Assistant·e administratif·ve

Qualifications demandées

• Diplôme du secondaire inférieur CESI (pas de diplôme supérieur au CESI) ;
• Connaissance des logiciels de bureautique ;
• Connaissance administrative générale ;
• Intérêt pour le secteur d’activité et les missions de la structure.

Qualités personnelles

• Capacité à travailler harmonieusement en équipe ;
• Rigueur ;
• Sens de l’organisation ;
• Tact, respect, discrétion, sens du contact ;
• Bonne expression écrite et orale ;
• Humour !

ULB-Coopération est l’ONG de l’Université libre de Bruxelles. L’ONG recherche un·e assistant·e administratif·ve.

ULB-Coopération est spécialisée en gestion des territoires et des ressources, en santé et systèmes de santé, en appui à l’entrepreneuriat et à la gestion, et en éducation à la citoyenneté mondiale et solidaire. Elle développe la majorité de ses actions au Burkina Faso, République démocratique du Congo, Sénégal et en Belgique. Le modèle de coopération appuie des actions durables développées par des acteurs de changement locaux, issus de la société civile, de la fonction publique et du secteur privé.

Description de la fonction

L’assistant·e administratif·ve assure quotidiennement les différentes tâches administratives et de secrétariat nécessaires au bon fonctionnement de la structure : 

• Gérer le courrier (rédaction, réception/envoi et tri) et les colis (réception/envoi) ;
• Gérer les appels téléphoniques ;
• Gérer les stocks de fournitures (bureau et biens de petite consommation) ;
• Accueillir les visiteurs
• Assurer la logistique des réunions (réservation et préparation des salles)
• Organiser les CA/AG (préparer et envoyer les convocations, préparer les dossiers, réserver locaux, diffuser le PV…)
• Mettre en forme et imprimer des documents pour l'équipe (rapports, courriers, mémos…) ;
• Appuyer l'organisation d'événements extérieurs (conférences, récolte de fonds…).

L’assistant·e administratif·ve assure quotidiennement des tâches d’appui à la comptabilité de la structure : trier, scanner, vérifier et classer les pièces comptables.

L’assistant·e administratif·ve assure toutes les démarches nécessaires aux missions au Sud et au Nord d’employés ou collaborateurs : réserver les transports, rechercher les logements, préparer et récupérer les documents de voyage (passeport, visa, note de frais…), aider aux démarches administratives…

En outre, il·elle apporte son appui aux autres membres de l’équipe pour la réalisation des travaux exceptionnels qui entrent dans le cadre de ses compétences.

Conditions d’emploi

 

• Contrat à temps plein ;
• Poste à pourvoir immédiatement ;
• Satisfaire aux conditions ACS, notamment diplôme CESI maximum (aucune candidature avec un diplôme supérieur à ce niveau ne sera prise en considération) ;
• Salaire brut mensuel en accord avec les barèmes d’ULB-Coopération, en fonction du barème ACS. Chèques-repas après 6 mois de contrat ;
• Remboursement intégral des déplacements domicile-travail.

Processus de recrutement

Dépôt (par email uniquement) des candidatures : envoi du CV + lettre de motivation + coordonnées de deux personnes de référence à secretariat@ulb-cooperation.org et julie.simon@ulb-cooperation.org .

Nous nous réservons la possibilité de ne pas répondre aux candidatures ne remplissant pas les critères demandés.

Interview au siège (Bruxelles) des candidats sélectionnés, déplacements non remboursés.

Pour tout renseignement : email uniquement svp : secretariat@ulb-cooperation.org et julie.simon@ulb-cooperation.org