Belgium

Profiel

• Universitair diploma in ontwikkelingswetenschappen, socio-economische wetenschappen, landbouwontwikkeling of equivalent ;
• Een minimum van 3 jaar terreinervaring in het domein van landbouwontwikkeling of associatieve ontwikkeling zoals coördinator, technisch assistent of elke andere post met evenwaardige competenties ;
• Kennis van financieel projectbeheer
• Competenties in het beheer en motivatie van teams gericht op dialoog en uitstekende communicatieve vaardigheden ;
• Praktische ervaring in resultaatgericht beheer (GAR) en Project cycle management (PCM) ;
• Zeer goede mondeling en redactionele vaardigheden in het Frans ;
• Werkervaring in multicultureel en interdisciplinair team ;
• Ervaring in het associatieve milieu of coöperatief milieu in het buitenland en vooral in Sub-Sahara ;
• Werkervaring voor een project gefinancierd door de Europese Unie is een troef;

• Beheersing van informatica (Word, Excel, Outlook, enz.) ;
• Geldig rijbewijs.

 

Context EN LOKALE LEVENSOMSTANDIGHEDEN :

De TA zal vooral gebaseerd zijn in de hoofdstad van de provincie Kayanza (Noorden van het land). Hij zal frequente missies verrichten in de gemeenten die door het programma opgevolgd worden evenals in Bujumbura.

WIE ZIJN WIJ

Caritas International België (CI.be)(www.caritas-int.be) is een Belgische vzw die slachtoffers van oorlogen, rampen en armoede steunt en migranten helpt, in samenwerking met de nationale en internationale netwerken waartoe wij behoren. De organisatie voert activiteiten uit, zowel in het buitenland -  via noodhulp en heropbouw, alsook ontwikkelingsprogramma’s (Afrika, Midden-Oosten, Azië, Haïti, Balkan), - dan in België, via het onthaal en de sociale begeleiding van asielzoekers en migranten,    de integratie van erkende vluchtelingen en de vrijwillige en duurzame terugkeer naar het land van herkomst. Caritas International België is de Belgische afdeling van één van de grootste internationale netwerken : Caritas Internationalis (http://www.caritas.org), die 165 organisaties telt, die samenwerken in 200 landen en regio’s.

Caritas International (CI.be) voert samen met lokale partners verschillende voedselzekerheidsprojecten uit in Burundi en dit, zowel met eigen middelen als met medefinanciering van overheden.

In het bijzonder beschikt CI.be in consortium met de stichting AVSI (Italië) en Dierenartsen zonder grenzen België over een subsidie van de EU voor het uitvoeren van haar project  « TUBEHONEZA » in de Provincies Ngozi en Kayanza, in het Noorden van Burundi.

Het project « TUBEHONEZA » heeft als globale doelstelling om op duurzame manier de veerkracht van de rurale Burundese bevolking te versterken.. De specifieke doelstelling (onmiddellijk effect) is het verbeteren van de voedselzekerheid, de voeding en de sociale cohesie van de begunstigden van de actie door duurzaam hun bestaansmogelijkheden te versterken. CI.be is verantwoordelijk voor de activiteiten gelinkt aan de familiale landbouwexploitaties en rurale ontwikkeling.

Het is in het kader van dit project dat CI.be een techniSCH ASSISTENT (TA) wenst te rekruteren  teneinde de uitvoering van deze activiteiten te ondersteunen.  De TA werkt in nauwe samenwerking met de verantwoordelijken van de operationele projectpartners, te weten het diocesaan bureau voor ontwikkeling van de betrokken zone, BADEC – Caritas Ngozi maar ook met andere dienstverleners die in functie van de behoeften zullen aangeworven worden.

FUNCTIEBESCHRIJVING

Steun aan de institutionele partners / aan het projectpersoneel :

• Begeleiding van de partners voor de ontwikkeling van interventiestrategieën, inclusief deze met betrekking tot de begeleiding van de begunstigden ;
• Supervisie en ondersteuning met betrekking tot het respecteren van administratieve en financiële procedures ;
• Ondersteuning, invoering en opvolging van de tools voor het administratief en financieel beheer van de partners, vooral in samenhang met de Burundese wetgeving wat de partners van de Landbouw-Coöperatieven betreft, met bijzondere focus op de overdracht van die competenties ;
• Deelname aan de ontwikkeling van tools voor het beheer van Human Ressources van het project en opvolging van de uitvoering ;
• Organisatie van de continue vorming van de technische ploeg en van de partners over verschillende thema’s nodig voor de goede uitvoering, met een bijzondere aandacht voor gender en milieu.

