Belgium

Education et expérience 

• Détenir un diplôme en comptabilité ou dans un autre domaine économique
• Connaissance du logiciel SAGE ou d'un logiciel similaire, y compris les modules de reporting
• Les candidats nouvellement diplômés peuvent également déposer leur candidature

 

Atouts

• Avoir une expérience pertinente et/ou un poste similaire en Comptabilité/Finance
• Une expérience d’expatriation, et plus particulièrement en ONG
• Connaissance d’une des 2 langues FR/NL ; idéalement bilingue

 

Compétences 

• Affinité avec les valeurs (Solidarité, Responsabilité et égalité) et objectifs de Memisa ;
• Engagement professionnel dans l’ensemble des tâches liées à sa fonction ;
• Capacité à travailler en équipe, sous pression et également de manière autonome dans un environnement complexe multiculturel ;
• Capacité d’innovation, de planification, rigueur, assiduité et esprit de synthèse ;
• Capacité d’exécuter plusieurs tâches en même temps ;
• Maîtrise de l’outil informatique et de la bureautique (Excel, Word, Power Point) ;
• Capacité d’adaptation à toute situation (recherche proactive de solutions aux difficultés rencontrées) 

Memisa est une ONG belge active dans la coopération médicale au développement. La mission de Memisa est d’améliorer l’accès aux soins de santé de qualité pour tous, et en particulier pour les plus vulnérables. La stratégie vise le renforcement des systèmes de santé périphériques. Actuellement, Memisa est active en RD du Congo, au Burundi, au Bénin, en Guinée, en Mauritanie et en Inde. En Belgique, Memisa intervient dans la sensibilisation pour la citoyenneté mondiale et au sujet des inégalités d’accès aux soins de santé en vue de renforcer la solidarité internationale.

Afin de renforcer le département Finance en Belgique, Memisa recrute un FINANCE OFFICER.

« Memisa pratique un recrutement sans discrimination et encourage la participation de toutes les personnes sans distinction d’origine, d’orientation sexuelle, d’identité de genre ou de religion »

1. Position et attributions

Le Finance Officer sera en charge de la comptabilité « Siège » de la gestion de trésorerie et de la consolidation globale des comptes de Memisa Asbl. Outre la tenue des comptes et de l’archivage au quotidien, il/elle est responsable de la préparation et de la supervision de l’audit annuel en lien direct avec le Commissaire aux Comptes. Il contribuera à la réalisation des budgets et des suivis périodiques.

Une collaboration et des échanges au quotidien avec ses collègues du Service Finance et des autres départements sont attendus pour une bonne gestion de Memisa.

Le Finance Officer travaillera dans une optique d’amélioration continue et avec un esprit Client interne/externe.

La synergie et la polyvalence au sein du service Finance de Memisa sera également un point focus de son action. Il est attendu qu’il travaille en étroite collaboration avec ses collègues.

A ce titre et en lien avec le développement des activités de Memisa, le poste de Finance Officer évoluerait vers un poste hybride Comptabilité Siège et Comptabilité/Finance Internationale.

2. Tâches et responsabilités

Le/la Finance Officer rapporte directement au Finance Manager pour tous les points repris ci-dessous.

• Contrôle de l'exactitude comptable et financière et suivi des corrections nécessaires ;
• Saisie comptable de Memisa Asbl, archivage des factures et pièces comptables ;
• Vérification de la concordance entre les données comptables et le CRM ODOO. Pour ce faire, collabore avec l’équipe Développement en charge au quotidien du CRM.
• Suivi comptes tiers et comptes d’attente et réconciliation sur une base régulière ;
• Consolidation des comptes du siège social et de la comptabilité internationale ;
• Planification et suivi de la clôture de fin d’année de Memisa ;
• Garantir la qualité et l'exhaustivité du classement et de l’archivage des documents comptables belges, des relevés bancaires et de caisse, des contrats (Fournisseurs, Contrats de financement, Assurances…) ;
• Gestion quotidienne de la trésorerie de l’association ;
• Déclarations Taxe Patrimoniale, IPM et TVA ;
• Préparation des audits externes en collaboration avec ses collègues ;
• Contribue à la réalisation des budgets annuels et suivis périodiques de Memisa ;
• Répond à toute question relative à ses domaines de compétences dans le cadre de sa fonction ;
• Suivi des obligations légales et éthiques des ONG et des organisations à but non lucratif sur les matières financières et fiscales (CSA) ;
• Contribue à la réflexion et l’implémentation des procédures financières Memisa dans un processus d’amélioration continue ;

