Belgium

PROFIL DU CANDIDAT

• Diplôme d’enseignement supérieur
• Au moins 2 ans d’expérience professionnelle, de préférence au sein d’organisations internationales complexes et/ou dans le secteur ONG.
• Flexibilité et résistance au stress
• Dynamisme
• Bonne capacité de planification et d’organisation du travail
• Haut sens de la rigueur
• Efficacité et motivation à travailler volontiers aussi bien de manière autonome qu’en équipe
• Bonne connaissance des outils MS Office
• Bonne capacité d’analyse et de synthèse
• Très bonnes capacités relationnelles et de communication
• Parfaitement bilingue français et anglais (connaissances orales et écrites indispensables)
• Adhésion aux objectifs de MSF ainsi qu’à nos valeurs managériales : Respect, Transparence, Responsabilisation, Intégrité, Confiance, Autonomisation

CONDITIONS

• Contrat à durée indéterminée - Temps plein - basé à Bruxelles
• Assurance Hospitalisation – Pension complémentaire – Cantine à tarif démocratique – Remboursement 100% des frais de transport en commun)
• Date d’entrée en fonction : mi-novembre 2018

Envoyer lettre de motivation et CV par e-mail : Recruit-HQ-Operations@brussels.msf.org avant le 17 septembre 2018 avec la référence « Assistant.e » à Christine Januel, Département OPS

CONTEXTE

• Assister le Département dans son entièreté (+/- 85 personnes) et soutenir les Directeurs Opérationnels (Dos) et le Support Management OPS (SMO) dans le fonctionnement et la dynamique du Département.
• Assurer le suivi de la gestion administrative et financière interne au Département en s’assurant de la pertinence, fiabilité et disponibilité de l’information relative à son organisation. A ce titre, il/elle joue un rôle central pour garantir le suivi de la gestion des ressources humaines du Département.
• Assurer un support dans l’organisation des évènements du Département (Annual Review of Operations, Bilan & Objectives Day, Semaine des Coordinateurs)

PROFIL DE LA FONCTION

Gestion administrative et fonctionnelle du Département

• Gérer la coordination et l’organisation des réunions et évènements au sein du Département
  • Fixer les rendez-vous en concertation avec les participants
  • Veiller à l’organisation pratique des lieux : réservation de salles, téléconférences, vidéoconférences et si nécessaire service traiteur.
  • Si besoin, préparer et diffuser l’agenda aux participants.
• Lorsque nécessaire, prendre les minutes des différents meetings
  • Assister et assurer le suivi de tous les Comités de Projets (COPRO), les organiser, rassembler les documents préparatoires nécessaires et les diffuser
  • Archiver les documents finaux
• Etre la personne de référence du Département OPS vis-à-vis des autres Départements pour les questions administratives et fonctionnelles du Département
• Dispatcher le courrier entrant et sortant du Département
• Mettre à jour certains documents de fonctionnement utilisés par tout le Département OPS
• Etre la ‘personne de contact’ OPS pour la responsable du service des bénévoles & la gestion des stagiaires
• Tenir à jour le fichier des « assurances visiteurs »
• Organiser et annoncer l’Info Matin et autres évènements OPS (débriefing, lunch & learn,…)
• Assurer un stock suffisant de matériel de bureau, photocopieurs, etc...
• Assistance aux DOs dans le suivi de leurs agendas et schémas de voyages ; effectuer sur demande des réservations d’hôtel et de voyages et s’assurer de la bonne préparation des réunions (fixer les rendez-vous avec les participants, organiser leur logement, réservation de salles, de télé- ou vidéoconférence, préparer l’agenda et diffuser les documents préparatoires).

Gestion des Ressources Humaines

• Gérer les ouvertures de postes et le suivi des candidatures pour des postes ouverts au Département
  • centraliser les descriptions de postes du Département, les relire, les mettre en page et les communiquer au People & organisation Development HQ Referent.
  • centraliser les dossiers de candidatures et envoyer un accusé de réception aux candidats
  • prendre les rendez-vous pour l’entretien de sélection
  • répondre en cas d’appel téléphonique/mail d’un candidat souhaitant connaître la situation de son dossier
  • envoyer les lettres de réponse négative aux candidats non short-listés ou non retenus après l’entretien final.
  • compléter le tableau de suivi des ouvertures de poste et les communiquer à l’administration du personnel du siège.
  • organiser un tableau de suivi des postes MIO
• Faire le suivi des contrats déterminés du Département (dates début/fin, modification de contrat)
• Gérer le suivi des congés
  • Suivre les mouvements des personnes du Département (voyages, congés,…) et encoder l’information (congés sans solde, maladie, petits chômages…) dans le système informatique (HR.net) tous les mois afin de transmettre l’information au Département RH du siège.