Communicatie / Facilitatie / Organisatie :

• Faciliteren van de relaties op alle niveaus : tussen het personeel, de leden van het consortium, de uitvoeringspartners van het project, en met alle andere actoren van de landbouwsector van de actiezone en de institutionele technische partners (opzoekingscentra, informatiebronnen, laboratoria, technische ministeries, enz. ;
• Stimuleren van initiatief en creativiteit bij de partners en het projectteam ;
• Uitwerken van een communicatie- en visibiliteitsplan conform de voorschriften van de donor
• Zorgen voor een goede relatie tussen het gedeelte van het project dat door CI.be wordt uitgevoerd en de algemene coördinatie van het consortium enerzijds en met het volledige programma TUBEHONEZA anderzijds ;
  • Organisatie van de informatieverspreiding betreffende het project.

Opvolging / Evaluatie / Kapitalisatie :

• Ontwikkeling van opvolgingstools  inclusief de gedigitaliseerde opvolging via smartphone of tablet ;
• Vorming en begeleiding van het projectpersoneel in het verzamelen van informatie en het creëren van databanken voor de opvolging van de levensomstandigheden van de begunstigden ;
• Opvolging van de uitvoering van de activiteiten ;
• Opvolging van de performantie-indicatoren, analyse en rapportering ;
• Opvolging en synthese van de activiteitenrapporten van de partners en redactie van externe rapporten voor de donor ;
• Financiële en administratieve opvolging (boekhouding van de partners, budgetopvolging, beheerprocedures, enz.) ;
• Organisatie van de kapitalisatie van de ervaringen en de verworvenheden en bijdragen aan de exit strategie

AANBOD

• Een statuut equivalent aan het statuut van Ngo-Coöperant, vervolledigd met lokale vergoedingen conform de salarispolitiek van Caritas International België. 
• Een hernieuwbaar contract van bepaalde duur van 2 jaar.
• Indiensttreding op het terrein voorzien vanaf november 2018. 

• Briefing te Brussel is voorzien voor het vertrek. 

 KANDIDATUREN

• Graag uw kandidatuur (curriculum vitae en motivatiebrief) sturen met vemelding ‘TA Burundi', vóór  woensdag 19 september 2018 (15h00 GMT), aan cv@caritasint.be.

• Formation universitaire en gestion, sciences économiques ou expérience équivalente;
• Expérience de 5 ans minimum dans la gestion financière d’une ONG ;
• Connaissance approfondie de la comptabilité d’une ASBL et de la comptabilité analytique ;
• Connaissance approfondie de la gestion des subsides belges et européens ;
• Maîtrise de l’outil informatique, dont maîtrise approfondie d’Excel;
• La connaissance de l’espagnol, de l’anglais et du néerlandais est un grand atout;
• Très grandes capacité d'organisation, de planification, d’adaptation et de rigueur ;
• Familiarisé à l’utilisation de Winbooks ou d’autres logiciels comptables ;
• Aisance relationnelle pour dialoguer avec tous types d’interlocuteurs (financiers et non financiers);
• Une expérience d’expatriation dans le cadre d’un projet ONG est un atout ;
• Disponible pour effectuer une à deux missions courtes à l’étranger par an ;
• En possession d’un passeport APE ;
• En phase avec les valeurs d’Eclosio ;
• Esprit d’équipe et capacité de travail autonome;
• Résistance au stress.

Objectif

Assurer le bon fonctionnement de la gestion administrative et financière de l’association.

Principaux domaines d’activités

• Gestion administrative et financière de l’association
• Suivi financier des projets/programmes
• Relations avec le terrain (coordinations régionales et/ou partenaires locaux)
• Le développement et le suivi des financements institutionnels et privés

Le∙la responsable administratif∙ve et financier∙ère est basé∙e au siège, à Gembloux mais est amené∙e à se déplacer en Belgique et à l’étranger pour des réunions et missions de suivi. Il∙elle est appuyé∙e, en ce qui concerne les tâches opérationnelles, par un assistant comptable qui travaille sous sa responsabilité. Il∙elle travaille en grande proximité avec les responsables financiers des coordinations régionales.