Communication, documentation et information orientées autant vers l’intérieur que l’extérieur :

• Répond à toute question relative à ses domaines de compétences dans le cadre de sa fonction
• Entretient une relation constructive avec les différents départements de Memisa Belgique ainsi que des partenaires
• Suit les obligations légales et éthiques des ONG et des organisations à but non lucratif
• Suit les actualités pertinentes pour le bon déroulement de sa fonction

• Met à jour les documents et les indicateurs liés à son poste ainsi que la liste de données de contact

Mission sur le terrain

• Des courtes missions sont possible, en fonction des besoins de Memisa, afin d’accompagner des équipes locales.

• Master degree in a relevant area of work
• At least some relevant experience in program and/or basics of financial management, preferably in international cooperation
• Experience of working with multilateral donors
• Ability to communicate effectively  with different types of stakeholders
• High level of flexibility, able to adapt to different needs and a variety of tasks.
• Proactive problem solver with a collaborative working approach
•  Experience of working in a multicultural setting
• Good knowledge of English and French, knowledge of Dutch and/or Spanish is an asset
• Have a valid work permit for Belgium and reside in Belgium during his/her employment

Offer

This function gives you the chance to be part of a small but dynamic team of highly motivated colleagues in Brussels and of an innovative network of global agencies and technical and financial partners.

• We offer flexibility to our employees with the possibility to work 2 days/week remotely

• For this position we offer you a competitive salary for the Belgian based non-profit sector (approximately 3 000 € gross for 3 years of relevant experience), plus fringe benefits such as meal vouchers, end-of-year bonus, extended leave entitlements, group and hospitalization insurance. Above all, this function gives you the chance to actively participate in supporting agriculture and rural life in an international context.
• Start date: immediately, subject to mutual agreement.

• Interested? Apply at once and before the 1sth of October  2022 to Kris Goossenaerts, kris.goossenaerts@agricord.org , including a detailed CV, motivation letter and contact details.

AgriCord is an equal opportunity employer and welcomes the applications of all qualified candidates irrespective of their racial or ethnic origin, opinions or beliefs, gender, sexual orientation, health or disabilities

Key responsibilities related to the AgriCord network and programs from various donors  

• Your most important task: assist member agri-agencies in financial reporting and management processes, including revising, carrying out verifications and consolidating financial reports, with a focus on compliance with donor regulations and internal regulations. As the reporting cycle is 6-monthly, these processes take place twice a year.
• Follow-up of worldwide multi-stakeholder programs with different multilateral or bilateral donors ensuring coherence between work plans and budgets.
• Prepare consolidated technical and financial reporting for donors
• Co-organize capacity building and knowledge management workshops on program thematic issues and financial management
• Collaborate closely with strategic partnerships team in the preparation of grant proposals
• Assist with all other programme management & financial duties as required

AgriCord is an alliance of 12 “agri-agencies” from Asia (1), Belgium (2), Brazil (1), Canada (Québec, 1), Finland (1), France (2), Germany (1), Senegal (1), Spain (1) and Sweden (1). Agri-agencies are non-profit organisations for International Co-operation and Partnerships with structural links to the farmers’ organisations in their home countries.

The agri-agencies cooperate with farmers’ organisations in more than 40 countries in Africa, Asia, Latin America & the Caribbean for their organisational development, to improve their services to farmers, to run their economic businesses in a more efficient, sustainable and transparent way and to represent farmers’ voices in value chains and with policy makers.

AgriCord operates as a network, with a small central office based in the European centre of Brussels, currently working with 9 staff members and manages a multi donor envelope of programmes implemented by agri-agencies and farmers’ organisations.