• Organiser l’engagement des nouveaux arrivants dans le Département
  • Remplir et faire signer la décision d’engagement d’un candidat par le Directeur et la communiquer (+cv) à l’administration siège du Département RH.
  • Organiser l’accueil du nouvel employé : préparation du matériel nécessaire (espace de travail, accès informatique, mail, carte magnétique, agenda...)
  • Préparer le planning des briefings et les prises de rendez-vous
  • Assurer l’accueil physique du nouveau travailleur
  • Assurer le lien avec l’administration siège lorsqu’il s’agit d’un candidat étranger/non-belge (permis de travail, « inpat package»...)
• En collaboration avec les cellules et les RH, participer au processus de recrutement et suivi des consultants

Enregistrements et légalisations de documents pour les missions

• En collaboration avec les HR Officer (HRO) de chaque cellule opérationnelle et les HR Coordinateur (HRCO) des missions, collecter tous les documents relatifs aux enregistrements et légalisations dans les pays de mission, rassembler les signatures nécessaires, déterminer les étapes légales à effectuer
• Coordonner ensuite les étapes nécessaires (commande de documents légaux, notaire, traductions jurées, légalisation, demande de coursiers, archivage, envoi)
• Assurer le suivi des traductions et des légalisations de documents pour le Département des OPS de la demande à la réception du terrain, auprès de tous les intervenants.

Organisation pratique des évènements du Département

• En collaboration avec le SMO et un support administratif, assurer tous les aspects pratiques des évènements majeurs du Département : semaine des chefs des missions & medical coordinators, Annual Review of Objectives, Bilan & Objectives et autres workshops. Les tâches impliquent (non-exhaustif): réservation d’hôtels pour un groupes important (70 personnes), commande & gestion du catering, réservation de billets d’avion et voyages, réservation des salles, suivi des questions techniques et logistiques, diffusion d’information liées à l’évènement, gestion du budget de l’évènement, soutien sur les questions de visa, coordination avec différents intervenants…

Suivi de la gestion financière

• Assister le SMO dans l’exercice budgétaire du Département en collaboration avec les différentes unités et le coordinateur de budget. Préparer les révisions budgétaires
• Faire le suivi budgétaire des cellules opérationnelles et participer à un point budget une fois tous les trois mois.
• Suivre la comptabilité quotidienne du Département (donner des infos et vérifier le cas échéant les imputations comptables, faire le suivi des factures et des notes de frais des membres du Département).

Collection et diffusion des données

• S’assurer que les listes de contacts/informations sont à jour (numéros de téléphone, mailing-lists, CMT calendar, etc)
• Support au maintien du système d’archives OPS ; suivre et organiser l’archivage des cellules avec le support du (des) bénévole(s)

Participation aux réunions des assistant(e)s et contribution aux évènements collectifs

• Participer aux réunions des assistantes des autres Départements pour garantir le bon fonctionnement administratif de l’organisation : procédures internes, préparation des évènements collectifs
• Participer à l’organisation des évènements pour le personnel

 

• Diplôme universitaire en sciences humaines ou équivalent
• Très bonne capacité de travail en groupe, de dialogue et de mise en réseau
• Expériences dans l’organisation d’évènements et dans l’accompagnement de groupes
• Expérience d’animation de réunions et de prise de parole en public
• Sensibilité au genre
• Dynamique, engagé-e, ayant le sens de l’organisation et une capacité d’autonomie
• Dispose d’au moins 3 ans d’expérience dans le monde associatif
• Connaissance du néerlandais et de l’anglais est un plus
• Connaissance des logiciels informatiques de bureautique : Word, Excel, PowerPoint, Outlook.

 

OBJECTIF DU POSTE :

Assurer la mise en œuvre des activités d’éducation permanente du CNCD-11.11.11 dans la région bruxelloise.

