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Assistant/e de département

Détails de l'annonce

Organisation : Médecins Sans Frontières - Artsen Zonder Grenzen
Site web : http://msf-azg.be/en/job/assistant-e-de-d%C3%A9partement
Adresse email : elwira.dolina@brussels.msf.org
Lieu de l'emploi : Bruxelles / Belgium
Type d'emploi : Contrat à durée indéterminée
Type de contrat : Temps plein
Fonction : Secrétariat
Date de publication : 13/06/2017
Date limite : 04/07/2017

Profil

PROFIL DU CANDIDAT

  • Diplôme d’enseignement supérieur.
  • Minimum 2 ans d'expérience professionnelle, de préférence dans une fonction similaire.
  • Maîtrise des outils MS Office dont Word, Excel, Outlook
  • Sens de l’organisation de son travail, rigueur
  • Expérience dans le domaine de la  communication
  • Flexible, résistant(e) au stress, dynamique, diplomate et communicatif(-ve)
  • Parler et écrire couramment en anglais et en français
  • Excellente rédaction de compte-rendu et capacité de synthèse
  • Pouvoir détecter et mettre des priorités
  • Travailler aussi bien de manière autonome qu’en équipe, et être capable d’assumer plusieurs tâches simultanément
  • Trouve de la satisfaction dans un rôle de support

CONDITIONS

  • CDI  - full-time – basé à Ixelles – Bruxelles
  • Assurances Hospitalisation – Assurance pension – Cantine – remboursement 100% des frais de transport en commun
  • Entrée en fonction : août 2017

CV + lettre de motivation à envoyer par mail avant le 05/07/2017 à l’attention de Elwira Dolina, Assistante du département Logistique - E-mail : Recruit-HQ-Log@brussels.msf.org  

 

Description

CONTEXTE

 L’assistant(e) de département est chargé(e) de définir les modalités et d’assurer le suivi de cette gestion administrative et financière en s’assurant de la pertinence, fiabilité et disponibilité de l’information relative à l’organisation du département. Sous la responsabilité du directeur de la LOG, l’assistant(e) de département appuie le département dans son entièreté (+/- 40 personnes) :

  • Il/Elle veille aussi au maintien d’une dynamique de département dans l’organisation des évènements LOG.
  • Il/Elle est garant (e) de la cohérence de la ligne éditoriale pour l’ensemble des documents LOG.
  • Il/Elle sert d’interface entre le département LOG et les départements administratifs et financiers.
  • Il/Elle apporte également son support aux projets transversaux du Comité LOG et du Facility manager.

Dimension du poste

Personnel : +/- 40 équivalents temps plein

Nombre d’événements à organiser par an : 1 séminaire d’une semaine pour environ 100 personnes, plusieurs workshops pour environ 40 personnes (+2 évènements en collaboration avec les autres assistantes de département)

ACTIVITES PRINCIPALES

Gestion: communication et organisation

  • Coordonner les aspects rédactionnels et graphiques pour l’ensemble des publications stratégiques, relatives au management, aux objectifs et reporting annuel
  • Coordonner et organiser les évènements LOG 
  • Mettre à jour certains documents de fonctionnement utilisés par tout le département LOG (Organigramme, liste de contacts, informations à jour, calendriers, numéros de téléphone, etc)
  • Etre la personne de référence du département LOG  vis-à-vis des autres départements pour les questions administratives et fonctionnelles du département 

Gestion des Ressources Humaines

  • Gérer les ouvertures de poste et le suivi des candidatures pour des postes ouverts au département 
  • Organiser l’engagement des nouveaux arrivants (accueil, agenda des briefings,...) 
  • Faire le suivi des contrats du département (dates début/fin, modification de contrat) et communiquer les informations à l’administration des Ressources Humaines 

Suivi de la gestion financière

  • Coordonner l’exercice budgétaire en collaboration avec les unités du département 
  • Effectuer la comptabilité quotidienne du département (imputations comptables, suivi des factures et des notes de frais, etc) 

Participation à la plateforme des Departement Assistants et contribution aux évènements collectifs du siège

  • Participer aux réunions des assistantes des autres départements pour garantir le bon fonctionnement administratif de l’organisation : procédures internes, préparation des évènements collectifs 
  • Participer à l’organisation d’évènements associatifs et des événements pour le personnel