Secrétaire de direction (F/H/X) - Direction Coopération au développement

PROFIL

COMPÉTENCES SPÉcifiques

• Contexte institutionnel :
  • Connaissance de la structure et du schéma institutionnel de l’enseignement supérieur et des interlocuteurs et interlocutrices de ce dernier : rôles et missions de la Fédération Wallonie-Bruxelles, de l’ARES et des pôles académiques, des institutions d’enseignement supérieur, etc.

 

• Compétences en communication :
  • Excellente communication écrite et orale en français ;
  • Excellente orthographe ;
  • Maitrise de la relecture et de la correction (y compris orthographiques) de documents ;
  • Très bonne aptitude relationnelle ;
  • Capacité à s’exprimer, présenter et rédiger de manière claire, concise et convaincante, ainsi qu’à adapter son style rédactionnel à différents publics cibles ;
  • La connaissance du néerlandais et de l’anglais constitue un atout.

 

• Compétences techniques :
  • Connaissance des méthodes de classement ;
  • Excellente maitrise des outils bureautiques courants, en particulier Word, Excel, Power Point, courrier électronique, navigateur web et outils de visioconférence ainsi que de téléphonie.

Compétences Génériques

• Gestion de l’information :
  • Comprendre l’information : vous comprenez des informations élémentaires, pouvoir travailler avec de l’information floue et estimer correctement ses connaissances ;
  • Assimiler l’information : vous rassemblez, traitez et restituez correctement l’information dans les délais impartis ;
  • Intégrer l’information : vous établissez des liens entre les diverses données, concevez des alternatives et vous tirez des conclusions adéquates ;
  • Analyser l’information : vous analysez de manière ciblée les données et jugez d’un œil critique l’information ;

 

• Gestion des relations :
  • Travailler en équipe : vous créez et améliorez l’esprit d’équipe en partageant vos avis et vos idées. Vous discutez spontanément des dossiers avec les autres membres de l’équipe afin de faire circuler l’information ;
  • Ecouter attentivement : vous explorez, écoutez et comprenez le message des autres et vous vous mettez à leur place ;
  • Conseiller : vous fournissez des conseils à vos interlocuteurs et interlocutrices et développez ensemble une relation de confiance basée sur votre expertise ;
  • Établir des relations : vous construisez des relations et des réseaux de contact à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation avec vos collègues et à différents niveaux hiérarchiques ;

 

• Gestion de son fonctionnement personnel :
  • S’adapter : vous adoptez une attitude souple face au changement et vous vous adaptez aux circonstances changeantes et à des situations variées ;
  • Faire preuve de fiabilité : vous agissez de manière intègre, conformément aux attentes de l’organisation. Vous respectez la confidentialité et les engagements et évitez toute forme de partialité ;
  • Atteindre des objectifs : vous vous impliquez et démontrez de la volonté et de l’ambition afin de générer des résultats et assumez la responsabilité de la qualité de l’action entreprise ;
  • Résoudre des problèmes : vous traitez et résolvez des problèmes de manière autonome. Vous cherchez des alternatives et mettez en œuvre des solutions ;
  • Gérer le stress : vous réagissez au stress en vous focalisant sur le résultat, en contrôlant vos émotions et en adoptant une attitude constructive face à la critique. Vous prenez, le cas échéant, rapidement de bonnes décisions en situation de crise et maintenez une attitude positive vis-à-vis de vos tâches même quand la pression est élevée ;
  • Faire preuve de proactivité et de créativité: vous pensez, planifiez et agissez en anticipant les événements futurs. Vous développez, identifiez et proposez des idées et solutions innovantes afin de résoudre des problèmes éventuels, de faire progresser l’organisation.

 

• Valeurs personnelles :
  • Valeurs personnelles : autonomie, confiance en soi, convivialité, intégrité, respect de la diversité.

 

DIPLÔME REQUIS

• Un diplôme de bachelier constitue une condition de recevabilité.
• Un diplôme de base ou une formation complémentaire en secrétariat de direction, sciences administratives, ou diplôme de même niveau dans une matière en lien avec la fonction constitue un atout.

EXPÉRIENCES PROFESSIONNELLES

• Une expérience professionnelle probante de minimum un an en rapport direct avec la fonction constitue un atout ;
• Une expérience professionnelle dans une structure administrative publique (OIP, Ministère, etc.) constitue un atout ;
• Une expérience professionnelle dans le domaine de l’enseignement supérieur en Fédération Wallonie-Bruxelles constitue un atout.

