Profile of the ideal candidate

• University degree in management, business administration or finance (bachelor’s degree level) or equivalent working experience
• Minimum 1 year mission for MSF or other humanitarian International NGO and/or minimum 3/5 years relevant managerial experience, with demonstrated skills in budget management
• Strong knowledge in financial tools and management
• Advanced knowledge of Excel
• Good writing and reporting skills
• Comprehensive knowledge of humanitarian intervention.
• Based in HQ (Brussels) with field visits (once a year per country)
• Knowledge of the Middle East is an asset
• English speaker. Arabic is a strong asset

Development and maintenance of alternatives / so called “out of the box” / flexible approaches to respond to the specificities of the WANA context, is required.

What we offer

• Open-ended contract, full-time, based in Brussels
• Hospital Insurance (DKV) – Pension Plan – Canteen  - 100% reimbursement for public transportation costs
• Starting date for position – as soon as possible

Deadline for applications : 24/02/2017

Interested candidates should send a letter of motivation and curriculum vitae by e-mail to Béatrice Barbot, Recruit-HQ-Operations@brussels.msf.org , with the following reference: “Finance Officer Cell 6 “

 

BACKGROUND

 

The Finance Officer is part of the Operations’ Cell. The FinOff is accountable for the finance of the missions in his/her portfolio. The FinOff controls, supports and coaches the financial coordinators of the missions in his her portfolio. He/She ensures that Management Control, Budgeting & Forecasting, internal control and financial analysis functions are accurate and performed according to standard policies and processes. He acts as referent for the Fincos and as such, contributes to the objective of ensuring an optimal use of resources.

This position is not tied to any specific context. Countries are indicative, as a re-shuffling of the portfolio within the operations department occurs on a regular basis.

The Finoffs reports both to the Coordinator of Operations (line manager) and Operational Finance Coordinator (functional manager).

Presently, in the portfolio of programmes of cell 6 are the operations of MSF in Lebanon, Syria and Turkey

JOB PROFILE

 

• Ensures that the financial means, policies and guidelines are relevant and appropriate and that are well managed in the missions.
• In collaboration with his/her Cell’s members, coordinates, centralizes and supports the mission budget process and ensures consistency of budget with plan of action, ensures set-up and means are relevant and appropriate.
• Guides and challenges the field in the preparation and analyses of the monthly follow up of budget and calculation of the forecast.
• Promotes and supports efficiency analyses and key indicators at mission levels, and propose corrective actions.
• Guides the Financial coordinators and supports the CO on the risk analysis and mitigation measures.
• Prepares the annual cash-flow for the missions, validates and ensures monthly cash-flow.
• Supports the Cell’s coordinator in the missions’ donors’ mapping and provides the needed information to Accountancy and Funding referents.
• Collaborates and supports the development of tools, ad hoc dossiers and actively participates to other activities (trainings, Finco week.)
• Ensures the needed support to his/her cell’s team on all financial issues.
• Ensures a good communication and information flow within the cell, the finance department and the missions of his/her portfolio on all financial and related issues.
• Guides, coaches, advise the fincos and carries out their performance evaluation.
• Field visits

We are looking for

• Medical Doctor with minimal 3 years’ experience as lector/mentor in OPD consultations and IPD wards rounds in a tropical disease setting.    
• Having followed a specific teacher training program of minimal 1 year is desired.
• Being up to date with modern I.T is indispensable
• Able to step out from the ideal set up and adapt to poor resource settings.
• Capacity to adapt to different contexts and variable workload
• Autonomous planning, organization and coordination once main directions are defined.
• Bilingual French-English (written and spoken)

 What we offer

• 1 year MIO contract (with possible extension)
• Based in Brussels but mainly carried out (up to 70% of the time) in the field - Full time (100%)
• Field position : salary according to MSF-OCB Field salary scale + “recuperation” leaves
• Starting February 2017

Deadline for applications 23^th of February 2017

Application (CV + cover letter) to be sent to Recruit-HQ-DG@brussels.msf.org with “MIO Medical Doctor Mentor Lector” in the subject.

