Conference Assistant

• Compétences professionnelles/techniques permettant d’assurer l’assistance administrative:
• Connaissance indispensable du logiciel de réservation de voyages Amadeus
• Maîtrise des outils de bureau standard (word, excel, gestion des courriels, internet)
• Planification et organisation du travail
• Recherche et partage d’informations: gestion des données et des documents
  • Multilinguisme: anglais comme langue de travail; compréhension élémentaire du français et de l’espagnol
  • Capacité d’adaptation et flexibilité pour faire face à des tâches multiples et urgentes
  • Esprit et engagement en faveur du mouvement syndical et de l’alignement organisationnel
  • Sensibilité culturelle et respect de la diversité dans un environnement de travail multiculturel

 

Fonction:

Assister la coordinatrice dans l’organisation pratique, logistique et administrative des réunions, manifestations et missions pour les membres du personnel de la CSI qui se rendent à l’étranger et pour les participant(e)s aux réunions, en accordant une attention particulière à la qualité, à l’efficacité, à l’exactitude et aux coûts.

 

Responsabilités:

·         Fournir une assistance pour organiser les réunions, les conférences et les déplacements:

o      traiter et classer toutes les catégories d’informations dans la base de données appropriée;

o      assurer le suivi de tous les types de dossiers concernant les réunions;

o      rédiger la correspondance visant à confirmer les réservations et à informer les participant(e)s;

o      veiller au respect des normes administratives en matière d’assurance voyage;

o      rechercher des informations sur l’intranet;

o      vérifier les contrats; faire signer les documents nécessaires;

o      s’assurer de la cohérence entre les factures et les contrats;

o      traiter les appels téléphoniques;

o      prendre des messages.

·         Assurer la liaison et le contact avec les membres du personnel de la CSI, les affiliées, les participant(e)s aux réunions, les compagnies aériennes, les hôtels, les prestataires de services, les interprètes, etc.

·         Rendre compte au coordinateur/trice de la situation et de l’avancée des activités et de l’éventuelle survenue d’importants problèmes.

·         Apporter assistance et soutien aux collègues.