 

Formation

Etudiant(e) en Coopération Internationale, Relations Internationales, Sciences Politiques ou autre étude pertinente au niveau du master

Connaissances

• Très bonne connaissance du Français
• Bonne connaissance d’Anglais

Talents

• Capacité d’analyse et de synthèse
• Capacité à travailler de manière indépendante sous la supervision d'un professionnel
• Bonnes compétences en communication
• Être force de proposition

Attitude

• S’identifier à la mission, à la vision et aux valeurs de notre organisation
• Avoir une intérêt pour la coopération internationale
• Avoir l'esprit ouvert aux autres cultures
• Avoir envie d’apprendre

• Être motivé(e) pour travailler dans un environnement ONG

Notre offre

• Vétérinaires Sans Frontières est une organisation apprenante qui compte une centaine de collaborateurs dans le monde. À Bruxelles, nous avons une équipe enthousiaste et engagée d'environ 20 personnes. Nous offrons une atmosphère de travail agréable où les échanges et l'apprentissage mutuel sont essentiels.
• Vétérinaires Sans Frontières vous offre un environnement de travail stimulant qui laisse place à la créativité et aux idées novatrices.

Comment postuler

• Envoyez votre CV et votre lettre de motivation à internship@vsf-belgium.org avant le 30 octobre 2022 en précisant « stage capitalisation d’information » en objet de votre mail.

Vous trouverez plus d’information sur notre organisation sur www.veterinairessansfrontieres.be

Organisation

Vétérinaires Sans Frontières Belgique (VSF-B) est membre du réseau Vétérinaires Sans Frontières International, un réseau d’organisations à but non lucratif œuvrant dans le monde entier pour soutenir les petits agriculteurs et éleveurs.

Grâce à nos projets et programmes, nous venons en aide aux populations rurales les plus vulnérables et plaidons en faveur de l’agriculture et de l’élevage familial, de l’élevage pastoral, ainsi que d’une reconnaissance des interconnections entre la santé animale, humaine et l’environnement.

VSF-Belgique est actuellement actif dans cinq pays d’Afrique de l’Ouest (Bénin, Burkina Faso, Mali, Mauritanie, Niger) et quatre pays de la région des Grands Lacs (Burundi, RD Congo, Ouganda, Rwanda).

VSF-Belgium emploie directement environ 150 personnes dans les pays où nous menons des projets et 19 personnes à notre siège à Bruxelles.

Contexte et rôle

Le/la stagiaire travaillera dans le département Opérations.

Depuis 30 ans que nous sommes actifs en tant qu’ONG, nous avons acquis beaucoup d’expertise dans le domaine de la coopération internationale vétérinaire. Le/la stagiaire contribuera à l'amélioration du système de gestion de connaissances, afin que nous puissions plus facilement accéder à notre expertise, la rendre disponible et la démontrer au fil du temps.

L’objectif de ce stage est de produire un ensemble de documents qui vont aider les équipes de VSF-Belgique à mieux présenter les expertises (passées et présentes) en externe (aux bailleurs, partenaires etc.). Cela inclut notamment (mais sans s’y limiter) :

• Une liste complète des précédents projets et de leurs impacts
• Une fiche résumée des projets passés les plus importants
• Des tables d’expérience pour les principaux contrats (clos et en cours)
• Un « CV » de VSF-Belgique par pays et au niveau global
• Des descriptions « Ready-to-use » pour les expertises principales de VSF-Belgique
• Toutes autres propositions pertinentes seront bienvenues

Pour réaliser ces tâches, le/la stagiaire devra :

• Comprendre les activités de VSF-Belgique et ses principales expertises
• Rechercher dans (et parfois classer) les archives de VSF-Belgique et dans son système de classement interne
• Analyser et résumer les différents documents des contrats
• Discuter avec l’équipe des opérations (y compris les collègues sur le terrain) pour confirmer/corriger les analyses et/ou prioriser les actions
• Produire les documents et faire des propositions sur les potentiels supports / ressources à utiliser

Le poste pourra évoluer en fonction des capacités et des préférences du/de la stagiaire.

