Assistant/e du Conseil d’Administration Bénévole

Pour consulter l'offre complète, veuillez utiliser le lien ci-dessous: http://www.asf.be/wp-content/uploads/2012/01/Offre-Assistant-CA-B--n--vole.pdf

                                                                       

Lieu d'affectation :                    Bruxelles, Belgique

Statut :                                     Bénévole – 1 jour par semaine + 1 soir par mois

                                                (lors des réunions du CA)                          

Clôture des candidatures :        22 février 2016         

Entrée en fonction :                  début mars 2016      

L’organisation

Créée en 1992, Avocats Sans Frontières est une ONG internationale, qui se donne pour mission de contribuer à la réalisation d’une société juste et équitable, dans laquelle le droit est au service des groupes et/ou populations les plus vulnérables. Son objectif principal est de contribuer à la mise en place d’institutions et de mécanismes permettant l’accès à une justice indépendante et impartiale, capable d’assurer la sécurité juridique et de garantir la protection et l’effectivité des droits fondamentaux.

Avocats Sans Frontières a des missions permanentes au Burundi, en RDC, en Ouganda et en Tunisie, et développe des projets en RCA, au Tchad et dans les MENA. Elle met également en œuvre des projets transnationaux sur la justice pénale internationale, la protection des défenseurs des droits de l’Homme et l’accès aux droits économiques et sociaux, en étroite collaboration avec les avocats et la société civile.

Fonction générale

L’assistant/e du Conseil d’Administration (CA) appuie le Président et les membres du CA dans le bon déroulement des réunions, selon le respect du statut d’ASF et des règles des ASBL. Il/Elle assiste les membres du CA à la rédaction des rapports, appuie la préparation de réunions externes et gère l’agenda des activités de représentation des membres du CA. Il/Elle n’est pas membre du CA mais assiste aux réunions en tant qu’observateur (sans participation aux débats ni aux décisions). Par sa fonction, il/elle est tenue à la confidentialité.

Description des tâches

Rédaction de procès-verbaux

 

L’assistant/e rédige les procès-verbaux des réunions du CA et les soumet trois jours plus tard au Président pour validation. Il/Elle s’assure que les documents rédigés respectent les règles de la tenue des procès-verbaux des ASBL.

Il/Elle archive les procès-verbaux et les publie sur l’intranet d’ASF.

Tenue des agendas du CA

 

En concertation avec le Président et la direction, l’assistant/e prépare l’agenda des réunions du CA, le diffuse auprès des membres du CA et s’assure que les questions restées en suspens lors d’une réunion, soient reprogrammées lors de réunions suivantes.

Sur base des décisions prises par le CA, l’assistant/e met également à jour la « Rolling list of Board decisions » et la « Rolling task list for Board and Direction members ».

Appui à l’organisation des réunions du CA

 

Envoi des invitations aux réunions du CA

Réception des inscriptions

Préparation des documents utiles pour les participants

Commande des sandwiches et boissons

 

Constitution des dossiers administratifs des membres du CA

 

Constitution et tenue à jour d’un dossier pour chaque administrateur

Mise à jour du fichier avec les coordonnées de contacts du CA

 

Appui à l’organisation des Assemblées générales (AG)

 

En concertation avec le Président et la direction, l’assistant/e appuie l’organisation des Assemblées générales :

Rédaction de l’agenda

Envoi des invitations aux membres de l’AG

Préparation des documents à soumettre à l’AG

Rédaction du procès-verbal et envoi pour validation au Président au plus tard une semaine après l’AG

Gestion des publications au Moniteur Belge (changements dans la composition du CA, le siège social de l’organisation, les statuts, etc.)

Suivi auprès des membres (appel à cotisations, encodage, envoi des courriers de remerciement, etc.)

 

Gestion de l’intranet (page dédiée au CA)

 

L’assistant/e publie sur l’intranet (partie CA) tous les documents jugés pertinents par le CA (PV de réunions, management report, ROI, statut, rapports de mission des membres du CA, dates des CA, etc.).

Appui à l’organisation des relations extérieures

 

Organisation des réunions extérieures

Tenue de la base de données des contacts extérieurs

Préparation des réunions extérieures (recherches préparatoires liées aux réunions et aux interlocuteurs extérieurs)

 

Préparation des procès verbaux des réunions extérieures