Context

A motion was voted at the OCB Gathering June 2015, stating that “there is an urgent need to formalize, accredit and further develop medical and para-medical training and education in MSF for all staff, with a strong focus on national staff capacity.”

The role of the Medical Academy MIO MSF Experienced Medical Doctor for Clinicians (nurses and Medical Doctor) in the broader set up of the MSF Medical Academy is to support the MSF Medical Advisor in the practical implementation of the motion stated above. So your role will be to implement, monitor and evaluate impact of the MSF Medical academy educational programs

You will work in tandem with an experienced MSF Medical Doctor. This person will go through the whole process described below together with you and won’t necessarily have an academic background in professional teaching. So it will be for you to support him/her to get familiarized with specificities of a Mentor /lector.  It will be for the experienced MSF Medical Doctor to support you to get acquainted with the MSF specificities of OPD consultations and IPD ward rounds.

By doing so we want to create in house expertise in professional clinician mentorship and to create a comfortable and challenging working atmosphere that allows both parties to learn from each other and stay for a longer period on board with us in this project.  

Teamwork with:

• Academic team from nursing school institutions.
• Field team in the project (national and international staff).
• Technical advisors in the medical department.
• Learning and development unit.

Job Profile

In the preparation phase of pilot project in Belgium

 Preparation of the paramedical and medical staff evaluation system

• Develop the practical skills test for the paramedical and medical staff (scoring system based on Standard Operating Procedure applied during OPD consultations and IPD ward rounds).
• Develop the theoretical test for the paramedical and medical staff (focusing on general knowledge on how to structure consultations, guiding principles in making appropriate diagnoses, patient safety, signs of severity, complex patient management, etc.)
• Develop the Attitude and behavioral test for the paramedical medical clinicians.
• Preparation of the practical aspects of the evaluation system and transcribe the results into an objective measurable scoring system.

Curriculum level

• To compose the different thematic/content of the different curricula of Continuous Medical Development courses for the different level of clinicians (Medical Doctors and nurse clinicians).
• To compose the different content of the courses for the different level of clinicians responsible for inpatient care (Medical doctors and Clinical officers).
• To develop learning methods for academic classes and practical classes (skills lab), identify the materials needed, work out a time frame for the learning program, etc.

At the start of the pilot project on field level: Gap analysis/ O scoring of national paramedical staff

• Practical set up of the test on field level (organizing material, equipment, and mannequin in the skills lab, observations during the OPD consultations and observations made during ward rounds).
• Actual evaluation of nurse clinicians, Medical Doctors and Clinical Officers on project level (practical skills, theoretic knowledge and behavioral attitude aspects).
• Analyze results and report outcomes                                                                                                                               

At the development phase of an individual tailored learning program  

Based on the results of the evaluation system

• Development of a training strategy that is most adapted to have impact on quality of care in of the OPD consultation and IPD ward rounds.  
• Work out a pedagogical methodology that takes in consideration the actual qualifications of the student (create a tailored learning path). Can be short courses, workshop on a specific subject, etc.
• Develop a time frame for implementation and evaluation.
• Fine tune and adapt where needed the content of the different thematic modules.
• In development with the international field staff fine tune and adapt the content of different thematic modules.
• In collaboration with the different advisors in the medical department integrate curriculum content (  look into the content of existing short courses developed by the different medical referents)
• Look into the possibility to find facilitators who can support you facilitating certain modules. Those facilitators can come from the MSF academy existing network in the African continent and the medical advisors in the medical department.

At the implementation phase of the individualized training program  

• Organize academic classes and lector.
• Organize the practicalities of the interventions done by other facilitators who will help to facilitate certain modules.
• Organize sufficient clinical contact hours with the students and mentor. 
• Organize regular written and practical exams.
• Collect, analyze and report obtained data on regular basis.
• Adapt where needed the educational program

At the evaluation phase of the pilot program

• Repeat the evaluation process in collaboration with the academic partners to measure difference between before and after (practical skills, theoretical knowledge, attitude and behavior).
• Compile the data and produce a final report with results, conclusions and recommendations.
• Repeat scoring on regular basis to follow up impact.
• To propose subjects for operational research. 