 

1. 3. La mise en œuvre

La réalisation de la mission implique deux types de fonction :

• une fonction de SUPPORT à la digitalisation de l’OIE-Producteur/Productrice (principalement résultats 1 à 3) ;
• une fonction de PROGRAMMATION de la digitalisation de l’OIE-Producteur/Productrice (principalement résultats 4 à 6).

 

Ces deux fonctions peuvent s’envisager dans le cadre d’une seule collaboration ou de deux collaborations complémentaires, considérant que :

• sauf proposition contraire cohérente, les résultats doivent être réalisés dans l’ordre précisé ci-dessus ;
• les résultats 1 à 3 sont indissociables. Il en va de même pour les résultats 4 à 6 ;
• le/la collaborat.eur.rice en charge des résultats 1 à 3 pourra éventuellement contribuer à celle ou celui en charge des résultats 4 à 6 et inversément ;
• ces collaborations sont réalisées sous la supervision de l’équipe R&D du siège de Louvain Coopération.

Termes de référence

 

Digitalisation OIE–Producteur/Productrice

Support et programmation

 

 

1. Antécédents

 

1. 1. L’Approche OIE

Entre 2011 et 2019, Louvain Coopération a développé, dans le cadre de son programme de Sécurité Alimentaire et Economique-SAE, une approche spécifique de prise en compte systématique de l’environnement dans ses interventions, traduite en deux Outils d’Intégration Environnementale (OIE) : l’OIE-Programme et l’OIE-Producteur/Productrice, enregistrés en Licence Creative Commons (https://www.louvaincooperation.org/fr/environnement) :

• l’OIE-Programme est conçu pour porter une attention structurée sur les problématiques environnementales liées à un programme productif ; dans le but de renforcer les impacts positifs et/ou atténuer les impacts négatifs, d’une part, de l’environnement sur le programme, et, d’autre part, du programme sur l’environnement ;
• l’OIE- Producteur/Productrice est conçu pour structurer un dialogue, une réflexion, au niveau environnemental d’un·e agent·e économique (un individu, une famille, un groupe, une association, une coopérative, une collectivité, etc) responsable d’une activité productive.

 

L’Approche OIE a fait l’objet d’une intense campagne de diffusion dans le secteur de la coopération au développement mais également vers le monde académique avec comme principaux résultats l’adoption par de nombreuses organisations au nord mais aussi au sud, dont l’ARES (Académie de Recherche et d’Enseignement Supérieur), le VLIR-UOS (Vlaamse Interuniversitaire Raad-Universitaire Ontwikkelingssamenwerking) et, surtout, la DGD (Direction générale Coopération au développement et Aide humanitaire) comme méthodologie de référence en intégration de l’environnement.

 

L’Approche OIE se singularise également par :

• deux outils en plusieurs versions (première version en 2012, dernière en 2019) mais également trois langues principales (FR, GB et ESP) et des traductions en langues locales (khmer, malgache et bientôt kirundi) ;
• une grande quantité d’informations qualitatives présentées dans des dizaines de documents de mise en perspective/capitalisation des OIE dans les 8 pays d’intervention de Louvain Coopération ;
• une douzaine d’applications de l’OIE-Programme et plus d’un millier de l’OIE-Producteur/Productrice dans le cadre des programmes SAE de Louvain Coopération.

 

En 2022, Louvain Coopération a publié la capitalisation du processus de construction, diffusion, appropriation et impact développement de l’Approche OIE (https://www.louvaincooperation.org/sites/default/files/2022-06/236.Rapport_OIE_OK.pdf).

 

1. 2. L’OIE-Producteur/Productrice

L’OIE- Producteur/Productrice s’applique en 3 étapes :

1.  Dans un premier temps, un diagnostic environnemental concernant l’activité du producteur ou de la productrice est réalisé, en mettant en évidence : les influences réciproques entre son activité et l’environnement, sa volonté à s’engager pour une meilleure prise en compte de l’environnement dans son activité, et ses capacités et besoins pour s’engager.

2.  Sur base de ce diagnostic, le but est de conduire à la prise d’engagements autodéterminés de la part du producteur ou de la productrice, ainsi qu’à certaines actions d’appui à mettre en œuvre par le projet/programme qui l’accompagne.