DESCRIPTION DE LA FONCTION :

• Accompagne et soutient un réseau de volontaires et de sympathisants intéressés par les enjeux mondiaux sur Bruxelles en stimulant des projets d’engagement citoyen multiple en lien étroit avec les campagnes thématiques ;
• Organise des actions d’éducation permanente à destination d’un public adulte ;
• Organise des évènements de mobilisation citoyenne en stimulant un engagement citoyen sur plusieurs thématiques (communes hospitalières, justice fiscale, etc) ;
• Sensibilise des élèves (primaire et secondaire) et étudiant-es du supérieur sur les enjeux mondiaux ;
• Assure le développement et la coordination de volontaires et d’associations autour des campagnes thématiques en mettant en place des groupes engagés, des évènements et des mobilisations ;
• Accompagne le réseau de volontaires bruxellois sur les activités de sensibilisation au moment de l’opération 11.11.11 ;
• Alimente en contacts la base de données sur Bruxelles.
• Envoyer votre CV et votre lettre de candidature avant le 28 septembre à job@cncd.be
• Prise de fonction : A partir du 29 octobre.

• A Bachelor’s degree in a relevant discipline.
• A minimum of 5 years of professional work experience relevant to this position, preferably within an international NGO and with work experience in administering EU projects.
• Strong skills in financial management and administration. A track record of administrating EU funded projects and /or projects with multiple partners is a plus.
• Good interpersonal skills and ability to work effectively as part of a small team, with respect for and sensitivity to multi-cultural approaches.
• Fluency in English; an additional European language (e.g. French) is an advantage
• Familiarity with standard word processing, spreadsheet, presentation and data base software, and with electronic communication technology.

WWF believes in a future where people and nature thrive, so we’re committed to safeguarding the natural world. WWF has teams of experts working in over 100 countries to protect the natural resources that sustain and inspire us: our forests, rivers, oceans, climate, food and wildlife. WWF harnesses the collective power of supporters around the world, communities, companies and governments to create real solutions for people and the planet.

WWF employs knowledgeable, talented people who are passionate about engaging and inspiring others. People who share our optimism that it’s possible to change the world. People who are determined to make a difference.

Summary

This position is created to support the financial management and administration of an EU funded project that aims to address wildlife being traded illegally over the internet and transported by using postal or fast parcel services. WWF Belgium is the lead beneficiary of this project that will be implemented in close partnership with the Belgian Customs, INTERPOL, IFAW, other WWF offices in the EU and TRAFFIC.

Your role

Your role will be to ensure that the project is effectively administered and financially managed according to the EU´s rules and procedures, to ensure timely reporting, ensure a smooth communication and information exchange between all partners and assist the project manager and partners in day to day issues related to implementation of the project. You will work as part of a small team and collaborate closely with a dedicated project manager to ensure effective administration of this project.

 We offer:

• A 70%-time contract for 24 months
• An attractive benefits package for the sector including meal vouchers, group insurance, health insurance, 100% reimbursement of the costs of public transport
• A pleasant working environment in the heart of Brussels, easily accessible by public transport
• The opportunity to contribute to the mission of WWF and to share our values

 Interested? 

Use this LINK to send us your application (motivation letter + resume)

Deadline for applications: 06/10/2018

Profil

• Diplôme universitaire en sciences du développement, sciences socio-économiques, développement rural ou équivalent ;
• Expérience de terrain souhaitée de 3 ans minimum dans le domaine du développement rural ou associatif comme coordonnateur, assistant technique ou tout autre poste faisant appel à des compétences similaires ;
• Connaissance en gestion financière des projets ainsi que des procédures des principaux bailleurs (UE) ;
• Compétences en gestion et motivation d’équipe avec ouverture au dialogue et excellentes aptitudes communicatives ;
• Pratique en matière de Gestion axée sur les résultats (GAR) et Project cycle management (PCM) ;
• Très bonnes capacités orales et rédactionnelles en français ;
• Expérience du travail en équipe multiculturelle et interdisciplinaire ;
• Expérience du milieu associatif ou coopératif à l'étranger et particulièrement en Afrique sub-saharienne ;
• Une expérience de travail sur un projet financé par l’Union Européenne est un atout ;
• Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, Outlook, etc.) ;

• Permis de conduire.

Contexte et conditions de vie locales :

L’AT sera principalement basé au Chef-lieu de la province Kayanza (Nord du pays). Il fera de fréquentes missions dans les communes couvertes par le programme ainsi qu’à Bujumbura.

Qui nous sommes

Caritas International.be (CI.be) est une ASBL belge qui a comme mission de venir en aide aux victimes de guerres, de catastrophes naturelles, de migration et de pauvreté. L’organisation mène des activités à la fois à l’étranger au travers de projets humanitaires et de développement (Afrique, Moyen-Orient, Asie, Haïti, Balkans), et en Belgique par le biais de l’intégration et l’accompagnement social des demandeurs d’asile et migrants, l’intégration des réfugiés reconnus et le retour volontaire et réintégration durable dans le pays d’origine. CI.be est le chaînon belge d’un des plus grands réseaux internationaux : Caritas Internationalis, comprenant 165 organisations catholiques qui travaillent ensemble dans 200 pays et régions.