Profil du candidat idéal

• Connaissances en modèles de gestion de l’innovation (networking/approche de distribution)
• Business développement avec une culture/sens technique
• Expérience en environnement d’innovation 
• Expérience de travail en réseau 
• Expérience en gestion d’équipe
• Expérience en tant que project manager ou expérience similaire sera considérée comme un atout
• Culture/sens technique et/ou compétences dans des domaines techniques tels que l’énergie, la télécommunication, le biomédical, la construction et l’ingénierie, la mobilité, les nouvelles technologies (impression 3D, drones, numérisation ou autre domaine technologique sera considéré comme un atout).
• Compétences en matière de communications écrites et verbales en anglais et français (la connaissance de toute autre langue sera considérée comme un atout)

Compétences transversales

• Travail en équipe et en coopération
• A l’écoute, attentif et diplomate
• Bonne capacité d’analyse
• Résultat et sens de la qualité 
• Sens du service
  

Conditions

• Contrat à durée indéterminée  – Plein temps – base à Bruxelles (Ixelles).
• Assurance Hospitalisation (DKV) – plan de pension – restaurant d’entreprise à prix démocratique - 100% de remboursement des transports publics

• Entrée en function immédiate

Date limite pour l’envoi de la candidature: cette ouverture restera ouverte jusqu’à sélection du bon candidat

Curriculum Vitae and lettre de motivation sont à envoyer par e-mail à Elwira DOLINA (Recruit-HQ-Log@brussels.msf.org) avec  “innovation” dans la barre de communication.

 

Le Back Office du département LOG au sein des Médecins sans frontières ouvre une position d’Innovation Officer avec un profil de business développement dans le domaine technique.

Cette fonction comporte des responsabilités très diverses et de nombreux défis. Basé à Bruxelles, ce poste a pour objectif d’accroître un réseau externe reliant la communauté LOG de MSF à d’autres organisations, entreprises et environnements académiques. Le but est de renforcer la capacité à développer des projets ad hoc avec les membres de la communauté. Ceci devrait permettre à la communauté de développer les concepts, les solutions, les processus, les nouveaux modes d’organisation et les produits pour mieux répondre aux besoins opérationnels d’aujourd’hui et anticiper ceux de futur.

L’Innovation Officer travaille dans un environnement matriciel, au sein du Back Office du département LOG. En lien avec les équipes techniques et tactiques il est à l’écoute des besoins et travaille avec la communauté LOG de MSF.

Contexte

Au-delà de la simple intendance, la LOG de Médecins Sans Frontières Belgique apporte des solutions et des innovations qui permettent de réaliser des projets opérationnels.

Dans le cadre des projections de croissance opérationnelle importantes, prévues dans les 2 à 3 ans et l’intégration progressive et croissante de nouvelles technologies et moyens adaptés à nos opérations, MSF cherche à développer, d’une part, de nouvelles réponses aux besoins opérationnels qui intègrent plus d’innovation, et d’autre part l’adaptation et l’introduction de nouvelles capacités technologiques. Tenant compte des enjeux de croissance, de complexité et de nouvelles réponses à développer, la communauté LOG a décidé de le faire au travers d’un modèle de management en réseaux de nos ressources internes, mais aussi de créer des collaborations externes avec les partenaires associatifs, industriels, commerciaux et académiques.

Raison d’être

Avoir une capacité de créer des partenariats internes et externes pour répondre aux besoins d’innovation, d’adaptation technologique ou /et introduction de nouvelles technologies pour les différents domaines/familles techniques et tactiques de la LOG.