3.  Enfin, selon les modalités convenues, la progression de la mise en œuvre des engagements est évaluée.

 

Le diagnostic environnemental est réalisé au travers d’un questionnaire semi-structuré divisé en 4 thématiques :

• les effets de l’environnement sur l’activité ;
• les effets de l’activité du producteur ou de la productrice sur l’environnement ;
• la volonté d’engagement du producteur ou de la productrice ;
• ses capacités et ses besoins pour s’engager.

 

Chaque questionnaire par thématique se compose de :

• questions cibles : elles ne doivent pas forcément suivre l’ordre établi et elles peuvent être adaptées (voire supprimées) selon le contexte ;
• un indicateur de pondération permettant d’évaluer chaque thématique. Il ne s’agit pas d’un contrôle formel, mais d’un bilan informatif des connaissances et capacités du producteur ou de la productrice. Pour un diagnostic optimal, il est important que le producteur ou la productrice reste objectif et critique par rapport à son activité ;
• un tableau reprenant la synthèse des réponses aux questions, le score attribué pour la thématique, ainsi que des commentaires éventuels.

 

L’application de l’OIE-Producteur/Productrice pose de difficultés de mise en œuvre, de monitoring, de suivi et d’archivage :

• les techniciens de terrain ne sont pas toujours suffisamment formés et/ou outillés pour appliquer l’OIE-Producteur/Productrice ;
• la transcription sur support informatique des données collectées et/ou construites au cours des 3 étapes de l’outil (voir ci-dessus) n’est pas systématisée, ce qui complique à la fois le suivi et le monitoring de l’application.

 

De plus, en 2020, Louvain Coopération a démarré un processus d’évaluation de l’impact de l’utilisation de l’OIE- Producteur/Productrice. Ce chantier a finalement été mis en stand-by car l’analyse statistique réalisée ne permettait pas d’arriver à des résultats concluants, probablement en raison de l’étroitesse de l’échantillon (62 observations).

 

1. 3. Etat d’avancement de la digitalisation de l’OIE-Producteur/Productrice

Les difficultés identifiées dans l’utilisation de l’OIE-Producteur/Productrice ont amené Louvain Coopération à envisager le recours à la digitalisation de l’outil avec les objectifs suivants:

• faciliter l’application sur le terrain par les techniciens ;
• rendre les données accessibles et transcrites en temps réel pour le monitoring des responsables des partenaires ;
• consolider des données collectées avec l’outil et les analyser de manière spécifique au niveau pays/zone pour/par les Directions Nationales/Régionales de Louvain Coopération ;
• centraliser les données collectées et les analyser de manière générale au niveau du siège ;
• rendre disponible de données pour des études et recherches scientifiques en collaboration avec Louvain Coopération.

 

Cette digitalisation est d’autant plus pertinente que « Notre futur est plus que jamais numérique. Le monde qui nous entoure évolue à un rythme inégalé jusqu’ici. C’est le cas en Belgique et en Europe, mais aussi partout ailleurs dans le monde. L’Union internationale des télécommunications (UIT) a calculé que 95 % de la population mondiale vit dans des zones couvertes par un réseau de téléphonie mobile…Pour réaliser le programme de développement durable visant à mettre fin à la pauvreté, protéger la planète et assurer le bien-être de tous à l’horizon 2030, il nous faut mobiliser une nouvelle énergie et puiser dans de nouvelles possibilités technologiques. Le numérique jouera un rôle important dans la réalisation des ODD »[1].

 

Un screening des plateformes de digitalisation a été réalisé par une volontaire et a confirmé les antécédents relevés chez plusieurs informateurs clés (ENABEL et projet DEMETER au Cambodge), le choix de Kobotoolbox pour la digitalisation.

 

Pour assurer la disponibilité des données nécessaires à l’analyse statistique ou scientifique, l’avis de l’équipe responsable de l’analyse quantitative mise en stand-by a été demandé. Ce pont de vue doit être pris en compte et complété pour revoir la version actuelle de l’outil.

