Procédure et conditions

L'accréditation OSC

Ce statut est octroyé par le Ministre de la coopération au développement, sous certaines conditions et sur demande de l'association.

L'accréditation comme Organisation de la Société Civile est octroyée par le Ministre de la coopération au développement. Cette reconnaissance permet d'avoir accès aux lignes de financement destinées aux Acteurs de la Coopération Non Gouvernementale (ACNG) sur le budget fédéral de la Coopération au développement et de l'aide humanitaire. Il donne également accès, actuellement, aux lignes de financement du WBI.

L'accréditation fait partie de la nouvelle réglementation pour les ONG de développement. Cette nouvelle réglementation prends cours à partir de janvier 2017 et parle désormais d'"accréditation des organisations de la société civile (OSC)" et non plus d'"agrément des ONGD". La dénomination OSC élargit cette accréditation à d'autres organisations que les ONG de développement; les asbl des syndicats et des mutuelles, les organisations de migrants peuvent également être accréditées comme OSC.

Les conditions pour qu'une organisation puisse être accréditée ont été renforcées.  Une organisation doit pour cela être auditée par des consultants externes mandatés par l'administration (DGD). Cet audit ne peut être organisé très régulièrement, vu le coût et les procédures de marché public. Sur base des dossiers présentés à l'administration fin 2014, un audit/screening s'est déroulé du 1er janvier au 30 avril 2016 pour 106 organisations de la coopération non gouvernementale belge.

Possibilités d'accréditation pour une organisation qui ne l'est pas encore

Il n'est pas possible pour l'instant d'introduire un nouveau dossier.
La prochaine phase d'accréditation n'est pas encore prévue. Ceci est lié à l'organisation de l'audit nécessaire à l'accréditation. L'administration pourrait l'organiser tous les 5 ans, mais rien n'est fixé actuellement. Le prochain pourrait dès lors se dérouler en 2020-21 (à confirmer).

Conditions d'accréditation

Ces conditions sont reprises de la Loi relative à la Coopération au Développement et de l'arrêté royal concernant la coopération non gouvermentale (11/09/16).

1. L'organisation dispose d'un système performant de maîtrise de l'organisation qui démontre l'adéquation de sa capacité de gestion à son niveau de complexité. La capacité de gestion sera examinée  lors d'une audit (probablement pas organisé avant 2020) à partir des critères suivants :
  • gestion financière
  • gestion stratégique
  • gestion des processus
  • gestion axée résultats
  • gestion des partenariats
  • prise en compte des thèmes transversaux (genre et environnement)
  • gestion des risques
  • gestion du personnel
  • formalisation d'une stratégie de communication et de gestion de l'information

La complexité de l'organisation est également examinée lors du même audit en fonction de:

  • La taille de l'organisation
  • La dispersion géographique
  • La dispersion thématique
  • La diversité des partenaires
  • La dispersion des donneurs d'ordre
  • Les volume des moyens humains
2. A la date de sa demande d'accréditation, l'organisation est constituée conformément à la loi du 27 juin 1921 sur les ASBL.
 
3. L'organisation a comme principal objet social la coopération au développement.
 
4. L'organisation peut démontrer une expérience pertinente d'au moins 5 ans dans un ou plusieurs domaines de la coopération au développement, dont l'objectif consiste à contribuer au renforcement de la société civile et/ou des gouvernements décentralisés dans les pays en développement et/ou à garantir l'accès à l'éducation à la citoyenneté mondiale et solidaire des citoyens en Belgique.
 

5. L'organisation peut démontrer qu'elle dispose d'une assise sociétale en Belgique.  C'est à dire que l'organisation doit répondre à au moins deux des cinq indicateurs suivants :

  • L'organisation a établi des conventions de collaboration relatives à la coopération au développement avec au moins cinq institutions, autorités ou associations en Belgique
  • l'organisation est membre de réseaux nationaux et internationaux spécialisés dans les thématiques de la coopération au développement
  • ses organes de décision comprennent des OSC accréditées
  • l'organisation dispose d'au moins cent cinquante membres, participants, sympathisants ou volontaires
  • pendant les cinq ans précédent la demande d'agrément, l'organisation a récolté des fonds en Belgique à concurrence d'au moins 14.000 € par an.