Mission

Identifier et mettre en place des collaborations externes avec des partenaires associatifs, industriels, commerciaux et académiques, de manière proactive et à la demande selon le portfolio de projets de Recherche et Développement.

Mettre en place une nouvelle méthode de management de l’innovation à travers la distribution de responsabilités dans le réseau des référents et experts techniques et tactiques de la communauté LOG MSF (Siège et terrain).

Garantir la mise en place des liens entre les besoins opérationnels et les référents et experts techniques et tactiques de la communauté LOG siège ou Terrain et avec les partenaires associatifs, industriels, commerciaux et académiques nécessaires. Garantir qu’ils puissent fonctionner pour produire les résultats convenus et attendus.

Nature of the position

Le titulaire du poste dispose d’une autonomie dans le cadre stratégique et politique définit par les Middle Managers LOG et le Team Leader des référents techniques.

Le poste co-arbitre et priorise avec le Comité LOG.

Le poste rapporte au comité LOG et à l’ensemble de la communauté LOG dans le cadre des bilans et objectifs.

Le poste travaille dans un environnement matriciel

Description de la position

Développer un portfolio de partenaires

• Créer et maintenir un portfolio de partenaires associatifs, industriels, commerciaux et académiques ;
• Rechercher activement de projets et d’initiatives spécifiques en matière d’innovation, d’adaptation technologique et d’introduction de nouvelles technologies ;
• Etablir un cadre contractuel du ou des partenariats comportant les informations sur le niveau des compétences attendus, la disponibilité des Ressources Humaines, les exigences financières et les aspects en communication ;
  

Comprendre les différents besoins opérationnels siège et terrain et développer une capacité de partenariat

• Créer et maintenir un réseau de l’ensemble des référents et experts techniques et tactiques Siège et terrain pour répondre à leurs besoins opérationnels ;
• En s’appuyant sur des partenaires, identifier et répondre aux besoins en matière d’innovation en ce qui concerne les produits, solutions, formations, mise en œuvre sur les projets ; 
• Créer des outils pour permettre une meilleure gestion du processus d’innovation (comment écrire les exigences d’utilisateur, les spécifications techniques…) 
• Organiser et faciliter, à travers le réseau des référents et experts techniques et tactiques siège et terrain, la distribution des responsabilités pour la gestion des projets et initiatives en matière d’innovation, d’adaptation technologique et d’introduction de nouvelles technologies ;
• Faciliter et monitorer la collaboration entre le focal point MSF et le focal point des partenaires associatifs, industriels, commerciaux et académiques
• Produire un plan annuel sur les objectifs et les résultats en matière d’innovation, d’adaptation technologique et d’introduction de nouvelles technologies ;
• Produire un rapport en collaboration avec des partenaires associatifs, industriels, commerciaux et académiques ;
  

Un rôle actif dans la gestion de l’implémentation de la Vision LOG

Pourrait être en charge de certaines initiatives, dans certains des axes stratégiques de la vision. A définir et à discuter en fonction du profil sélectionné.

Profil de la personne

 

• Diplôme d’enseignement supérieur.
• Minimum 2 ans d'expérience dans une fonction similaire.
• Maîtrise des outils MS Office dont Word, Excel, Outlook
• Affinités à travailler avec des outils IT (vidéoconférence, téléconférence, one drive…).
• Compétence en administration et en gestion de budgets
• Capacités à travailler aussi bien de manière autonome qu’en équipe.
• Flexible, résistant(e) au stress, dynamique, consciencieux
• Sens de l’organisation de son travail, rigueur
• Capacités à effectuer et à combiner des tâches très variées
• Trouve de la satisfaction dans un rôle de support
• Bonne connaissance du néerlandais, français et anglais

 Conditions d’engagement

• Contrat à durée indéterminée, temps plein, basé à Ixelles - Bruxelles.
• Assurance Hospitalisation – Pension complémentaire – Cantine à tarif démocratique – Remboursement frais de transport (100% transports en commun)
• Poste à pourvoir pour début mars