 

Différents drafts de digitalisation ont déjà été réalisés pour constater que la maximisation du potentiel de la digitalisation requiert de compléter l’outil existant avec des éléments qui permettent de mieux caractériser les product.eurs.trices et de collecter des données quantitatives tout en continuant à collecter des informations qualitatives lors de son application.

 

 

 

 

2. La mission

 

1. 1. L’objectif

La digitalisation de l’OIE-Producteur/Productrice est opérationnalisée selon les orientations stratégiques et opérationnelles validées par Louvain Coopération.

 

1. 2. Les résultats attendus
1. Les objectifs stratégiques et opérationnels de la digitalisation sont définis et validés institutionnellement ;
2. La mise en application de la version digitale de l’OIE-Producteur/Productrice est définie, selon les neuf principes du développement numérique (www.digitalprinciples.org), en particulier en matière de :
   • collecte des données sur le terrain ;
   • consolidation des données au niveau partenaire, Directions Nationales/Régionales de Louvain Coopération et siège de l’ONG en Belgique ;
   • stockage et sauvegarde des données ;
   • possibilité de récolter et consolider des données d’autres sources que les programmes/partenaires de Louvain Coopération ;
   • partage des données, en particulier dans le cadre de collaborations académiques ;
   • potentielles analyses scientifiques ;
3. L’OIE-Producteur/Productrice version 2019 est complétée avec des éléments caractérisant les product.eurs.trices et des données quantitatives et qualitatives   nécessaires à la mesure des impacts et l’analyse statistique/scientifique ;
4. La digitalisation sur Kobotoolbox de la version complétée de l’OIE-Producteur/Productrice est validée et testée sur un terrain :
   • digitalisation de l’outil et tests des fonctionnalités en utilisant l’application Kobotoolbox ;
   • test de validité en conditions réelles avec le partenaire Guichet d’Economie Locale du Sud Bénin (GEL-SB) et corrections ou adaptations suite au test ;
   • confirmation scientifique de la validité de l’outil digitalisé ;
5. Déploiement et localisation (adaptation) effective de la version digitale de l’OIE-Producteur/Productrice dans les différentes zones d’intervention de Louvain Coopération avec les équipes formées à son utilisation.
6. La version digitale de l’OIE-Producteur/Productrice est mise à disposition du secteur et du public intéressé en général, en particulier les membres du Consortium Uni4Coop[2].

 

 

 

 

1. 3. La mise en œuvre

La réalisation de la mission implique deux types de fonction :

• une fonction de SUPPORT à la digitalisation de l’OIE-Producteur/Productrice (principalement résultats 1 à 3) ;
• une fonction de PROGRAMMATION de la digitalisation de l’OIE-Producteur/Productrice (principalement résultats 4 à 6).

 

Ces deux fonctions peuvent s’envisager dans le cadre d’une seule collaboration ou de deux collaborations complémentaires, considérant que :

• sauf proposition contraire cohérente, les résultats doivent être réalisés dans l’ordre précisé ci-dessus ;
• les résultats 1 à 3 sont indissociables. Il en va de même pour les résultats 4 à 6 ;
• le/la collaborat.eur.rice en charge des résultats 1 à 3 pourra éventuellement contribuer à celle ou celui en charge des résultats 4 à 6 et inversément ;
• ces collaborations sont réalisées sous la supervision de l’équipe R&D du siège de Louvain Coopération.

 

1. 4. Type de contrat

Les collaborations attendues sont prévues sous forme de stage et/ou de volontariat. Les offres de consultance sont toutefois les bienvenues.

 

1. 5. Informations complémentaires

Les informations complémentaires concernant ces TDR peuvent être sollicitées auprès de Vincent Henin (vhenin@louvaincooperation.org).

 

 

[1] Note stratégique Digital for Development - (D4D) de la Coopération belge au développement, DGD (Direction générale de la coopération au développement), 2016, p.6.

[2] Uni4COOP-U4C regroupe les 4 ONG universitaires francophones belges (Eclosio, la FUCID, Louvain Coopération et ULB-Coopération) dans le but de développer des projets communs au Nord comme au Sud et des échanges de connaissances, expériences et expertises.