Assistant(e) du Conseil d'administration

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L’organisation

 

Créée en 1992, Avocats Sans Frontières est une ONG internationale, qui se donne pour mission de contribuer à la réalisation d’une société juste et équitable, dans laquelle le droit est au service des groupes et/ou populations les plus vulnérables. Son objectif principal est de contribuer à la mise en place d’institutions et de mécanismes permettant l’accès à une justice indépendante et impartiale, capable d’assurer la sécurité juridique et de garantir la protection et l’effectivité des droits fondamentaux.

 

Avocats Sans Frontières a des missions permanentes au Burundi, en RDC, en Ouganda, en Tunisie et au Népal, et développe des projets en Tanzanie, au Tchad et dans les MENA. Elle met également en œuvre des projets transnationaux sur la justice pénale internationale, la protection des défenseurs des droits de l’Homme et l’accès aux droits économiques et sociaux, en étroite collaboration avec les avocats et la société civile.

 

 

Fonction générale

 

L’assistant/e du Conseil d’Administration (CA) appuie le Président et les membres du CA dans le bon déroulement des réunions, selon le respect du statut d’ASF et des règles des ASBL. Il/Elle assiste les membres du CA pour la rédaction des rapports, appui la préparation de réunions externes et gère l’agenda des activités de représentation des membres du CA. Il/elle n’est pas membre du CA mais assiste aux réunions en tant qu’observateur (sans participation aux débats ni aux décisions) et est membre de l’équipe ASF. Par sa fonction, il/elle est tenu à la confidentialité.

 

 

Description des tâches

 

1.     Rédaction de procès verbaux

 

L’assistant/e rédige les procès-verbaux des réunions du CA et les soumet trois jours plus tard au Président pour validation. Il/Elle s’assure que les documents rédigés respectent les règles de la tenue des procès-verbaux des ASBL.

Il/elle les archive et les publie sur l’intranet d’ASF (la version complète sera publiée sur la page réservée au CA ; une version expurgée des parties confidentielles sera publiée sur la page accessible par les équipes).

 

 

2.     Tenue des agenda du CA

 

En concertation avec le Président et la direction, l’assistant/e prépare l’agenda des réunions du CA, le diffuse auprès des membres du CA et s’assure que les questions restées en suspens lors de réunion, soient reprogrammé lors de réunions suivantes.

 

Sur base des décisions prises par le CA, l’assistant/e met également à jour la « Rolling list of Board decisions » et la « Rolling task list for Board and Direction members ».

 

 

3.     Appui dans l’organisation des réunions du CA

 

·         Envoi des invitations aux réunions du CA

·         Réception des inscriptions

·         Préparation des documents utiles pour les participants

·         Commande des sandwiches et boissons

 

4.     Constitution des dossiers administratifs des membres du CA

 

·         Constitution et tenue à jour d’un dossier pour chaque administrateur (fiche d’identification, CV, photo, copie de la carte d’identité)

·         Mise à jour du fichier avec les coordonnées de contacts du CA

 

5.     Appui dans l’organisation des Assemblées générales (AG) 

 

En concertation avec le Président et la direction, l’assistant/e appuie l’organisation des Assemblées générales :

·         Rédaction de l’agenda

·         Envoi des invitations aux membres de l’AG

·         Préparation des documents à soumettre à l’AG

·         Rédaction du procès-verbal et envoi pour validation au Président au plus tard une semaine après l’AG

·         Gestion des publications au Moniteur Belge (changements dans la composition du CA, le siège social de l’organisation, les statuts, etc.)

·         Suivi auprès des membres

 

6.    Gestion de l’intranet (page dédiée au CA)

 

L’assistant/e publie sur l’intranet (partie CA) tous les documents jugés pertinents par le CA (PV de réunions, management report, ROI, statut, rapports de mission des membres du CA, dates des CA, etc.).

 

7.    Appui à l’organisation des relations extérieurs

 

·         Organisation des réunions exterieures

·         Tenue de la base de données de contacts extérieurs

·         Préparation des réunions extérieures (recherches préparatoires liées aux réunions et interlocuteurs extérieurs)

·         Préparation des procès verbaux des réunions extérieures

 

Profil recherché

-      Bachelor en secretarait de direction.

-      Plus de 5 ans d’expérience en assistant de direction

-      Français, anglais et néerlandais

 

 

 

 

 

Nous offrons

 

-          Un contrat à durée indéterminé-temps partiel (12h/semaine)

-          Salaire brut mensuel pour un temps plein : entre 2300 à 2700  euros selon grille salariale et expérience probante pour la fonction

-          Chèques-repas d’une valeur de 7 €

-          Participation dans le frais de transport

-          Assurance hospitalisation

-          Frais propres à l’employeur, forfait de 80 €

-          25 jours de congés payés par année complète prestée (pour un temps plein)

-          Un poste d’avenir au sein de l’organisation avec une dimension multiculturelle, des challenges intéressants et avec un espace d’initiative important au sein d’une organisation dynamique et en croissance

 

Pour postuler

 

Les candidatures comprenant CV et lettre de motivation sont à adresser par mail à job@asf.be, au plus tard le 30 novembre 2014. Merci de préciser « candidature Assistant Board » en objet.

 

 

Pour des raisons de ressources humaines limitées, seuls les candidats présélectionnés seront contactés par ASF. Merci pour votre compréhension et votre intérêt pour la promotion des droits humains.