 Envoyer lettre de motivation et CV avant le 13 février 2017 avec la référence « Assist » à Maité Vollemaere, département Communication, Rue de l’Arbre Bénit 46, B-1050 Bruxelles - Recruit-HQ-Communications@brussels.msf.org

site web : www.msf.be

Contexte

 

Le département Communication et Récolte de fonds de Médecins Sans Frontières, basé à Bruxelles, regroupe les activités de communication et de récolte de fonds de MSF en Belgique, et les activités de communication dans les pays où MSF mène ses actions de secours. Le département est composé de trois unités: Communication Belge, Communication Opérationnelle et Récolte de Fonds.

Sous la responsabilité du directeur de la Communication et de la récolte de fond, l’assistant(e) de département appuie le département dans son entièreté (+/- 40 personnes) :

• Assurer le suivi de la gestion administrative et financière interne au département en s’assurant de la pertinence, fiabilité et disponibilité de l’information relative à l’organisation du département.
• Etre la personne de référence administrative pour les membres du département.
• Assurer la collection et le suivi de l’information au sein du département.
• Soutenir le Directeur et les coordinateurs dans le fonctionnement et la dynamique du département.

Profil de la fonction

Gestion administrative et fonctionnelle du département Communication (COM)

• Coordonner et organiser les meetings internationaux et workshops et autres évènements du département, et ponctuellement pour les sections partenaires.
• Planifier les réunions hebdomadaires entre coordinateurs du département et assurer le suivi des activités et révision budgétaire sur base trimestrielle.
• Prendre les minutes des différents meetings si nécessaire
• Etre la personne de référence du département COM  vis-à-vis des autres départements pour les questions administratives et fonctionnelles du département ; et également
• Suivre des absences et de l’emploi du temps des personnes du département
• Dispatcher le courrier entrant et sortant du département et assurer la permanence téléphonique.
• Mettre à jour certains documents de fonctionnement utilisés par tout le département COM (Organigramme, liste de contacts, informations à jour, calendriers, numéros de téléphone, etc)

Gestion des Ressources Humaines

• Gérer les ouvertures de poste et le suivi des candidatures pour des postes ouverts au département
• Organiser l’engagement des nouveaux arrivants (accueil, agenda des briefings,...).
• Faire le suivi des contrats du département (dates début/fin, modification de contrat) et communiquer les informations à l’administration des Ressources Humaines
• Etre la personne de contact pour le suivi des bénévoles du département.

Suivi de la gestion financière

• Coordonner l’exercice budgétaire en collaboration avec les unités du département.
• Planifier des réunions de suivi budgétaire une fois tous les trois mois et préparer les révisions budgétaires.
• Suivre la comptabilité quotidienne du département (donner des infos et vérifier le cas échéant les imputations comptables, faire le suivi des factures et des notes de frais, etc…).

Support ponctuel aux unités du département pour des tâches variées

Support aux activités de communication du département en Belgique en collaboration avec la responsable des événements

• Gérer et répondre aux demandes extérieures d’information et de documentation.
• Effectuer le suivi d’une série d’événements au profit de MSF.
• Donner un support ponctuel lors du lancement de campagne d’information et/ou de récolte de fonds.

Appui à l’unité de récolte de fond dans l’envoi des brochures sur les legs

• Mise à jour de la base de données
• Publipostage hebdomadaire
• Point focal des demandes de brochure par téléphone lors des campagnes legs

 Avec le support du Internal Communication Officer 

• Coordonner la production des agendas annuel pour OCB - Operations Center Brussels – (HQ, sections partenaires et missions) et en assurer la distribution.

Participation à la plateforme des Departement Assistants et contribution aux évènements collectifs du siège

• Participer aux réunions des assistantes des autres départements pour garantir le bon fonctionnement administratif de l’organisation : procédures internes, préparation des évènements collectifs
• Participer à l’organisation d’évènements associatifs et des événements pour le personnel
• Support à la prise en charge du côté associatif du département