6. L'organisation est autonome. Les membres du son Conseil d'Administration ou de son organe de direction ne peuvent faire partie :

  • du personnel du SPF affaires étrangères , commerce extérieur et coopération au développement
  • du personnel ou du Conseil d’ Administration de la CTB ;
  • du personnel ou du Conseil d' Administration de BIO ;
  • de la cellule stratégique du ministre ;
7. L'organisation a un chiffre d'affaires annuel, d'au moins 50.000 € en dehors des subventions de l’État belge en charge du budget de la coopération au développement.
 
8. L’organisation dispose de ressources humaines suffisantes ;
  • au moins 2 équivalents temps plein (ETP) prestés au minimum à mi-temps,
  • dont au moins un équivalent temps plein est rémunéré selon le droit du travail belge
  • et dont le surplus doit être presté conformément aux dispositions de la loi du 3 juillet 2005 relative aux droits des volontaires.
9. L'organisation dispose d'une comptabilité en partie double et d'une comptabilité analytique;
 
10. L'organisation a désigné un commissaire aux comptes parmi les membres de l'Institut des Réviseurs d'Entreprises;

Dossier de demande d'accréditation

L'organisation de la société civile qui veut obtenir l'accréditation doit présenter un dossier de demande d'accréditation. Ce dossier est composé de trois parties:

1. Le plan stratégique doit contenir :
  • Une description de la structure de l'organisation: composition et mode de fonctionnement des instances; politique de ressources humaines; organigramme.
  • Description de la vision et de la mission de l'organisation en matière de coopération au développement et du rôle qu'elle souhaite jouer à cet égard.
  • Description planifiée de ses objectifs à moyen (5 ans) et long terme (10 ans).
  • Description de la stratégie que l’organisation entend mettre en œuvre pour réaliser ses objectifs en 10 ans.
  • Un plan financier global indicatif à 5 ans et à 10 ans. L'organisation spécifie clairement les ressources propres et les financements publics et privés nécessaires à la réalisation des objectifs.
  • Une énumération des pays où l'organisation souhaite être active dans les 10 prochaines années et sa motivation.
  • Une description indicative des partenaires de l'organisation au Nord (Éducation à la Citoyenneté Mondiale et Solidaire) et au Sud; processus d'identification et de sélection des partenaires; gestion des partenariats.
  • Description indicative du public cible.
2. Rapports d'activités et comptes annuels

Remettre une copie des rapports d'activités et des comptes annuels de l'organisation approuvés par les organes compétends pour les 5 dernières années. Ces documents démontrent l'expérience pertinente de l'organisation et fournissent la preuve que les comptes annuels ont bien été déposés.

3.Statuts
Remettre une copie des statuts actualisés de l'association.

Durée de l'accréditation

L'accréditation est octroyée pour une durée de 10 ans.

L'accréditation est retirée lorsque :

  1.  l'organisation ne satisfait plus à une des conditions précitées;
  2. l'organisation ne satisfait plus à toutes les obligations administratives et financières qui lui incombent dans le cadre de la subvention de ses activités par la Coopération belge au Développement;
  3. une fraude est constatée dans le chef de l'organisation;
  4. durant cinq années consécutives, l'organisation n'a pas bénéficié de subventions de l'Etat belge à charge du budget de la Coopération belge au Développement

Le retrait de l'accréditation entraîne l'arrêt immédiat de la liquidation des subventions et l'extinction de plein droit des engagements de l'Etat belge à l'égard de l'organisation.

Procédure d'octroi de l'accréditation

La procédure d'accréditation n'est mise en route qu'à des moments fixés par l'administration. Pour pouvoir être pris en compte dans le processus, la demande d'accréditation d'une organisation doit être déposée par lettre recommandée dans les délais impartis fixés par l'administration.

L'administration vérifie la recevabilité de la demande. C'est-à-dire que l'administration vérifie si l'organisation répond positivement aux conditions quantitatives pré-citées.

Le dossier est ensuite examiné par l'auditeur externe qui effectue également une visite au siège de l'organisation afin de vérifier si l'organisation répond positivement aux conditions relatives à un système performant de maîtrise de l'organisation. Pour se préparer à la visite de l'auditeur externe, l'organisation doit compiler toute une série de documents listés à l'annexe 3 de l'AR 2016. Ces documents sont des preuves concrêtes objectives utiles à l'auditeur pour valider le niveau de performance de l'organisation.