Responsabilités  et tâches principales

1. Au niveau financier global :  

• Revoir, formaliser des procédures adéquates et développer les outils nécessaires pour :
  • Impulser une organisation adéquate des flux financiers, principalement entre les terrains et le siège (avec une attention particulière vers le Sénégal, qui représente plus de la moitié de notre volume financier) 
  • Avoir des contrôles internes adéquats et suffisants
  • Permettre une gestion comptable maîtrisée au sein d’Eclosio
• Procéder à des consolidations trimestrielles des comptes d’Eclosio
• Produire des analyses financières
• Veiller et informer du degré d’équilibre financier d’Eclosio (vers la coordinatrice, le CA, l’AG, l’équipe)
• Participer à l’élaboration de la stratégie financière (en collaboration avec la coordinatrice et le CA)
• Préparer les comptes annuels, les audits, le budget annuel
• Elaborer les tableaux de bord de suivi financier tels que plan de trésorerie, etc.
• Veiller au respect des aspects réglementaires : TVA, réglementation asbl, réglementations bailleurs principaux,…

 2. Au niveau gestion de projets :  

• A la demande du terrain, des chargés de projets, et selon les procédures internes :
  • appuyer et valider les montages financiers, principalement le budget et  le cofinancement, lors de l’introduction des projets
  • rassembler les divers documents et informations nécessaires pour répondre aux exigences des bailleurs lors de l’introduction de projets
• Coordonner la planification et l'exécution des transferts de fonds
• Coordonner la production des rapports financiers et du suivi des contrats
• Veille à l’existence /archivage des documents formels liés aux projets (document remis, budget approuvé, contrat, conventions)
• Former les équipes au siège et sur le terrain dans les domaines administratifs et financiers, en fonction des besoins.

 3. Au niveau de la gestion administrative des ressources humaines

• Superviser la bonne réalisation de l’ensemble des aspects administratifs liés à la gestion des ressources humaines, et veiller aux respects des aspects légaux (contrats, aides à l’emploi…)
• Contribuer à l’évolution des aspects stratégiques en termes de GRH (couvertures, avantages, …) au sein de l’ONG, en collaboration avec la coordinatrice /CA
• S’assurer de la conformité de la politique financière et des ressources humaines avec la politique de protection des données et de la vie privée

4. Autres

• Contribuer  à la rédaction de documents statutaires : ROI, statuts…
• Superviser la bonne documentation des obligations liées à la gouvernance (PV CA, AG, gestion membres)

5. Rôle transversal : Au niveau stratégique :

• Interlocuteur stratégique pour le développement stratégique (développement, réduction d’activités, lien avec la réflexion stratégique financière), dans une zone définie ou au niveau de l’ONG
• Force de proposition vis-à-vis de la gouvernance

 Notre offre :

• Temps plein.
• Contrat à durée indéterminée
• Prise de fonction souhaitée : dès que possible
• Poste basé à Gembloux
• Conditions salariales en conformité avec la grille du secteur non marchand 329.02 

 Procédure:

Un CV et une lettre de motivation sont à envoyer par courriel à l’adresse sylvie.alves@ong-adg.be pour le 15/09/2018 au plus tard. Les candidatures seront appréciées dès leur réception.

Informations complémentaires : Sophie Pascal, coordinatrice, via sophie.pascal@ong-adg.be

• A university degree in a relevant discipline (e.g., biology, political science, law or economics).
• A minimum of 7 years of professional work experience relevant to nature conservation, preferably within an international NGO and with work experience in more than one European country.
• Strong skills in project management, planning and project implementation. A track record of managing EU funded projects and /or projects with multiple partners is a plus.
• Familiarity with major trends in biodiversity conservation policy and issues relevant to the trade in wild animals and plants, and good understanding of CITES and European policies regarding wildlife trade; knowledge of online trade platforms is a plus
• Experience in working with government and intergovernmental agencies, non-governmental organizations and other relevant partners.
• Good interpersonal and leadership skills and ability to work effectively as part of a small team, with respect for, and sensitivity to, multi-cultural approaches.
• Fluency in English; an additional European language (e.g. French) is an advantage, and excellent writing skills.
• Communications skills and experience of working with the media.
• A willingness and ability to travel.
• Familiarity with standard word processing, spreadsheet, presentation and data base software, and with electronic communication technology.