CI.be mène, en collaboration avec ses partenaires locaux, plusieurs projets de sécurité alimentaire et de développement agricole au Burundi, tant sur fonds propres que sur fonds institutionnels.

Plus particulièrement, CI.be en consortium avec la fondation AVSI (Italie) et Vétérinaires sans frontières Belgique viennent de bénéficier d’un subside de l’UE pour la mise en œuvre de son projet « TUBEHONEZA » dans les Provinces de Ngozi et Kayanza, au Nord du Burundi.

Le projet « TUBEHONEZA » a comme objectif global de renforcer de façon durable la résilience de la population rurale burundaise. L’objectif spécifique (effet direct) est d’améliorer la sécurité alimentaire, la nutrition et la cohésion sociale des bénéficiaires de l’action en renforçant durablement leurs moyens de subsistance. CI.be est responsable des activités liées aux exploitations agricoles familiales et de développement rural.

C’est dans le cadre de ce projet que CI.be souhaite recruter un(e) assistant(e) technique (AT) afin d’appuyer la mise en œuvre de ces activités. L’AT travaillera en étroite collaboration avec les responsables des partenaires opérationnels du projet, à savoir le bureau diocésain de développement de la zone concernée, BADEC – Caritas Ngozi mais aussi avec d’autres prestataires de service qui seront recrutés en fonction des besoins.

Description de fonction

Appui aux institutions partenaires / aux personnels de projet :

• Accompagnement des partenaires pour le développement des stratégies d’intervention, y compris celles relatives à l’accompagnement des bénéficiaires ;
• Supervision et appui relatif au respect des procédures administratives et financières ;
• Appui, mise en place et suivi des outils de gestion administrative et financière des partenaires, notamment en lien avec la législation burundaise en ce qui concerne les Coopératives Agricoles partenaires, avec un focus particulier sur le transfert de ces compétences ;
• Participation au développement des outils de gestion des Ressources Humaines du projet et suivi de leur mise en œuvre ;
• Organisation de la formation continue de l’équipe technique et des partenaires sur différents thèmes nécessaires à la bonne exécution, avec une sensibilité particulière sur les dimensions genre et environnement.

Communication / Facilitation / Organisation :

• Facilitation des relations à tous les niveaux : entre le personnel, les membres du consortium, les partenaires d’exécution du projet, et avec les autres acteurs du secteur agricole de la zone d’action et les partenaires techniques institutionnels (centres de recherche, fournisseurs d’information, laboratoires, ministères techniques, etc.) ;
• Incitation aux prises d’initiatives et à la créativité des partenaires et équipe de projet ;
• Elaboration d’un plan de communication et de visibilité adapté à l’action et conforme aux prescriptions du (des) bailleur(s) et mise en œuvre de la diffusion d’information concernant le projet ;
• Assurer le lien et faciliter les relations entre le volet mis en œuvre par CI.be et la coordination générale du consortium d’une part puis du programme TUBEHONEZA d’autres part ;
  • Organisation de la diffusion d’information concernant le projet.

Suivi / Evaluation / Capitalisation :

• Création et développement des outils de suivi y compris le suivi digitalisé sur smartphone ou tablette ;
• Formation et accompagnement du personnel de projet dans la collecte des informations et la création de base de données pour le suivi des conditions de vie des bénéficiaires ;
• Suivi de l’exécution des activités ;
• Suivi des indicateurs de performance, analyse et reporting ;
• Suivi et synthèse des rapports d’activités des partenaires et rédaction des rapports externes à destination du (des) bailleur(s) ;
• Suivi financier et administratif (comptabilité des partenaires, avancement budgétaire, procédures de gestion etc.) ;
• Organisation de la capitalisation des expériences et des acquis et contribuer à sa stratégie de désengagement.

Nous offrons

• Un statut équivalent au statut de coopérant ONG, complété par des rémunérations locales conformes à la politique salariale de Caritas International Belgique. 
• Un contrat à durée déterminée de 2 ans renouvelable.
• Prise de fonction sur le terrain prévue dès novembre 2018. 

• Briefing à Bruxelles prévu avant le départ. 

 Candidatures 

• Envoyez votre candidature (curriculum vitae et lettre de motivation), avec mention ‘AT Burundi', avant le mercredi 19 septembre 2018 (15h00 GMT), à cv@caritasint.be.