courses organised by MSF.

• Set-up and maintain an external network:

1. Organise meetings / debates with external experts.
2. Animate partnerships with other actors in Emergency Medicine and Intensive Care.
   

• Field support

CANDIDATE PROFILE

 

Education and experience

• Master or Bachelor degree related with GIS and mapping.
• Proven track record of successfully managed projects would be an asset.
• Experience as project leader and or GIS referent is required.
• Advanced project/program management courses or relevant certification (Prince 2 / PMI) would be an asset.
• Complementary knowledge in eHealth environment is a plus.
• Experience in international environment would be an asset.
• Experience in MSF, other NGO or business operating in similar contexts, is an advantage.

 

Competences required

• Ability to understand the needs and constraints of MSF operations.
• Capability to build a project based on user stories and real life problems.
• Self-confidence in dealing with project/program issues. Strong analytical and strategical decision making skills.
• Excellent communication, coordination, and information management skills
• Excellent presentation, interpersonal, diplomatic, open-minded and listening skills.
• User driven, high service level focus with willing to support the end user.
• Excellent team working and management capacity
• Mastering ArcGIS or similar software and e-volunteers Communities
• Rigorous project planning, documentation and methodology processes skills.
• Ability to develop and maintain relationships with users and various stakeholders (local and international); developed cultural awareness and innovation sense.
• Autonomous, flexible and stress tolerance, ability to adapt quickly to different projects.
• Willingness and availability to travel and work in different field locations.
• Language(s) required: Fluent English. French is a plus.

CONDITIONS

 

•  Fixed-term contract 12 months extendable - Full-time - Based in Brussels (frequent international travels – up to 40%)
• Hospital insurance (DKV) - pension plan - canteen in Brussels at democratic price - 100% reimbursement for public transport costs
• Starting date for position : immediate 

Deadline for applications is 15^th of August 2016

Please submit all applications only by email to: Géraldine Pellegrin (Recruit-HQ-Operations@brussels.msf.org) stating GIS Project Manager in the title. Please submit only one file containing your CV and cover letter and name the file with your last name only

Only short-listed candidates will be contacted

CONTEXT

 

OPS eHealth Support Unit Vision statement

Field-focused, bottom-up approach, governance-minded, we aim to provide MSF operations dedicated digital services support for humanitarian medical services.

 OPS eHealth Support Unit Mission statement

 Médecins sans Frontières Operational Centre Brussels (MSF OCB) understands eHealth as the use in the MSF field of digital tools and electronic components of all kind for medical/operational purposes. This includes, but is not limited to, Telemedicine, GIS, UAV’s, mHealth, Health Information System, EMR…

 We provide first line ICT services and tools, from needs analysis to solutions identification and project management. We identify new tools, assess proposed solutions, support with the implementation and day-to-day maintenance (directly or thought external partners), build and update the eHealth products catalogue. We capitalize on experiences and lessons learned and share them globally to ensure the best solutions for all projects.

Nature of the function

For years MSF has tried to build and operate eHealth/mHealth projects in the field with mixed results. Due to lack of project methodology, governance and poor communication, different issues have been observed: many stakeholders involved with little or no coherence and strategic overview, multiple eHealth tools deployed in OCB with little or no inter-operability, limited support planned, no sharing of good and bad experiences resulting in the reinvention of similar solutions, etc…

In order to resolve these issues, a mapping of all ongoing initiatives was done and a strategy to go forward was proposed. This includes the creation of an eHealth Unit in the OPS department to handle field requests for all eHealth projects and assure maximum return on investment of deployed eHealth systems.

Integrated within OCB headquarters OPS eHealth Unit and OCB ICT PMO, the GIS Project Manager manages the GIS requests from the field. Assuring technical expertise to the project, he is accountable for both Front & Back Office's deliverables towards the stakeholders. He also leads the GIS Data Visualisation Dashboard Project.

JOB PROFILE

• Takes an active part in defining the OCB’s GIS strategy in coherence with the GIS initiatives at movement level. (S)he is involved in the implementation of both the OCB’s and movement GIS strategies.
• He/she helps defining GIS budget, resources needs and monitors the expenses.
• As technical expert, using specific methodologies, autonomous, s/he conducts a full support service on GIS requests from the field helping understanding needs and driving through the process of map creation.
• (S)he scales up the requests to technical referents and ensure realization of the requested jobs with respect to the planned scope, timeline, quality and budget.
• Reliable, (s)he maintains strong networking with outside and inside stakeholders Internally. (S)he keeps close contact to all OCB missions, the GIS Unit and working group and internal partners (Vienna, Manson Unit,…).
• He/she conducts continuous technological intelligence on GIS tools and applications in humanitarian contexts, challenging internal and external service providers, maintaining a high level of in-house understanding.
• He/she coordinates eventual GIS products development in partnership with external organisations such as universities, private companies, NGOs…. should the OCB get involved in the development of GIS solutions / products.
• (S)he is responsible for promoting the GIS practice and culture within MSF-OCB cells and fields. (S)he organises trainings and events related to GIS (ex. Mapathon).
• (S)he supports the HR deployments by selecting the field HR In collaboration with the Human Resources and the pool management. (S)he is the technical referent to all GIS Officer deployed in the field, conducting briefing and debriefing and the direct supervisor to the GIS team at HQ level (volunteer and support).
• (S)he is also in charge of the GIS Data Visualization Dashboard Project. Throughout the project, (s)he keeps the project relevant and the targeted products useful for final users with respect to the planned scope, timeline, quality and budget.
• Rigorous, (s)he creates and maintains detailed plan and relevant documentation of approved projects/jobs and reports project status to all relevant stakeholders.

This position requires occasional to frequent travel to MSF projects and stakeholders facilities (Europe and Non-EU) (ability to travel up to 40%).