Dans le cadre de l’exercice de ses missions, l’Académie de recherche et d’enseignement supérieur (ARES) recrute :

Secrétaire de direction (F/H/X) – Direction Coopération au développement

CADRE INSTITUTIONNEL

L’Académie de recherche et d’enseignement supérieur (ARES) est la fédération des établissements d’enseignement supérieur.

Organisme d'intérêt public, elle est chargée de soutenir les différents établissements de la Fédération Wallonie-Bruxelles dans leurs missions d’enseignement, de recherche et de service à la collectivité. Elle fédère 5 universités, 19 hautes écoles, 16 écoles supérieures des arts et 86 établissements d’enseignement supérieur de promotion sociale dont elle organise la concertation et pour lesquels elle promeut les collaborations à l’échelle nationale et internationale.

En tant que coupole unique, l’ARES assure au secteur de l’enseignement supérieur en Fédération Wallonie-Bruxelles une coordination globale.

Elle veille notamment à la cohérence de l’offre de formation et à son adéquation au marché de l’emploi, elle soutient les établissements dans leurs efforts de représentation et de relations internationales et formule des recommandations en matière de politique de recherche scientifique ou artistique. L’Académie fournit l’information sur les études supérieures en Fédération Wallonie-Bruxelles. Elle coordonne également l’engagement des établissements en matière d’apprentissage tout au long de la vie, de promotion de la réussite ou encore de coopération au développement. Enfin, elle collecte et traite un ensemble de données scientifiques et statistiques touchant au secteur dans une optique de veille, d’évaluation et d’amélioration des pratiques en faveur de la qualité des enseignements ou de l’accompagnement des étudiants et des étudiantes.

Au sein de l’ARES, la Commission de la coopération au développement (CCD) définit et met en œuvre une politique de coopération académique en faveur des objectifs du développement durable en soutenant des partenariats équitables pour un enseignement et une recherche de qualité et en renforçant réciproquement les capacités individuelles, collectives et institutionnelles.  

Le renforcement réciproque des capacités individuelles, collectives et institutionnelles se réalise par le biais de sept instruments de financement, accessibles via des appels concurrentiels.

Ce programme s’intègre dans un cadre stratégique commun avec le VLIR-UOS et l’IMT, deux autres acteurs majeurs de l’enseignement supérieur en Belgique. Ensemble, dans le cadre du Programme Higher Education and Science for Sustainable Development (HES4SD), ils font émerger le potentiel de développement de la coopération académique et scientifique belge et de leurs partenaires et contribuent à la réalisation de changements sociétaux alimentés par le monde académique. 

î En savoir plus : www.ares-ac.be

FONCTION

Au sein de la Direction de la coopération au développement de l’ARES, la personne en tant que secrétaire de direction assiste le Directeur et les membres de cette direction. Elle leur apporte un soutien logistique et administratif pour l’organisation et le suivi de leurs activités. Elle apporte un support et une aide permanente en termes d’organisation, d’information, de planification, de classement et de suivi de certains dossiers. Elle accueille et informe les interlocuteurs et interlocutrices dans le respect des procédures en vigueur et des principes d’organisation de l’ARES.  Elle veille au bon déroulement des réunions et à leur suivi.

Tâche 1 : Prendre en charge l’organisation et le suivi des réunions

• Inviter les personnes concernées ;
• Réserver la salle de réunion et en coordonner la logistique ;
• Rassembler, analyser et synthétiser l’information nécessaire au bon déroulement de la réunion ;
• Préparer les dossiers des membres de l’ARES participant à la réunion sur demande du supérieur hiérarchique ;
• Assurer un soutien pour préparer les présentations et autres supports éventuels ;
• Rédiger et transmettre les ordres du jour ;
• Participer aux réunions et assurer la prise de notes et la rédaction des comptes rendus ;
• Assurer un soutien pour les suivis à apporter après les réunions.

Tâche 2 : Gérer l’agenda du supérieur hiérachique

• Fixer les réunions et autres rendez-vous en fonction des missions prioritaires et des emplois du temps ;
• Organiser les déplacements et séjours éventuels.

Tâche 3 : Assurer un rôle de contact

• Accueillir et orienter les visiteurs et visiteuses ;
• Renseigner les interlocuteurs et interlocutrices et relayer si nécessaire vers le ou la collaboratrice compétente ;
• Recevoir, filtrer et transmettre les appels téléphoniques et les emails ;
• Gérer la boîte électronique d’information de la direction ;
• Prendre connaissance des documents et informations propres à l’ARES afin de pouvoir répondre aux questions des contacts externes ;
• Rappeler des informations importantes et transmettre des messages.