WWF believes in a future where people and nature thrive, so we’re committed to safeguarding the natural world. WWF has teams of experts working in over 100 countries to protect the natural resources that sustain and inspire us: our forests, rivers, oceans, climate, food and wildlife. WWF harnesses the collective power of supporters around the world, communities, companies and governments to create real solutions for people and the planet. 

WWF employs knowledgeable, talented people who are passionate about engaging and inspiring others. People who share our optimism that it’s possible to change the world. People who are determined to make a difference.

Summary

This position is created to coordinate in the implementation and management of an EU funded project that aims to address wildlife being traded illegally over the internet and transported by using postal or fast parcel services. The project will combine research and analysis, capacity building and training; strengthened cooperation between EU law enforcement, and strengthened cooperation among relevant stakeholders including the private sector. The project will be implemented in close partnership with the Belgian Customs, INTERPOL, IFAW, other WWF offices in the EU and TRAFFIC.

Your role

Your role will be to manage and implement relevant components of this project, including the development of workplans, coordination of meetings between project partners, and the coordination and timely implementation of all project activities. You will also be responsible for ensuring high quality of all outputs and reports. You will work as part of a small team and collaborate closely with a dedicated project administrator to ensure effective administration of this project. 

We offer 

• A full-time contract for 24 months
• An attractive benefits package for the sector including meal vouchers, group insurance, health insurance, 100% reimbursement of the costs of public transport
• A pleasant working environment in the heart of Brussels, easily accessible by public transport
• The opportunity to contribute to the mission of WWF and to share our values

 Interested? 

Use this LINK below to send us your application.

Deadline for applications: 30/09/2018 

Etudes : titulaire d’un diplôme de l’enseignement secondaire supérieur

Qualités :

Esprit rigoureux, sens des responsabilités, sens de l’organisation et des priorités

Motivation pour contribuer au développement des populations du Sud

Capacités relationnelles

Aptitudes de travail en équipe, flexibilité, apprécie un environnement multiculturel

Compétences :

Très bonne connaissance des logiciels Microsoft Office

Bonne niveau de communication écrite

Notions de base en comptabilité

Notions de Néerlandais et d’Espagnol

Bonne connaissance des applications informatiques en ligne (e-gouvernement)

Expérience :  minimum 2-3 ans dans une fonction similaire, à savoir secrétariat dans le milieu associatif ou comme secrétaire de direction.

ACTEC (Association for cultural, technical and educational cooperation) est une ONG de développement créée en 1982 dans le but de soutenir des projets de formation professionnelle et technique en faveur des personnes pauvres et marginalisées dans les pays en développement. Depuis le début, ACTEC a concentré ses efforts dans la promotion de projets apportant une aide bien ciblée auprès des populations locales d’Amérique latine et d’Afrique. Pour plus d’infos sur la mission, la stratégie et les projets: www.actec-ong.org

Fonction (et ses différentes tâches sont) :

Secrétariat : suivi administratif des dossiers de l’association ; gestion administrative des RH, assurances, relations avec les fournisseurs, gestion des bases des données, logistique du bureau.

Comptabilité : encodage des documents comptables sous la supervision du Directeur financier.

Relations extérieures : accueil, courrier-email, accueil téléphonique.

Appui aux gestionnaires de projets : recherche de fonds, révision des rapports financiers, mise en page des rapports narratifs.

Nous vous offrons :

Participer à la réalisation des projets transformateurs des conditions de vie des populations pauvres dans les pays du Sud.

Une rémunération en fonction de l’expérience professionnelle 

Travail à temps plein

Une équipe motivée et une ambiance de travail agréable

Détails :

Organisation : ONG ACTEC – Un métier pour tous

Lieu d’emploi : Bld Auguste Reyers, 207 à 1030 Bruxelles

Personne de contact : Daniel Turiel (daniel@actec-ong.org)

Si vous intéressé(e), envoyer une lettre de motivation et votre C.V. avant le 15 septembre 2018