Tâche 4 : Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique

• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ;
• Assurer un soutien pour rédiger et assurer l’envoi de courriers ;
• Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
• Organiser la récolte, le classement et l’archivage des dossiers, procédures et informations réglementaires ou organisationnelles.

De manière générale, la personne en tant que secrétaire de direction se tiendra au courant de façon permanente de l’évolution des techniques, réglementations et recherches dans les matières dont elle est professionnellement chargée. Elle fera preuve de proactivité et proposera régulièrement à ses supérieurs hiérarchiques et à ses collègues des éléments et des projets enclins à participer à la réalisation de ses tâches.

Par ailleurs, elle pourra être sollicitée ponctuellement pour contribuer au bon fonctionnement général de l’ARES.

POSITION DANS L’ORGANIGRAMME

• Supérieurs hiérarchiques : Tanguy Goethals, Directeur de la coopération au développement
• Cette fonction n’est pas amenée à gérer une équipe

Si vous souhaitez plus d’informations sur cette fonction, vous pouvez contacter directement le service des ressources humaines à l’adresse recrutement@ares-ac.be :

CONDITIONs D’ACCÈS

• Cet emploi est accessible aux Belges ou aux ressortissants de l’Espace économique européen (ou de la Suisse) ou aux ressortissants hors Espace économique européen disposant d’un titre de séjour et d’un permis de travail valides ;
• Être en possession du/des diplôme·s requis ou de leur équivalence octroyée par le service de la reconnaissance académique et professionnelle des diplômes étrangers d'enseignement supérieur du Ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles au moment de la candidature ;
• Disposer de l’expérience requise ;
• Être de bonnes vie et mœurs.

 

CONDITIONS D’ENGAGEMENT ET DE TRAVAIL

CONTEXTE DE LA FONCTION

• Entité administrative : Académie de recherche et d’enseignement supérieur (ARES).
• Lieu de travail : Académie de recherche et d’enseignement supérieur (ARES), Rue Royale 180 à 1000 Bruxelles.

CONDITIONS DE TRAVAIL

• Niveau : 2+ (bachelier) ;
• Catégorie : Administratif ;
• Type d’emploi : contrat à durée déterminée d’un an, renouvelable en CDI 
• Date d’entrée en fonction souhaitée : dès que possible ;
• Régime de travail : temps plein (38h00/semaine à raison de 7h36/jour prestées dans les conditions de l'horaire variable avec possibilité de récupération des heures excédentaires) avec 27 jours de congé annuel de vacances (en plus d’une semaine de congé d’office en fin d’année civile entre Noël et Nouvel An) ;

 

• Barème :
  • 250/1 – niveau bachelier : traitement annuel brut indexé de minimum 31.492,50 € bruts et de maximum 53.649,83 € bruts, + pécule de vacances + prime de fin d’année
  • Toute expérience professionnelle jugée utile à la fonction pourra être valorisée pécuniairement.

AVANTAGES

• Gratuité des transports en commun pour les déplacements domicile - lieu de travail ;
• Quota kilométrique remboursé pour les éventuels déplacements à effectuer dans le cadre de missions ;
• Titres-repas d'une valeur de 6,60 € par jour presté (avec retenue de 1,24 €) ;
• Assurance hospitalisation et autres avantages extralégaux ;
• Horaire de travail variable (arrivée entre 07h30-09h30 et départ entre 16h00-19h00) avec possibilité de télétravail ;
• Proximité de plusieurs gares ferroviaires (Bruxelles-Congrès, Gare Centrale et Gare du Nord), de plusieurs stations de métro (arrêts Botanique et Parc) ainsi que de différents arrêts de tram et de bus ;
• Restaurant et cafétéria à prix avantageux au sein du Ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles ;
• Accès au Service social de la Fédération Wallonie-Bruxelles (activités culturelles, cadeaux de circonstance, aide individuelle, etc.) selon les conditions en vigueur ;
• Mise à disposition d’un ordinateur portable.

COMMENT POSTULER ?

• Vous pouvez poser votre candidature jusqu'au 22 octobre 2023 inclus ;
• Pour être prise en considération, votre candidature à cette fonction devra nécessairement comporter :
  • un curriculum vitae actualisé ;
  • une lettre de motivation ;
  • une copie du diplôme ;
  • pour les diplômes obtenus hors Belgique, une attestation d'équivalence du diplôme de la Communauté française (pour l'obtenir : 02 690 89 00 - Service des équivalences).

Sur la base des lettres de motivation et des curriculum vitae, une sélection sur dossier sera opérée et un entretien programmé avec les candidats et candidates retenues.

Les dossiers de candidature seront adressés par mail à l’adresse : recrutement@ares-ac.be